Оформление недопоставки товаров поставщиком в 1С

Рассмотрим сценарий, когда у нас выполнена недопоставка товаров поставщиком, т.е. по документам у нас одно количество товара, а по факту мы видим совсем другие цифры.

Для примера отразим ситуацию, когда поставщик должен был поставить:

• 10 шкафов «Компанит» по 20 000 руб.
• 10 шкафов «Феникс» по 15 000 руб.

Необходимо отразить закупку в нашей учетной системе 1С:ERP. Для этого необходимо обратиться к разделу Закупки - Документы закупки (все) и создать документ на поступление товаров и услуг с видом операции Закупка у поставщика.

Рисунок 1 - Создание документа «Закупка у поставщика»

На вкладке Основное указываем поставщика. Соглашение подставляется автоматически и заполняются все соответствующие параметры. Остается заполнить табличную часть Товары с помощью подбора и после этого необходимо провести документ.

Рисунок 2 - Заполнение товаров в документе Заказ поставщику

В случае недопоставки товара, например, если на склад компании поступили 9 шкафов «Компанит» и 11 шкафов «Феникс», а по документам должно было поступить по 10 единиц товара, есть 2 варианта действий:

• Оформить Корректировку приобретения;
• Оформить Акт о расхождениях после поступления

Вариант 1. Корректировка приобретения

Рассмотрим сначала первый вариант как наиболее правильный и часто используемый. Чтобы отразить недопоставку этим способом нужно перейти в документ Поступление товаров и услуг, согласно которому была произведена закупка. На основании этого документа нужно ввести Корректировку приобретения.

Рисунок 3 - Создание корректировки приобретения

По этому документу можно учитывать два вида корректировок:

• Исправление ошибок
• Корректировка по согласованию сторон

Необходимо выбрать Исправление ошибок.

Рисунок 4 - Выбор вида корректировки

На вкладке Товары указываем верное количество шкафов.

Обязательно нужно заполнить вкладку Расхождения. Именно здесь система учитывает корректировку. Заполняем расхождения кнопкой Заполнить расхождения, после чего система сама заполнит разницу в количестве и сумме.

Рисунок 5 - Автозаполнение расхождения

Чтобы документ проводился, необходимо заполнить поле Дата платежа и указать, как фиксировать наше расхождение. Выбираем Уменьшить/Увеличить закупку.

Рисунок 6 - Варианты отражения расхождения

Вариант 2. Акт о расхождениях после поступления

Существует еще один документ, который помогает оформить процесс недопоставки - Акт о расхождениях после поступления. Этот документ необходим в случае, когда процесс согласования недопоставки с поставщиком длится продолжительное время и необходимо зафиксировать факт недопоставки. Также данный документ фиксирует сам факт расхождений. С помощью статусов этого документа можно указывать:

• за чей счёт будет расхождение (например, это может быть вина поставщика, транспортной компании либо собственная вина);
• корректировку поступления.

В документе Приобретение товаров и услуг необходимо выбрать На основании - Акт о расхождениях после поступления.

Рисунок 7 - Создание акта о расхождениях после поступления

Документ автоматически заполняется данными из поступления. На закладке Основное необходимо отметить, каким образом корректировать расхождение:

• изменить поступление;
• оформить корректировку поступления.

Воспользуемся вторым вариантом.

Рисунок 8 - Метод корректировки расхождения

На закладке Товары необходимо указать фактическое количество товара. Далее нужно указать, каким образом будет обрабатываться расхождение. Система позволяет отработать расхождения следующими способами:

• Если недостачу удалось согласовать с поставщиком:
  • Оформить
  • Оформить и вернуть
  • Вернуть без оформления
• если недостача не согласована с поставщиком:
  • Списать за наш счет
  • Списать за счет сторонней компании

Рисунок 9 - Способ отображения расхождения

Корректировка оформляется отдельным действием. На вкладке Основное есть команда Оформить документы.

Рисунок 10 - Ссылка на отчет Оформляемые документы

При нажатии на эту команду формируется специальный отчет Оформляемые документы.

Рисунок 11 - Отчет оформляемые документы

По гиперссылке Оформить из этого отчета оформляется корректировка поступления с автоматически заполненными данными о расхождениях.

Рисунок 12 - Корректировка приобретения