Основные настройки подсистемы Корпоративные закупки расположены в разделе Общие справочники и настройки.
Рисунок 1 — Основные настройки подсистемы «Корпоративные закупки»
В данном разделе размещен Помощник настройки оповещений.
Рисунок 2 — Настройка оповещений и напоминаний
При использовании Помощника настройки оповещений настраиваются напоминания и оповещения подсистемы – необходимо отметить флажками стандартные Напоминания, События или Мероприятия.
Рисунок 3 — Помощник настройки оповещений
Также здесь предусмотрена возможность создания нового оповещения при помощи кнопки Добавить. При создании нового напоминания необходимо настроить его принадлежность к определенному событию связанного объекта (например, оповещение события, связанного с закупочной процедурой) и указать категорию. Также можно добавить шаблон и внешнюю печатную форму, перечислить сотрудников, которым будет приходить данное напоминание/оповещение и настроить расписание уведомлений.
Рисунок 4 — Создание нового оповещения
В разделе Корпоративные закупки размещены следующие настройки:
- Периодичность закупок – представляет собой годовую детализацию программы закупок.
- Валюта учета закупок – в данной валюте формируются планы потребности и закупок, закупочных процедур и отчетов по закупкам.
- Тип цен для расценки потребностей – тип плановых цен, используемый по умолчанию при регистрации потребности в номенклатуре.
- Правило заполнения статьи бюджета – это правило отображается в документе «Заявка на обеспечение» и может принимать три значения:
- Не использовать – пользователь может выбрать любую статью.
- По товарной категории – при выборе номенклатуры автоматически подставляется статья, указанная в товарной категории. Пользователь может изменить статью на любую другую. Товарная категория представляет собой совокупность товаров, сгруппированных по свойствам или иным общим характеристикам (к примеру, номенклатура «Стол», «Стул» и «Шкаф» может относиться к товарной категории «Мебель»).
- По товарной категории (в рамках функционального направления) – при выборе номенклатуры автоматически подставляется статья, указанная в товарной категории и может быть изменена на любую другую статью функционального направления товарной категории. Функциональные направления это отделы, на которые разделена компания, выполняющие определенные функции – к каждому направлению относятся сотрудники, которые выполняют схожие виды деятельности и отвечают конкретным потребностям внутри организации (например, функциональное направление «Финансы» отвечает за материальные (денежные и финансовые) ресурсы компании, а также за ведение бух.учета всех операций и за движение денежных средств).
- Способ расчета даты поставки – данная настройка необходима для установки даты при использовании режима «Кросс-таблица».
Рисунок 5 — Периодичность, Валюта, Тип цен, Правило заполнения, Способ расчета
Также в данном разделе можно настроить использование товарных категорий и сформировать отчет Матрица полномочий категорийных менеджеров.
Рисунок 6 — Настройка использования товарных категорий
В матрице полномочий отображена информация о назначенных ответственных лицах по конкретным товарным категориям в разрезе организаций. Здесь же можно назначить нового менеджера товарной категории.
Рисунок 7 — Матрица полномочий категорийных менеджеров
Здесь же размещены дополнительные настройки номенклатуры и использования доп.реквизитов при создании новых документов подсистемы.
Далее в настройках можно посмотреть Способы закупок и, при необходимости, создать новый способ закупок.
Рисунок 8 — Способы закупок
Гиперссылка Параметры планирования закупок по умолчанию открывает регистр сведений, в котором создаются и хранятся настройки параметров способов закупок, гиперссылка Виды операций для вида номенклатуры также осуществляет переход к регистрам сведений, где устанавливаются и хранятся настройки вида операции поступления для каждого вида номенклатуры.
Рисунок 9 — Параметры планирования закупок и Виды операций для вида номенклатуры
В настройках Параметров планирования закупок для каждого способа закупки указывается метод оценки (предложения поставщиков будут оцениваться по ценам или по критериям), сроки подготовки и длительность закупочной процедуры.
Рисунок 10 — Параметры планирования закупок по умолчанию
Рисунок 11 — Виды операций поступления по видам номенклатуры
Далее в разделе настраивается контроль документов в зависимости от указания вида бюджета, здесь же можно его отключить и посмотреть историю изменений видов бюджета, по которым ранее производился контроль.
Рисунок 12 — Настройка контроля документов по виду бюджета
Далее размещены настройки проведения экспертизы документа Заявка на обеспечение. Экспертизу можно отключить. При выборе значения Полная экспертиза будет проводиться для всех созданных заявок на обеспечение. Также можно настроить Выборочное проведение экспертизы заявок на закупку в разрезе функциональных направлений по товарным категориям.
Рисунок 13 — Настройка проведения экспертизы Заявок на обеспечение
Гиперссылка Профильные ЦФО открывает одноименный отчет, где настраиваются ЦФО, ответственные за закупки товаров функциональных направлений. ЦФО – Центр финансовой ответственности – представляет собой организационную единицу структуры компании или подразделения, имеет собственный финансовый план и аккумулирует затраты и доходы, за который отвечает и которые контролирует.
Рисунок 14 — Настройка профильных ЦФО
В отчете Профильные ЦФО настраиваются ответственные лица в каждой организации в разрезе функциональных направлений и товарных категорий. Настройка ЦФО происходит при помощи кнопок Выбрать ЦФО и Очистить ЦФО.
Рисунок 15 — Отчет «Профильные ЦФО»
Чтобы назначить Эксперта – пользователя, который будет проводить экспертизу заявок на обеспечение по функциональному направлению ЦФО – необходимо выбрать организацию в справочнике Организации и в разделе Казначейство и бюджетирование указать функциональное направление и назначить эксперта.
Рисунок 16 — Назначение эксперта по функциональному направлению
Внести информацию об Ответственном за функциональное направление (Профильное ЦФО) при помощи кнопки Ручное редактирование регистра – кнопка открывает регистр сведений Ответственные за функциональные направления, где вручную вносятся записи об Организации, Функциональном направлении и ЦФО.
Рисунок 17 — Регистр сведений «Ответственные за функциональные направления»
Также в настройках подсистемы Корпоративные закупки размещен Список правил закупок и Положение о закупках организации.
Рисунок 18 — Правила и положение о закупках
Правила закупок перечислены в Положении о закупках. Правила закупок используются для автоматического создания документов Строка плана закупок по одной или нескольким организациям и представляют собой описание набора параметров (Способа закупки, условий оплаты и тд.) для товарной категории, номенклатуры, определенного кода или перечня кодов ОКПД2.
Рисунок 19 — Правила закупок
Кнопка Положение о закупках организации открывает одноименный регистр сведений, где отображаются записи об Организации, Периоде закупок и Положении о закупках, где перечислены ранее созданные Правила закупок.
Рисунок 20 — Положения о закупках организации
Также в разделе Корпоративные закупки настраивается использование Личного кабинета поставщика. В личном кабинете поставщик может получать информацию по взаиморасчетам, получать приглашения к участию в торгах, отслеживать заказы на поставку в рамках исполнения договора, а также проходить аккредитацию и квалификацию.
Рисунок 21 — Настройка использования личного кабинета поставщика
Гиперссылка Минимальная доля закупок товаров РФ открывает одноименный регистр сведений, где хранятся записи о минимальном проценте закупок из России.
Рисунок 22 — Минимальная доля закупок товаров из РФ
В разделе Настройки интеграции с Единой информационной системой (ЕИС) размещены следующие гиперссылки:
- Внешние системы – гиперссылка открывает справочник, в котором перечислены Электронные Торговые Площадки (ЭТП), настраивается обмен с ЭТП, а также создаются новые ЭТП;
- Коды протоколов – гиперссылка открывает справочник, записи в котором устанавливают соответствие кодов протоколов ЕИС и 1С;
- Категория закупок для исключения из годового объема закупок – гиперссылка открывает справочник, в котором перечислены закупки, которые не включены в годовой план закупок.
Рисунок 23 — Настройка интеграции с ЕИС
Ниже приведен пример архитектуры процесса проведения корпоративных закупок.
Рисунок 24 — Схема проведения корпоративных закупок
