Настройка сервиса выполняется в разделе Аккаунты под правами Администратора сервиса (зачастую администратором сервиса является директор либо собственник уполномоченной бухгалтерии).
Рисунок 1 — Начальная страница
Рисунок 2 — Открытие карточки Аккаунта
Рисунок 3 — Карточка Аккаунта
- Используются операции с сертификатами: возможность отправки сверок и получения требований из ИФНС.
- Блокировать запуск незаполненных баз: для сбора статистики по работе бухгалтера и статусов отчетности необходимо корректно указать все поля в бух. базах. Данный контроль по запрету запуска позволяет снизить количество ошибок по сбору статистики сервиса.
- Использовать корректировки внутреннего аудита: позволяет в отчете «Результаты внутреннего аудита» устанавливать причину отмены ошибки; при этом уменьшается общее количество ошибок.
- Использовать атрибутирование: включает блок «Атрибутирование документов» и «Электронный архив» (корпоративная учетная запись Google).
- Использовать отчеты кросс-аудита: возможность постановки задач на проведение индивидуального аудита внутри своей команды. К примеру, Бухгалтер 1 проверяет «вручную» правильность ведения учета по базам, которые ведет Бухгалтер 2. Включение функционала запускает автоматическое формирование задач на проведение аудита и отражение Формы по оценке ведения учета по итогам аудита.
- Периодичность закрытия задач: по каждой организации есть возможность сформировать пул задач по шаблону. Можно установить регулярность выполнения задач — неделя / месяц / квартал / произвольная.
Внешние обработки
Рисунок 4 — Внешние обработки
Пользователь может выбрать обработки, которые он хочет видеть в базах в разделе «Инструменты бухгалтера». Также он может добавить свою собственную обработку — для этого необходимо отправить обработку на аудит нашим разработчикам, и после успешного прохождения аудита обработка станет доступна для активации в разделе «Внешние обработки».
Настройка норм эффективности
Рисунок 5 — Нормы эффективности работы бухгалтеров
Форма позволяет установить показатели, по которым будет оцениваться та или иная должность в Аккаунте. Если флажок не установлен напротив показателя, данный показатель не будет отражаться в отчете «Эффективность работы бухгалтера» для выбранной должности.
При изменении значений настройки сохраняются сразу.
Для сброса всех показателей к стандартным необходимо нажать кнопку Нормы по умолчанию.
Отправка уведомлений о требованиях и письмах
Форма позволяет выбрать организации, по которым необходимо отправлять уведомления о новых требованиях и письмах из ИФНС. Уведомления будут направляться на эл. почту пользователя, который указан как Ведущий бухгалтер в Карточке организации.
Периодичность получения данных состояния расчетов с ФНС
Сервис позволяет автоматически отправлять запрос на получение Выписки по расчету с бюджетом. Периодичность автоматической отправки запроса устанавливается в Форме — Месяц / Неделя / Произвольный и может настраиваться отдельно по каждой организации.
Проверки внутреннего аудита
Пользователь может установить показатели, которые должны быть включены в проверку правильности ведения бух. учета (выполняется автоматически 1 раз в квартал).
Рисунок 6 — Настройки показателей аудита
Раздел «Пользователи»
В Форме отображается список всех пользователей, у которых активирован сервис Бухгалтер42. В Форме отражаются только пользователи Аккаунта, к которому они принадлежат в ЛК 42Clouds.
Раздел «Базы»
В Форме отображается список бухгалтерских баз, которые принадлежат Аккаунту пользователя в ЛК 42Clouds либо доступны пользователю в ЛК 42Clouds.
Для сбора статистики по работе пользователей и статусам отчетности необходимо заполнить обязательные поля в карточке Базы.
Рисунок 7 — Карточка базы
- Установить статус базы Основная. Нажать Записать.
- Включить публикацию сервиса по кнопке Включена.
- Заполнить организацию по данным из базы. После этого шага все организации, которые созданы в бухгалтерской базе, подтянутся в список «Организации базы».
Рисунок 8 — Синхронизация данных с базой
Заполнение карточки Организации
Рисунок 9 — Карточка организации
Если отчетность отправляется на ежемесячной основе (сдается СЗВ-М), то Вид услуг указывается Бухгалтерское сопровождение.
Если клиент на квартальном обслуживании, то Вид услуг указывается Квартальная отчетность.
В поле Ведущий бухгалтер указываем пользователя, который отвечает за сдачу отчетности и формирование ответов на требования из ИФНС.
Если организация не ведет деятельность (нет оборотов по счету) и по ней нужно сдавать только нулевые отчеты, сервис позволяет автоматически формировать отчеты в разделе «Нулевая отчетность». Для того чтобы организация попала в форму раздела «Нулевая отчетность», необходимо включить Да возле показателя Нулевая отчетность.
Для всех ООО по умолчанию установлен флаг Да возле показателя Работодатель для контроля за отправкой СЗВ-М.
Для Индивидуального предпринимателя можно отключить контроль за сдачей СЗВ-М, для этого необходимо включить Нет возле показателя Работодатель.
Настройки ЭДО
Сервис интегрирован с основными спецоператорами связи для отправки отчетности в электронном виде — Сбис, Контур, Калуга-Астрал.
Для настройки интеграции необходимо указать Логин и Пароль организации в вышеуказанных операторах связи.
Подключение баз конфигурации ЗУП для сбора статусов отчетности
Контроль отчетности выполняется в базах со статусом Основная. Часто это конфигурация «Бухгалтерия предприятия 3.0».
Для этого базу ЗУП надо добавить как Дополнительную в карточке организации с установкой флажка Активная.
Рисунок 10 — Добавление базы ЗУП
Настройка выполнения задач
Для каждой организации пользователь может выбрать список задач, которые необходимо выполнять Бухгалтеру либо его Помощнику на регулярной основе.
Рисунок 11 — Шаблоны задач
Трудозатраты рассчитываются в часах в зависимости от количества торговых операций (ТО).
После выполнения настройки исполнителям поступят задачи для выполнения в разделе Задачи сервиса.
Администратор аккаунта может указать периодичность и день создания задачи по каждой организации, а также вручную изменить плановые трудозатраты на выполнение задачи.
