Для учета хозяйственных операций по начислению заработной платы в программе используется счет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”. Аналитический учет по счету 70 по умолчанию настроен таким образом, чтобы информацию о начисленных и выплаченных суммах и состоянии расчетов с сотрудниками можно было получать отдельно по каждому сотруднику.
При настройке аналитического учета по расчетам с персоналом следует учитывать, что план счетов бухгалтерского учета является общим для всех организаций, учет хозяйственных операций которых ведется в одной информационной базе. Настройки аналитического учета плана счетов распространяются на все организации.
Возможные способы отражения начислений в бухгалтерском учете описываются в справочнике Способы учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Отражение в учете – Способы учета зарплаты). Для каждого способа указывается только счет дебета и аналитика бухгалтерской проводки по начислению сотрудникам заработной платы, пособий по социальному обеспечению и прочих выплат. Корреспондирующим счетом этой проводки всегда является счет 70.
Если одна из организаций, учет по которым ведется в информационной базе, применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения Доходы минус расходы, то в способе отражения дополнительно указывается порядок учета для УСН: Принимаются или Не принимаются данные затраты как расходы при определении налоговой базы по единому налогу.
При настройке способа отражения в бухгалтерском учете нет необходимости заполнения значений для отдельных видов аналитики (они недоступны для заполнения). В этом случае подбор значения производится при формировании проводок автоматически. В частности, не заполняются:
- значение субконто Подразделения – автоматически устанавливается подразделение организации, в котором числится сотрудник, которому произведено начисление;
- значение субконто Работники организации – автоматически заполняется ссылкой на справочник Физические лица: указывается физическое лицо, по начислениям/удержаниям которого формируются проводки;
- значение субконто Вид начислений оплаты труда – подбирается по значению, указанному в разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ вида начисления, которым выполнено начисление в пользу сотрудника.
Если в организации ведется учет оценочных обязательств, вид резерва (субконто Оценочные обязательства и резервы), который используется при формировании проводок по начислению резервов предстоящих отпусков, подбирается по значению, указанному в поле Резерв отпусков в настройках учета зарплаты организации (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – ссылка Порядок учета зарплаты – закладка Резервы отпусков). Подробнее об отражении в учете сумм оценочных обязательств и резервов смотрите здесь.
Настройка отражения в учете начислений в пользу сотрудников производится путем указания способа отражения:
- для организации в целом, если способ отражения применяется для отражения в учете расходов на оплату труда всех или большинства сотрудников (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – ссылка Порядок учета зарплаты – закладка Зарплата – раздел Отражение в учете зарплаты);
- для начислений конкретного сотрудника, если способ отражения применяется для отражения в учете расходов на оплату труда конкретных сотрудников (раздел Зарплата и кадры – Сотрудники – раздел Учет расходов);
- для конкретного вида начисления, если начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех сотрудников организации (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Расчет зарплаты – ссылка Начисления).
При этом если способ отражения указан для вида начисления, для организации и для сотрудника, то при формировании проводок используется способ, указанный для вида начисления. Если способ отражения для вида начисления не указан, но указан для организации и для сотрудника, то при формировании проводок используется способ, указанный для сотрудника. Если способ отражения для сотрудника и для вида начисления не указан, то при формировании проводок используется способ, указанный для организации.
Формирование проводок по отражению в учете начисленной заработной платы, НДФЛ и страховых взносов производится автоматически при проведении документа Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Все начисления).
Проводки по удержаниям создаются документом Операция (раздел Операции – Операции, введенные вручную – кнопка Создать – Операция). Исключение составляет налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Вид начисления для удержания НДФЛ с доходов сотрудников вводить в план видов расчета Удержания не требуется, этот вид начисления “описан в коде программы”.
Для автоматического формирования проводок по списанию депонированных сумм, которое производится с помощью документа Списание зарплаты депонента (раздел Зарплата и кадры – Списания зарплаты депонентов), способ отражения можно указать в поле Списание депонированных сумм в настройках расчета зарплаты организации (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – ссылка Порядок учета зарплаты – закладка Зарплата).
Сводные данные бухгалтерского учета расходов на оплату труда и отчислений на социальные нужды доступны для просмотра в виде отчета Анализ расходов на оплату труда (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Анализ расходов на оплату труда).
Начиная с версии программы 3.0.71 добавлена возможность включать в состав прочих расходов затраты на выплату пособий за первые три дня временной нетрудоспособности. Эти выплаты осуществляются за счет средств работодателя и учитываются иначе, чем затраты за следующие дни, выплачиваемые из средств ФСС РФ. Для этого необходимо создать новую статью затрат (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Отражение в учете – Статьи затрат по зарплате).
Рисунок 1 – Статьи затрат по зарплате
Пример. ООО “Ромашка” состоит из двух подразделений – “Администрация”, “Основное подразделение” и “Цех 1”. Затраты на оплату труда сотрудников организации учитываются следующим образом:
- затраты на оплату труда сотрудников администрации – на счете 26 “Общехозяйственные расходы”;
- затраты на оплату труда основного производственного персонала – на счете 20.01 “Основное производство”;
- затраты на оплату труда клининга производственных помещений – на счете 25 “Общепроизводственные расходы”.
Необходимо сформировать проводки по заработной плате за август 2022 г.
Выполняются следующие действия:
- Настройка способа отражения зарплаты в учете.
- Формирование проводок по отражению в учете начислений, НДФЛ и страховых взносов.
Настройка способа отражения зарплаты в учете
Расходы на оплату труда организации отражаются способом, заданным в программе по умолчанию, т.е. предопределенным способом с наименованием Отражение начислений по умолчанию, который хранится в справочнике Способы учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Отражение в учете – Способы учета зарплаты). Этот способ настроен в программе таким образом, чтобы по умолчанию отражать начисления проводкой по дебету счета 26 “Общехозяйственные расходы” и кредиту счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.
В нашем примере затраты на оплату труда сотрудников администрации учитываются на счете 26 “Общехозяйственные расходы”, в связи с этим нет необходимости дополнительно производить настройку отражения в учете начислений сотрудникам. Зарплата сотрудников данного подразделения будет отражаться так же, как задано для организации в целом.
Рисунок 2 – Способы учета зарплаты
Затраты на оплату труда основного производственного персонала учитываются на счете 20.01 “Основное производство”. Для этого каждому сотруднику (в соответствии с условием примера) необходимо задать новый способ отражения по ссылке в разделе Учет расходов справочника Сотрудники (раздел Зарплата и кадры – Сотрудники).
Рисунок 3 – Отражение затрат сотрудников основного подразделения
По условиям нашего примера затраты на оплату труда клиринга производственных помещений учитываются на счете 25 “Общепроизводственные расходы”. Поэтому каждому из них также необходимо указать новый способ отражения по ссылке в поле Учет расходов справочника Сотрудники.
При этом в видах начислений (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Расчет зарплаты – ссылка Начисления), назначенных сотрудникам в плановом порядке (в нашем примере в виде начисления Оплата по окладу), не должен быть указан способ отражения в бухгалтерском учет, иначе произведенные настройки способов отражения для организации в целом и для начислений отдельных сотрудников потеряют смысл и приоритетом станет настройка способа отражения данного вида расчета.
Рисунок 4 – Учет общепроизводственных расходов по оплате труда
Формирование проводок по отражению в учете начислений, НДФЛ и страховых взносов
Формирование проводок по отражению в учете начислений, НДФЛ и страховых взносов производится автоматически при проведении документа Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Все начисления). В регистре бухгалтерии Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет) записываются проводки бухгалтерского и налогового учета (для просмотра проводок нажмите на кнопку Показать проводки и другие движения документа):
- по начислению заработной платы;
Рисунок 5 – Начисление зарплаты
- по исчисленному НДФЛ;
Рисунок 6 – Исчисленный НДФЛ
- по начислению страховых взносов.
Рисунок 7 – Исчисленные страховые взносы
Для формирования сводных результатов отражения расходов в учете на оплату труда и отчислений на социальные нужды по данным бухгалтерского учета можно воспользоваться отчетом Анализ расходов на оплату труда (раздел Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Анализ расходов на оплату труда).
Рисунок 8 – Анализ расходов по оплате труда
