Процесс оформления трудовых отношений с дистанционным сотрудником всегда сопряжен с риском штрафов из-за возможных ошибок в контрактах.
В нашей мини-статье рассмотрим основные нюансы, которые помогут не только корректно составить трудовой договор с дистанционным сотрудником, но и защитить интересы работодателя при возникновении конфликтов. Прежде всего стоит четко понимать что такое дистанционная работа и не путать ее с фрилансом.
Дистанционная работа — это выполнение трудовых обязанностей вне основного рабочего места с использованием информационно-коммуникационных технологий. Основное условие: работник трудится вне территории работодателя.
Ключевые признаки дистанционной работы:
- Использование интернета, телефона и других средств связи;
- Работа вне офиса работодателя;
- Взаимодействие с руководством через технические средства;
- Выполнение трудовых обязанностей в согласованном режиме.
Список документов для приема на работу дистанционного сотрудника:
- Паспорт или иной удостоверяющий личность документ;
- Трудовую книжку (если имеется);
- СНИЛС;
- Документы, подтверждающие уровень образования;
- Справку о доходах с предыдущего места работы;
- Военный билет (для тех, кто подлежит воинской службе).
Учитывайте, что документы могут быть поданы не только в бумажном виде, а и в электронной форме, однако работодатель вправе потребовать их нотариально заверенные копии на бумаге. Для заключения трудового договора в электронном виде необходимо использовать электронные подписи как работнику так и работодателю.
В электронной форме можно оформить:
- Трудовой договор;
- Дополнительные соглашения;
- Договор о материальной ответственности;
- Ученический договор.
Остальные документы могут обмениваться сторонами любым удобным способом, который позволяет зафиксировать факт их получения.
Обязательные положения трудового договора
В трудовом договоре с дистанционным работником обязательно должны быть указаны:
- Характер работы: постоянная, временная или периодическая дистанционная работа;
- Место работы: наименование компании и юридический адрес (не место фактического выполнения трудовых обязанностей);
- Испытательный срок: Испытательный срок для дистанционных сотрудников устанавливается в общем порядке и ничем не отличается от “обычных” сотрудников;
- Режим работы и отдыха: если это не оговорено в договоре, работник определяет его самостоятельно;
- Особенности командировок;
- Порядок предоставления отчетности: сроки, форма и периодичность отчетов о выполненной работе;
- Обеспечение необходимыми средствами: кто предоставляет оборудование — работодатель или работник за компенсацию;
- Дополнительные основания для увольнения: помимо стандартных причин, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.
Наша команда рекомендует также заключать с работниками Соглашение (или договор) о неразглашении конфиденциальной информации. Это двусторонний документ, который заключается для следующих целей:
- Защита важной для компании информации от неконтролируемой передачи и распространения.
- Обеспечение возможности привлечения к ответственности сотрудников, нарушающих запрет на разглашение конфиденциальных данных.
Теперь чуть детальнее остановимся на основаниях увольнения дистанционных сотрудников:
- Отсутствие связи более двух рабочих дней
Если работник не выходит на связь без уважительной причины в течение двух рабочих дней подряд после запроса работодателя. При этом работодатель может установить более длительный срок для этого.
- Смена места жительства
Когда работник меняет местность выполнения трудовой функции и не может продолжать работать на прежних условиях.
Процедура увольнения дистанционного работника сопровождается оформлением таких документов:
- Приказ об увольнении (можно отправить в электронном виде);
- Бумажную версию приказа необходимо отправить заказным письмом в течение трех рабочих дней;
- Трудовую книжку отправляют по почте или передают через МФЦ.
Основное новшество 2025 года состоит в том, что с 2025 года российские компании обязаны уплачивать НДФЛ с доходов дистанционных работников вне зависимости от их налогового резидентства. Ранее НДФЛ не удерживался с доходов работников-нерезидентов, находящихся за пределами России. Однако теперь ситуация значительно изменится.
Не смотря на наличие четких правил при работе с дистанционными сотрудниками работодателям важно учитывать распространенные ошибки при оформлении дистанционной работы.
Ошибки в документообороте:
- Неправильное оформление места работы — указание домашнего адреса работника вместо адреса работодателя.
- Отсутствие условий о режиме работы — если не прописан режим работы, работник будет самостоятельно определять время, что может привести к недоразумениям.
- Неполное описание обязанностей — размытые формулировки затрудняют контроль за выполнением задач и оценку результатов работы.
Ошибки в налогообложении:
- Неправильное применение ставок НДФЛ — особенно важно учитывать новые правила для работников за границей с 2025 года.
- Нарушение сроков уплаты налогов — необходимо строго соблюдать установленные сроки для перечисления НДФЛ, чтобы избежать штрафов.
Ошибки в управлении:
- Отсутствие системы контроля — без четких KPI и отчетности трудно оценить эффективность работы дистанционного сотрудника.
- Игнорирование корпоративной культуры — дистанционные работники должны оставаться частью команды, чтобы поддерживать моральный дух и вовлеченность.
Избегая этих ошибок, работодатель сможет не только минимизировать риски и успешно управлять дистанционными сотрудниками, но и избежать штрафов.
