Отражение документов в регламентированном учете в 1С:ERP

Рассмотрим детально, как в 1C:ERP настроить отражение документов в регламентированном учете.

В разделе Регламентированный учет, блок Бухгалтерский и налоговый учет нажимаем на Отражение документов в рег. учете.

Рисунок 1 - Местонахождение Отражение документов в рег. учете в 1C:ERP

Заходим в Отражение документов в рег. учете. Выбираем организацию, по которой требуется отражение документов в регл. учете и дату, по которую будет произведено отражение.

Рисунок 2 - Заполнение Отражение документов в рег. учете

Как настроить проверку документов

В разделе НСИ и администрирование - Регламентированный учет есть возможность настроить проверку документов, для чего устанавливаем галочку на Проверка документов. Можно установить проверку с запретом редактирования или только с уведомлением, без запрета редактирования.

Рисунок 3 - Настройка проверки документов

Если галочка Проверка документов стоит, то в каждом документе появляется зеленая галочка справа на панели команд документа. Сразу после создания документ попадает в статус Не проверен.

Рисунок 4 - Отражение в документе настройки Проверка документов

В системе статус по проверке документов будет доступен в Отражении документов в рег. учете.

Рисунок 5 - Статусы проверки документов

В каком регистре отражается статус проверки документа

Статус проверки документов в разрезе организаций фиксируется в регистре сведений Статусы проверки документов (Функции для технического специалиста / Регистры сведений / Статусы проверки документов).

Рисунок 6.1-6.2 - Статусы проверки документов

Также здесь можно посмотреть кто именно и когда изменил статус конкретного документа.

Изменение и проверка статуса документа

Итак, в рабочем месте Отражение документов в регл. учете в Проверке документов есть документ, требующий проверки (рис. 5). Заходим по гиперссылке в этот документ, при необходимости вносим в него правки и подтверждаем проверку документа нажатием зеленой галочки Изменение статуса проверки документа на панели команд документа.

Рисунок 7 - Изменение статуса проверки документа

Проверяем изменение статуса документа в Статусах проверки документа и видим, что статус изменился на Проверен, также зафиксировано кто проверил и дата проверки.

Рисунок 8 - Проверка изменения статуса документа

Из рабочего места Отражение документов в регл. учете по гиперссылкам в Проверке документов открывается Журнал документов регламентированного учета, в котором с помощью фильтра по ячейке Статус проверки можно вывести список всех документов со статусом Проверен, Не проверен и На повторной проверке.

Рисунок 9 - Выведение списка документом со статусом Проверен

При переходе по гиперссылке Документы, требующие проверки соответственно выведется тот же Журнал документов регламентированного учета, но уже с отбором по статусу проверки Не проверен.

Рисунок 10 - Выведение списка документом со статусом Не проверен

Т.е. по мере того, как идет работа с документами, в регистр сведений Статусы проверки документов делаются записи. Нюанс в том, что нельзя отследить историю изменения статусов, будет доступен для просмотра только текущий статус.

Как массово проверить документы?

Чтобы комплексно проверить все документы со статусом Не проверен, в Журнале документов регл. учета выделяем все записи в табличной части с отбором по статусу Не проверен (для выделения всех строк, находясь кнопкой мыши на табличной части, нажимаем Ctrl+A).

Рисунок 11 - Массовая проверка документов

Проверка отражения документов в учете

Следующий блок в Отражении документов в регл. учете - Отражение документов, в котором выводятся:

• документы, ожидающие автоматического отражения;
• не отраженные в учете документы;
• отраженные документы.

Рисунок 12 - Блок Отражение документов

По соответствующим гиперссылкам выводится тот же Журнал документов регламентированного учета, но уже с использованием фильтра по полю Статус отражения. Статус отражения может принимать значения «К отражению», «Отражен», «Не указаны счета учета», «Отражен вручную», «Требует подтверждения».

Рисунок 13 - Статусы отражения в Формировании проводок по документам

Статус К отражению присваивается документу при первоначальном проведении и перепроведении.

Когда документ со статусом «К отражению» отражаем в бухгалтерском учете, то документ переходит в статус Отражен.

Если возникает ошибка - это статус Не указаны счета учета.

Отражен вручную означает, что статус документа отражен ручной проводкой.

Требует подтверждения - когда документ отражаем вручную, а потом фоном проводится обработка, например, восстановления расчетов или просто перепровели документ.

Рисунок 14 - Проверка проводок регламентированного учета после перепроведения документа

Проверяем. Наш измененный документ теперь находится в рабочем месте Отражение документов в регл. учете в блоке Ручное изменение проводок документов и приобрел статус Требует подтверждения, что видим в Журнале документов регламентированного учета с соответствующим отбором.

Рисунок 15 - Переход документа в статус Требует подтверждения

По документу в статусе Требует подтверждения система спрашивает пользователя, актуальны ли изменения. И есть два пути отражения в учете:

1. Пользователь может согласиться с изменениями, нажав на Подтвердить актуальность проводок в Проводках регламентированного учета. После подтверждения документ вернется в статус Отражен вручную, т.к. у нас была активирована зеленая галочка на Ручная корректировка проводок.

Рисунок 16 - Подтверждение актуальности проводок с признаком ручной корректировки

2. Пользователь может вначале убрать галочку с Ручная корректировка проводок, после чего система спросит: «Документ будет отражен в учете автоматически. Продолжить?». Соглашаемся и нажимаем Да.

Рисунок 17 - Отмена ручной корректировки проводок

После чего документ будет отражен в учете автоматически и получит статус Отражен.

Рисунок 18 - Переход документа в статус Отражен

Как понять в каком статусе отражения в регламентированном учете находится документ

В любом документе через меню Отчеты переходим в Движения документов. Нас интересует регистр сведений Отражение документов в регл учете.

Рисунок 19 - Открытие Движений документа

Именно по статусу документа, зафиксированному в регистре сведений Отражение документов в регл учете, система понимает, что документ либо надо отразить, либо он уже отражен в учете. В нашем примере документ уже имеет статус Отражен.

Рассмотрим взаимосвязь действий с документом и приобретаемым статусом отражения в регл. учете:

• Проведение - в регистре документ отобразится в статусе К отражению и в проводках регламентированного учета появится надпись Ожидает отражения в учете.

Рисунок 20 - Проведение документа и отражение его статуса в учете

• Отражение в учете - в Проводках регл. учета появляется надпись Отражен в учете и в регистре сведений запись статуса меняется на Отражен.

Рисунок 21 - Отражение в учете документа и отражение его статуса в учете

• Перепроведение документа сбрасывает ранее отраженные проводки и движения документа в системе (аналогичен действию проведения (рис.20)).

Настройка отражения документов в регламентированном учете

В рабочем месте Отражение документов в регламентированном учете, кроме вышеописанных блоков, есть гиперссылка Настроить счета учета. По гиперссылке переходим в Настройки отражения документов в регл. учете, где перечислены разделы учета и правила по каждому разделу, которые введены в систему.

Рисунок 22 - Настройка отражения документов в регламентированном учете