К расходам, связанным с командировкой, относятся (ст. 168 ТК РФ):
- затраты на проезд;
- затраты на наем жилого помещения;
- суточные;
- иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Однако стоит помнить, что для целей НДФЛ (а с 2017 года – для страховых взносов, кроме взносов на травматизм) суточные освобождаются от налогообложения, только если их сумма абз. 12 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):
- за каждый день нахождения в командировке на территории России не превышает 700 рублей;
- за каждый день нахождения в заграничной командировке не превышает 2500 рублей.
Если работодатель установит суточные в большем размере, чем указано в НК РФ, то с суммы превышения ему придется удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы.
С 01.01.2021 оплата (возмещение расходов) курортного сбора сотруднику, направленному в командировку не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).
При наличии подтверждающего документа сумма курортного сбора не облагается страховыми взносами. Возмещаемая организацией сотрудникам сумма курортного сбора не является его вознаграждением, учитывая, что расходы, связанные с командировкой, производятся в интересах организации.
Начисление командировочных расходов (суточные, проживание и т.д.) в пределах норм в программе “1С:Зарплата и управление персоналом 8” (ред. 3)
Пример
Сотрудник организации ООО “Крон-Ц” Иванов И. И. находился в командировке на территории России с 16.03.2024 по 20.03.2024. Авансовый отчет по командировочным расходам сотрудника утвержден сразу после его возвращения из командировки, т.е. в марте в 2024 г. В локальном нормативном акте организации установлено, что за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории России выплачиваются суточные в размере 700 рублей. Размер оплаты командировочных расходов составил 21 591 руб.:
- суточные – 3 500 руб.;
- расходы на проезд – 4 735 руб.;
- расходы на жилье – 12 456 руб.;
- другие расходы – 900 руб. (услуги связи).
Необходимо зарегистрировать оплату командировочных расходов в пределах норм для отражения ее в отчетности по страховым взносам.
Выполняются следующие действия:
- настройка вида начисления.
- начисление оплаты командировочных расходов в пределах норм.
Настройка вида начисления
Для начисления расходов по командировке в пределах норм, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами, в плане видов начислений (раздел Настройка – Начисления) должен быть создан новый вид начисления.
В нашем примере будет создан вид начисления, с помощью которого будет начисляться общая сумма расходов по командировке. Если необходимо начислять расходы по каждому виду (например, суточные, расходы на жилье и т.д.), то для каждого вида расхода необходимо создать свой вид начисления.
1. Нажмите на кнопку Создать.
2. В поле Наименование заполните название вида начисления, в нашем примере – Командировочные расходы в пределах норм (рис. 1).
3. В поле Код укажите код вида начисления(он должен быть уникальным).
4. Флажок Начисление больше не используется устанавливается, если на предприятии данный вид начисления больше не используется.
5. На закладке Основное:
- в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение начисления выберите значение Доход в натуральной форме (для регистрации натурального дохода необходимо, чтобы в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления) был установлен флажок Регистрируются натуральные доходы). Данное начисление не будет выплачиваться сотруднику на руки, но попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по такому начислению не формируются. В поле Начисление выполняется автоматически будет указано значение По отдельному документу (такое начисление будет выполняться только по отдельному документу Доход в натуральной форме до окончательного расчета зарплаты);
- в разделе Расчет и показатели переключатель Результат вводится фиксированной суммой установлен по умолчанию.
Рисунок 1 – Создание вида начисления.
6. На закладке Учет времени используются значения, установленные программой по умолчанию.
Рисунок 2 – Учет времени.
7. На закладке Зависимости настраивается возможность использования данного начисления при расчете других начислений и удержаний. В табличной части Зависимые удержания по умолчанию отражается удержание по исполнительному документу. Данный вид удержания необходимо удалить (пп. “а” п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
Рисунок 3 – Редактирование вкладки Зависимости.
8. На закладке Приоритет указываются, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. Как правило, эти таблицы заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений.
Рисунок 4 – Редактирование вкладки Зависимости.
9. На закладке Средний заработок указывается, как начисление должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству. В нашем примере используются значения, установленные программой по умолчанию.
Рисунок 5 – Вкладка Расчет среднего заработка.
10. На закладке Налоги, взносы, бухучет:
- в разделе НДФЛ установите переключатель в положение не облагается;
- поле Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ заполнять не нужно. Доходы, не подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц на основании ст. 217 НК РФ, не отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ;
- в разделе Страховые взносы выберите – Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих;
- в разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда.
Рисунок 6 – Вкладка Взносы, налоги, бухучет.
11. На закладке Описание можно задать краткое наименование начисления. Оно будет выводиться в различных отчетах по начислениям. Также можно заполнить произвольное описание начисления для справки.
12. Далее нажмите на кнопку Записать и закрыть.
Начисление оплаты командировочных расходов в пределах норм
Регистрация расходов производится с помощью документа Доход в натуральной форме.
1. Раздел Зарплата – Натуральные доходы.
2. Кнопка Создать.
3. В поле Месяц выберите месяц, в котором будет отражаться данное начисление (по умолчанию текущий месяц) (рис. 7).
4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
5. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя.
6. В поле Вид дохода выберите ранее созданный вид начисления Командировочные расходы в пределах норм (выбор производится среди начислений с назначением Доход в натуральной форме).
7. В табличной части по кнопке Подбор или Добавить введите новую строку, в которой укажите:
- в колонке Сотрудник – сотрудника, по которому необходимо начислить оплату командировочных расходов;
- в колонке Подразделение – подразделение, в котором числится сотрудник (заполняется автоматически);
- в колонке Результат – сумму расходов. В нашем примере – 21 591 руб.
8. По ссылке Подписи поля Руководитель, Должность, Главный бухгалтер заполняются автоматически из справочника Организации (раздел Настройка – Предприятие – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации. Поля Исполнитель и Должность заполняются вначале вручную, а затем заполняются указанными в прошлых документах значениями.
9. Кнопка Провести и закрыть.
Рисунок 7 – Начисление Дохода в натуральной форме.
Оплата командировочных расходов сотруднику отражается в расчете по страховым взносам следующим образом (см. также письмо Министерства финансов РФ от 24.03.2020 № 03-15-06/22936):
- по строкам 030 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1;
- по строке 020 Приложения 2 к разделу 1;
- по строке 140 подраздела 3.2.1 раздела 3.
В этих строках указывается оплата командировочных расходов в пределах норм и сверх норм (облагаемые страховыми взносами и НДФЛ).
Далее оплату командировочных расходов, которая не облагается страховыми взносами, необходимо отразить:
- по строкам 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1;
- по строке 030 Приложения 2 к разделу 1.
