Рассмотрим детально, как в 1C:ERP настроить отражение документов в регламентированном учете.
В разделе Регламентированный учет, блок Бухгалтерский и налоговый учет нажимаем на Отражение документов в рег. учете.
Заходим в Отражение документов в рег. учете. Выбираем организацию, по которой требуется отражение документов в регл. учете и дату, по которую будет произведено отражение.
Если галочка Проверка документов стоит, то в каждом документе появляется зеленая галочка справа на панели команд документа. Сразу после создания документ попадает в статус Не проверен.
В системе статус по проверке документов будет доступен в Отражении документов в рег. учете.
Также здесь можно посмотреть кто именно и когда изменил статус конкретного документа.
Проверяем изменение статуса документа в Статусах проверки документа и видим, что статус изменился на Проверен, также зафиксировано кто проверил и дата проверки.
Из рабочего места Отражение документов в регл. учете по гиперссылкам в Проверке документов открывается Журнал документов регламентированного учета, в котором с помощью фильтра по ячейке Статус проверки можно вывести список всех документов со статусом Проверен, Не проверен и На повторной проверке.
При переходе по гиперссылке Документы, требующие проверки соответственно выведется тот же Журнал документов регламентированного учета, но уже с отбором по статусу проверки Не проверен.
Т.е. по мере того, как идет работа с документами, в регистр сведений Статусы проверки документов делаются записи. Нюанс в том, что нельзя отследить историю изменения статусов, будет доступен для просмотра только текущий статус.
По соответствующим гиперссылкам выводится тот же Журнал документов регламентированного учета, но уже с использованием фильтра по полю Статус отражения. Статус отражения может принимать значения «К отражению», «Отражен», «Не указаны счета учета», «Отражен вручную», «Требует подтверждения».
Статус К отражению присваивается документу при первоначальном проведении и перепроведении.
Когда документ со статусом «К отражению» отражаем в бухгалтерском учете, то документ переходит в статус Отражен.
Если возникает ошибка – это статус Не указаны счета учета.
Отражен вручную означает, что статус документа отражен ручной проводкой.
Требует подтверждения – когда документ отражаем вручную, а потом фоном проводится обработка, например, восстановления расчетов или просто перепровели документ.
Проверяем. Наш измененный документ теперь находится в рабочем месте Отражение документов в регл. учете в блоке Ручное изменение проводок документов и приобрел статус Требует подтверждения, что видим в Журнале документов регламентированного учета с соответствующим отбором.
По документу в статусе Требует подтверждения система спрашивает пользователя, актуальны ли изменения. И есть два пути отражения в учете:
1. Пользователь может согласиться с изменениями, нажав на Подтвердить актуальность проводок в Проводках регламентированного учета. После подтверждения документ вернется в статус Отражен вручную, т.к. у нас была активирована зеленая галочка на Ручная корректировка проводок.
2. Пользователь может вначале убрать галочку с Ручная корректировка проводок, после чего система спросит: «Документ будет отражен в учете автоматически. Продолжить?». Соглашаемся и нажимаем Да.
После чего документ будет отражен в учете автоматически и получит статус Отражен.
Именно по статусу документа, зафиксированному в регистре сведений Отражение документов в регл учете, система понимает, что документ либо надо отразить, либо он уже отражен в учете. В нашем примере документ уже имеет статус Отражен.
Рассмотрим взаимосвязь действий с документом и приобретаемым статусом отражения в регл. учете:
Рисунок 1 – Местонахождение Отражение документов в рег. учете в 1C:ERP
Рисунок 2 – Заполнение Отражение документов в рег. учете
Как настроить проверку документов
В разделе НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг есть возможность настроить проверку документов, для чего устанавливаем галочку на Использовать проверку финансовых документов. Можно установить проверку с запретом редактирования или только с уведомлением, без запрета редактирования.
Рисунок 3 – Настройка проверки документов
Рисунок 4 – Отражение в документе настройки Проверка документов
Рисунок 5 – Статусы проверки документов
В каком регистре отражается статус проверки документа
Статус проверки документов в разрезе организаций фиксируется в регистре сведений Статусы проверки документов (Функции для технического специалиста / Регистры сведений / Статусы проверки документов).
Рисунок 6.1-6.2 – Статусы проверки документов
Изменение и проверка статуса документа
Итак, в рабочем месте Отражение документов в регл. учете в Проверке документов есть документ, требующий проверки (рис. 5). Заходим по гиперссылке в этот документ, при необходимости вносим в него правки и подтверждаем проверку документа нажатием зеленой галочки Изменение статуса проверки документа на панели команд документа.
Рисунок 7 – Изменение статуса проверки документа
Рисунок 8 – Проверка изменения статуса документа
Рисунок 9 – Выведение списка документом со статусом Проверен
Рисунок 10 – Выведение списка документом со статусом Не проверен
Как массово проверить документы?
Чтобы комплексно проверить все документы со статусом Не проверен, в Журнале документов регл. учета выделяем все записи в табличной части с отбором по статусу Не проверен (для выделения всех строк, находясь кнопкой мыши на табличной части, нажимаем Ctrl+A).
Рисунок 11 – Массовая проверка документов
Проверка отражения документов в учете
Следующий блок в Отражении документов в регл. учете – Отражение документов, в котором выводятся:- документы, ожидающие автоматического отражения;
- не отраженные в учете документы;
- отраженные документы.
Рисунок 12 – Блок Отражение документов
Рисунок 13 – Статусы отражения в Формировании проводок по документам
Разберем на примере: внесем изменения и перепроведем документ, сформируем по нему Проводки регламентированного учета и появляется уведомление-подсказка об изменении документа и необходимости скорректировать проводки или подтвердить актуальность текущих.
Рисунок 14 – Проверка проводок регламентированного учета после перепроведения документа
Рисунок 15 – Переход документа в статус Требует подтверждения
Рисунок 16 – Подтверждение актуальности проводок с признаком ручной корректировки
Рисунок 17 – Отмена ручной корректировки проводок
Рисунок 18 – Переход документа в статус Отражен
Как понять в каком статусе отражения в регламентированном учете находится документ
В любом документе через меню Отчеты переходим в Движения документов. Нас интересует регистр сведений Отражение документов в регл учете.
Рисунок 19 – Открытие Движений документа
- Проведение – в регистре документ отобразится в статусе К отражению и в проводках регламентированного учета появится надпись Ожидает отражения в учете.
Рисунок 20 – Проведение документа и отражение его статуса в учете
- Отражение в учете – в Проводках регл. учета появляется надпись Отражен в учете и в регистре сведений запись статуса меняется на Отражен.
Рисунок 21 – Отражение в учете документа и отражение его статуса в учете
- Перепроведение документа сбрасывает ранее отраженные проводки и движения документа в системе (аналогичен действию проведения (рис.20)).
Настройка отражения документов в регламентированном учете
В рабочем месте Отражение документов в регламентированном учете, кроме вышеописанных блоков, есть гиперссылка Настроить счета учета. По гиперссылке переходим в Настройки отражения документов в регл. учете, где перечислены разделы учета и правила по каждому разделу, которые введены в систему.
Рисунок 22 – Настройка отражения документов в регламентированном учете
