Формирование закупочной процедуры
Новая закупочная процедура создается при помощи рабочего места Закупочные процедуры, расположенной в подсистеме Корпоративные закупки. Этот способ наиболее удобен при создании многолотовой закупки.
Рисунок 1 — Формирование закупочной процедуры
Также создать новую закупочную процедуру или открыть созданную ранее можно при помощи соответствующей кнопки в документе Строка плана закупок – этот способ удобен при создании однолотовой закупки.
Рисунок 2 — Создание закупочной процедуры из документа «Строка плана закупок»
Закладка Основные сведения документа закупочной процедуры содержит информацию о периоде и способе проведения закупки. Здесь же заполняется метод оценки предложений, который устанавливается в документе Лоты в зависимости от способа закупки. Обязательна к заполнению информация о Заказчике и Организаторе закупки, указывается итоговая Сумма документа и Валюта, используемая в расчетах. Для формирования сложной закупочной процедуры в табличной части Основные сведения расположены дополнительные настройки:
- Закрытая закупка – данная настройка необходима, если к участию в закупке приглашаются только определенные участники или в случае, когда предметом закупки является государственная тайна.
- Совместная закупка – устанавливается, если закупочная процедура проводится несколькими юр. лицами, при этом потребности каждого из участников собираются в отдельные лоты и каждый из участников действует самостоятельно в рамках закупочной процедуры. При настройке закупочной процедуры совместной в документе добавляется еще одна табличная часть «Участники закупок», где перечислены все юр. лица, участвующие в закупке, и соглашения с ними.
- В электронной форме – определяет проведение закупки на электронной торговой площадке (ЭТП). После включения данная настройки добавляется поле для заполнения ЭТП и способ выбора поставщика.
- Приобретение финансовых услуг – данная настройка показывает, что закупочная процедура проводится для приобретения финансовых услуг у банковских и иных небанковских и (или) кредитных организаций.
- Требуется квалификационный отбор – будет указана автоматически, если потребность включает в себя номенклатуру, требующую проведения предварительной квалификации участников. При наличии требований квалификационного отбора в документ «Закупочная процедура» будет добавлена табличная часть «Квалификация участников», а сама закупочная процедура предполагает проведение проверки поставщиков на соответствие требованиям заказчика, после чего принимаются и рассматриваются ценовые предложения участников.
- Доступна переторжка – настройка устанавливается, если переторжка предусмотрена положением о закупках организации по выбранному способу закупки. Решение о переторжке принимает закупочная комиссия после первичного рассмотрения предложений участников.
Также, в зависимости от способа выбора поставщика, проведение закупочной процедуры может предполагать выполнение и контроль различных стадий.
Рисунок 3 — Табличная часть «Основные сведения»
При помощи гиперссылки Ввести мероприятие открывается рабочее место Стадии закупочной процедуры. В контексте указана закупочная процедура, для которой заполняются стадии, и шаблон мероприятия, который используют для составления расписания закупочной процедуры.
При помощи кнопки Заполнить по шаблону заполняются стадии для закупочной процедуры, перечисленные в шаблоне. При необходимости можно добавить дополнительные стадии при помощи кнопки Добавить. Здесь же можно внести необходимые документы, относящиеся к конкретной стадии.
В правой части рабочего места размещена детальная информация по каждой из стадий. В описании стадии можно указать общую информацию о стадии, в резюме – общую информацию о результатах прохождения стадии. Также назначается ответственный за прохождение стадии, при помощи соответствующей кнопки можно сформировать для него задачу и поставить напоминание о ней. Кроме того, здесь можно добавить какие либо подтверждающие документы по стадии и завершить текущую стадию при помощи кнопки Завершить».
Рисунок 4 — Стадии закупочной процедуры
Различные шаблоны мероприятий используют в зависимости от особенностей каждого способа закупки, также шаблон можно назначить основным для определенного способа закупки. Настройка шаблонов размещена в разделе Шаблоны мероприятий в подсистеме Корпоративные закупки.
Рисунок 5 — Шаблоны мероприятий
Также из документа Стадии закупочной процедуры можно сформировать отчет в виде диаграммы Ганта для визуализации исполнения стадий мероприятия.
Рисунок 6 — Исполнение стадий мероприятия
Для анализа закупочных процедур в разрезе нахождения в определенной стадии используется отчет Актуальные стадии мероприятия.
Рисунок 7 — Актуальные стадии мероприятий
Заполнение табличной части Основные сведения предполагает внесение информации о Предмете договора и Общих требованиях к поставщику. При необходимости заполняется Товарная категория, к которой относится номенклатура, перечисленная в потребности к закупке. Обязательно указание приказа о назначении закупочной комиссии и назначение Ответственного за проведение закупочной процедуры.
Рисунок 8 — Заполнение реквизитов табличной части «Основные сведения»
Лоты создаются в рамках закупочной процедуры по данным документа Строка плана закупок.
Рисунок 9 — Лоты закупочной процедуры
В документе Лот информация в табличной части Основные сведения наследуется из документа Строка плана закупок. Также здесь указывается Метод оценки предложений поставщиков – Аукцион и Запрос котировок предполагают метод оценки «По ценам», Запрос предложений, Конкурентные переговоры, Конкурс – метод оценки «По критериям».
Рисунок 10 — Табличная часть «Основные сведения» документа «Лот»
Метод оценки По ценам предполагает выбор поставщика по наименьшей цене. Метод оценки По критериям предполагает сравнение предложений поставщиков по заранее разработанным критериям.
Рисунок 11 — Настройка критериев оценки поставщиков
Настройка процесса выбора поставщика происходит при помощи рабочего места «Настройка процесса выбора» в рамках каждого лота. При настройке необходимо указать этапы и критерии оценки, а также состав экспертной комиссии.
Рисунок 12 — Настройка процесса выбора поставщика
Также в табличной части Основные сведения указывается Вид закупки:
- Лотовая закупка – данный вид закупки выбирается при необходимости исполнения договора поставки одним поставщиком, где закупочная комиссия принимает к рассмотрению от поставщиков предложения на поставку всех позиций лота.
- Попозиционная закупка – при выборе данного вида закупки комиссией принимается к рассмотрению от поставщиков на частичную поставку, и в результате победителем может быть выбран как один, так и несколько поставщиков и потребности могут быть обеспечены разными поставками.
- Зонтичная закупка – представляет собой разновидность попозиционной закупки. Данный вид закупки предполагает фиксацию поставки каждой позиции лота, которые будут распределены между фиксированным количеством поставщиков.
Рисунок 13 — Виды закупок
Если организация ведет закупочные процедуры по 223-ФЗ, основанием для создания лота является план закупок – одной строке плана закупок соответствует один лот. Если же организация проводит закупки, не подпадающие под действие 223-ФЗ, лоты можно создавать непосредственно в закупочной процедуре. Каждый выбранный лот необходимо согласовать, согласованному лоту присваивается статус Утвержден.
Подготовка предложений участников
Предложения участников вносятся при помощи рабочего места Предложения участников в разделе Закупочные процедуры в подсистеме Корпоративные закупки.
Рисунок 14 — Предложения участников
При создании предложения обязательно указывается лот, по которому вносится предложение поставщика, и контрагент, которой внес это предложение. Для заполнения информации по лоту во всех табличных частях используется кнопка Заполнить по лоту.
Рисунок 15 — Документ «Предложение участника»
После внесения всех предложений участников формируется протокол выбора победителей.
Рисунок 16 — Создание протокола выбора победителей
Протоколы закупочных процедур размещены в разделе Закупочные процедуры в подсистеме Корпоративные закупки.
Рисунок 17 — Протоколы закупочных процедур
В табличной части Протокола выбора победителей Принятое решение заполняются данные по принятому экспертной комиссией решению в рамках закупочной процедуры.
Рисунок 18 — Табличная часть «Принятое решение»
На закладке Предложения участников перечислены участвующие в закупочной процедуре лоты и номенклатура, которую необходимо приобрести в рамках закупочной процедуры.
Рисунок 19 — Закупаемые позиции
Если методом оценки предложений поставщиков бы выбран метод По ценам, победителем станет поставщик, предложивший наименьшую цену.
Рисунок 20 — Выбор победителей методом оценки предложений «По ценам»
Выбор поставщика проводится при помощи рабочего места Рассмотрение предложений участников в рамках конкретного лота.
Рисунок 21 — Рассмотрение предложений участников
Выбор победителя при использовании метода оценки предложений поставщиков По критериям проходит в несколько этапов.
Рисунок 22 — Выбор победителей методом оценки предложений «По критериям»
После запуска процесса оценки необходимо Ввести значения критериев – для этого на форме рассмотрения и оценки предложений рассчитываются значения критериев.
Рисунок 23 — Ввод значения критериев оценки поставщика
Для завершения оценки необходимо Выбрать альтернативы.
Рисунок 24 — Выбор альтернатив
После перехода к завершающему этапу оценки необходимо Завершить процесс выбора победителя.
Рисунок 25 — Завершение процесса выбора победителя
Для обнуления результата оценки и повторного запуска расчета критериев необходим Рестарт процесса выбора победителя.
Рисунок 26 — Рестарт процесса выбора победителя
Для документа Протокол выбора победителей обязательно прохождение контроля документа. После внесения необходимых данных и прохождения контроля необходимо отправить документ на утверждение, после чего изменится статус документа – Утвержден. После проведения документа запрещено его редактирование.
Рисунок 27 — Прохождение контроля документа
Заключение договора с поставщиком
Для заключения договора с поставщиком необходимо перейти в Управление договорами закупки в разделе Протоколы закупочных процедур. Создание договора с поставщиком возможно только на основании утвержденных документов Протокол выбора победителей.
Рисунок 28 — Управление договорами закупки
Исполнение договоров отражается документами «Заказ поставщику», «Поступление (акты, накладные, УПД)», «Возврат поставщику». Для анализа договоров в рамках исполнения по результатам торгов используется отчет Исполнение договоров ЕИС, в котором отображена информация о сумме документов Поступления, созданных на основании заказов поставщику, который стал победителем торгов.
Рисунок 29 — Отчет «Исполнение договоров ЕИС»
Отчет Исполнение договоров с поставщиками отображает информацию о договоре, заключенном с поставщиком и документах поступления, созданных в рамках этого договора. В графе Состояние объекта отображается статус документа (Черновик, Утвержден и тд.). Также в отчете отображена информация о сумме поступлений и сумме возвратов поставщику. В настройках можно установить отбор по организации и/или договору с поставщиком.
Рисунок 30 — Отчет «Исполнение договоров с поставщиками»
В отчете Контроль исполнения обязательств с поставщиком отображена информация об этапах оплаты поставщику согласно графику, определенному договором с поставщиком. В настройках отчета можно настроить отбор по Организации и Периоду, в рамках которого был заключен договор.
Рисунок 31 — Отчет «Контроль исполнения обязательств с поставщиком»
