Программы закупок
Программа закупок используется организациями, ведущими учет по 223-ФЗ и представляет собой закупочный план, который документирует текущие потребности всех отделов организации на определенный период. Программа закупок связывает отдельные документы Строка плана закупок. Создать новый документ и просмотреть ранее созданные программы закупок можно при помощи рабочего места Программы закупок, размещенном в разделе Планирование закупок в подсистеме Корпоративные закупки.
Рисунок 1 — Программы закупок
При создании нового документа необходимо указать Заказчика и Период закупок.
Рисунок 2 — Организационные единицы
При выборе Заказчика в списке организационных единиц, для которых можно создать Программу закупок, отображаются только организации, ведущие учет закупок по 223-ФЗ. Данная настройка расположена в карточке организации.
Рисунок 3 — Настройка учета закупок по 223-ФЗ
После заполнения заказчика в табличной части Основные сведения появляются новые реквизиты (Сумма документа, Сумма закупки только у МСП, Процент МСП, Сумма закупки с участием МСП, Не учитывать при расчете закупок доли МСП), которые заполнятся автоматически. Если в документе есть строки плана закупок, в которых используется иностранная валюта, то они отображаются на отдельной закладке Строки в валюте. Также после указания заказчика автоматически вносятся строки плана закупок в табличную часть Позиции.
Рисунок 4 — Табличная часть «Позиции»
Документу Программа закупок также присваиваются статусы в зависимости от состояния – «Черновик», «Утвержден», «Размещен» (После размещения в ЕИС) и тд. Каждая строка плана имеет цветовой маркер, отображающий ее состояние. Серым маркером выделены новые строки плана, желтым – измененные, красным – ранее выгруженные в ЕИС, но отмененные в текущей версии плана, зеленым – размещенные на ЕИС.
Рисунок 5 — Цветовые маркеры строк плана закупки
Для анализа информации о программах закупок в разрезе заключенных договоров по итогам проведения закупочных процедур с отбором по Заказчику или Периоду закупок используется отчет Программа закупок.
Рисунок 6 — Отчет «Программа закупок»
Помощник планирования
Помощник планирования создан для ускорения и упрощения работы пользователей. Его использование позволяет быстро проверить корректность зарегистрированной пользователями потребности к закупке и сократить расходы на закупку, проведя замены на разрешенные аналоги. Помощник планирования размещен в разделе Планирование закупок в подсистеме Корпоративные закупки.
Рисунок 7 — Помощник планирования
Работа с помощником включает в себя 3 этапа. На первом указывается информация о Периоде планирования, дополнительная информация о категорийном менеджере и количестве товарных категорий, дополнительно можно настроить Отбор по периоду. Первый шаг предусматривает следующие проверки:
- наличие правил закупок и положения о закупках по организациям;
Рисунок 8 — Проверка организаций на наличие правил закупок
Список правил и положений о закупках размещен в подсистеме Общие настройки и справочники в разделе Корпоративные закупки, подраздел Положение о закупках.
Рисунок 9 — Положение о закупках
- классификация номенклатуры по ОКПД2 (данная классификация обязательна для организаций, ведущих учет по 223-ФЗ);
Рисунок 10 — Проверка классификации номенклатуры по ОКПД2
Данная настройка размещена в карточке номенклатуры в разделе Классификация.
Рисунок 11 — Настройка классификации номенклатуры по ОКПД2
- замена на аналоги – проверка наличия в потребности номенклатуры, по которой разрешена замена на аналоги.
Рисунок 12 — Замена на аналоги
При нажатии на гиперссылку Настроить открывается рабочее место Управление аналогами.
Рисунок 13 — Управление аналогами
После настройки необходимо нажать кнопку Выполнить для замещения потребностей на аналоги. Настройка выполняется при помощи рабочего места Настройка замены номенклатуры в разделе См.также в подсистеме Корпоративные закупки.
Рисунок 14 — Настройка замены номенклатуры на аналоги
Настроить замены номенклатуры можно несколькими способами – заменой на аналог, заменой на унификат или пересчетом единицы измерения.
Рисунок 15 — Способы замены номенклатуры
Информация о номенклатуре, которая была заменена любым из вышеперечисленных способов, хранится в документе Замены номенклатуры.
Рисунок 16 — Замены номенклатуры
В отчетах подсистемы Корпоративные закупки размещены отчеты по анализу потребностей к замещению аналогами и унификатами.
Рисунок 17 — Отчеты по замене номенклатуры
Второй этап – лотирование номенклатуры. Двойным щелчком номенклатуру необходимо перенести в корзину для дальнейшего объединения потребностей в строки плана или лоты.
Рисунок 18 — Лотирование номенклатуры
Итогом работы с помощником планирования является создание документа Строка плана закупок с выбранными лотами при помощи кнопки Сформировать документы.
Рисунок 19 — Формирование документа «Строка плана закупок»
Формирование документа «Строка плана закупок»
Создание документа Строка плана закупок производится при помощи рабочего места Строки планов закупки, расположенного в разделе Корпоративные закупки.
Рисунок 20 — Создание строки плана закупок
Закладка Основные сведения содержит основные параметры планируемой закупки. Заполняется реквизит Период – год, в котором планируется проведение закупочной процедуры или тендера. После указания периода закупок автоматически заполняются следующие даты:
- начало подготовки закупки – дата создания закупочной процедуры;
- официальное объявление закупки – дата старта закупочной процедуры и открытие для участников;
- исполнение договора – дата окончания исполнения обязательств по договору, заключенному по результатам торгов.
Рисунок 21 — Период закупок
Заказчиком выступает организация, от имени которой проводится закупка. Организатор закупки – организация, которая может проводить закупки от имени заказчика. Способ закупки определяется заказчиком и содержит сведения об особенностях закупочной процедуры. Способы проведения закупок делятся на Конкурентные и Неконкурентные.
Конкурентные способы закупки:
- Конкурс – способ отбора предложений поставщиков, при котором заявки на участие подаются вместе с ценовыми параметрами и победитель выбирается по нескольким критериям: цена, потребительские свойства, качество, квалификация участника конкурса, сроки, гарантия. Конкурсная закупка также может проводиться в электронной форме и с участием субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП).
- Аукцион – способ отбора предложений поставщиков, при котором сначала подаются заявки без ценового параметра, затем, при проведении аукциона, участники озвучивают ценовые предложения и устанавливается лучшая цена. Аукцион может проводиться в электронной форме и с участием МСП.
- Запрос котировок – способ отбора предложений поставщиков путем размещения в ЕИС извещения для неограниченного круга лиц, в которой победителем признается участник закупки, соответствующий установленным требованиям и предложивший наименьшую цену. Запрос котировок может проводиться в электронной форме и с участием МСП.
- Запрос предложений – это способ проведения закупки по ФЗ-223, при использовании которого заказчик организовывает тендер и распространяет информацию о его проведении, после чего принимает заявки и подписывает договор с участником, который наиболее удовлетворяет критерии выбора поставщика. Запрос предложений может проводиться в электронной форме и с участием МСП.
- Квалификационный отбор не является способом закупки, представляя собой отдельную стадию конкурентного способа закупки, которая проводится для отбора претендентов.
- Конкурентные переговоры – это способ проведения закупки, где победитель выбирается среди нескольких исполнителей путем проведения переговоров.
- Редукцион – это способ проведения закупки, при котором участники подают ставки с целью предложить организатору наиболее низкую цену.
Неконкурентные способы закупки подразумевают размещение заказа у заранее установленного исполнителя. К неконкурентным закупкам относится, например, Закупка у единственного поставщика – это способ проведения закупки, при проведении которого заказчик приглашает к исполнению контракта только одного исполнителя и не использует конкурсные процедуры.
Рисунок 22 — Способы закупок
ЦФО Исполнитель – это организация или подразделение организации, которое отвечает за операционную составляющую работы.
Условия оплаты представляют собой условия расчетов с поставщиками за товары. Сумма текущего года будет заполнена автоматически при заполнении табличной части Потребности и является общей суммой товаров в документе. Также указывается Валюта, в которой планируется приобретение товаров.
Обязательны к заполнению реквизиты Предмет договора и Общие требования, где кратко описывается дополнительная информация для идентификации закупки на этапе планирования.
Реквизит Товарная категория заполняется значением товарной категории, к которой относятся закупаемые товары. Ответственным указывается сотрудник, формирующий строку плана закупок.
Рисунок 23 — Реквизиты табличной части Основные сведения
Если организация ведет учет по 223-ФЗ, в документе Строка плана закупок добавляется закладка ЕИС, где вносится информация о размещении в Единой информационной системе.
Рисунок 24 — Закладка ЕИС
Для того, чтобы заполнить табличную часть Потребности необходимой номенклатурой, можно воспользоваться кнопкой Добавить и вручную внести обязательные к заполнению реквизиты или воспользоваться подбором из потребностей.
Рисунок 25 — Подбор потребностей
Форма выбора потребностей автоматически заполняется номенклатурой из всех Заявок на обеспечение, сформированных организацией-заказчиком. Дополнительно настраивается отбор по товарным категориям, месту поставки, ЦФО потребителю, номенклатуре или документу планирования (заявке на обеспечение). Для выбора необходимой потребности в списке используется кнопка Выбрать потребность, после чего номенклатура попадает в список Выбранные потребности. После заполнения Формы выбора потребностей все данные необходимо перенести в документ Строка плана закупок.
Рисунок 26 — Форма выбора потребностей
Отображение информации в табличной части можно настроить в виде кросс-таблицы или в виде списка.
Рисунок 27 — Отображение табличной части в виде списка и кросс-таблицы
В режиме списка доступна кнопка Уточнение потребностей, при нажатии на которую можно увидеть расшифровку потребностей выбранной номенклатуры за каждый месяц текущего года в виде итоговой суммы и количества.
Рисунок 28 — Уточнение потребностей по закупке
При нажатии на кнопку График поставок будет сформирован отчет по поставкам номенклатуры в Строке плана закупок.
Рисунок 29 — Отчет График поставок
Как и в документе Заявка на обеспечение, документ Строка плана закупок требует прохождения различных видов контроля.
Рисунок 30 — Прохождение контроля документа
После заполнения всех табличных частей и прохождения контроля необходимо отправить документ на согласование, после чего, в зависимости от этапов согласования, документу присваивается соответствующий статус – «Утвержден», «Размещен» и т.д.
