Подготовка и отправка электронных доверенностей (МЧД)

C 1 января 2022 г. вступил в силу пункт 14 статьи 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ, в соответствии с которым, ЭЦП юридического лица выдается исключительно на имя уполномоченного представителя юридического лица или ИП, а сотрудники юридического лица или ИП в своей деятельности могут применять только электронную подпись физического лица.

Соответственно на доверенные лица требуется оформлять МЧД.

МЧД — это электронная доверенность, которая заверяется только КЭП главы компании, дающее право заверения электронной документации другому сотруднику организации. Только после этого доверенное лицо может вести электронный документооборот от имени главы компании.

Для подписания и отправки регламентированных отчетов сертификатам физического лица, необходимо оформить и зарегистрировать три формы МЧД:

• Машиночитаемая доверенность ФНС.
• Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС).
• Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР).

Открываем раздел сервиса 1С-Отчетность - Отчеты- Регламентированные отчеты.

Далее переходим в раздел Уведомления и по очереди создаем Машиночитаемую доверенность (ФНС), Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС) и Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР), рисунок 1.

Рисунок 1 - Переход в раздел 1С-Отчетность

В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 2

Рисунок 2 - Создание документа МЧД

1. Номер доверенности - заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
2. Дата выдачи - текущая дата оформления документа.
3. Дата окончания действия - доверенность можно оформить на три года.
4. Доверитель - выбираем из списка нужное наименование организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли реквизиты подтянулись из карточки организации, если есть пустые поля заполняем.
5. Представитель - выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя.
6. Фамилия, имя, отчество, Удостоверение личности, ИНН, Гражданство, СНИЛС, Дата рождения - данные заполняться автоматически на основании реквизитов, которые заполнены в карточке физического лица.
7. Налоговый орган - получатель - реквизит подтянется автоматически из карточки Организации.
8. Органы, для которых действует доверенность - автоматически подтянуться все направления ФНС ранее зарегистрированные в сервиса 1С-Отчетность. При необходимости можно зайти и выполнить изменения, отключив не нужное направление.
9. Полномочия - автоматически будет проставлены Все полномочия, при необходимости можно зайти по гиперссылке и откорректировать отключив нужное наименование.

После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Дожидаемся положительного протокола со статусом Зарегистрировано.

Машиночитаемая доверенность СФР (бывшая ФСС).

В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 3

Рисунок 3 - Пометка физ. лица как сотрудника организации

1. Номер доверенности - заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
2. Дата выдачи - текущая дата оформления документа.
3. Дата окончания действия - доверенность можно оформить на три года.
4. Доверитель - выбираем из списка нужное наименование организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли реквизиты подтянулись из карточки организации, если есть пустые поля заполняем.
5. Представитель - выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя.
6. Фамилия, имя, отчество, Удостоверение личности, ИНН, Гражданство, СНИЛС, Дата рождения - данные заполняться автоматически на основании реквизитов, которые заполнены в карточке физического лица.
7. Полномочия - автоматически будет проставлены Все полномочия, при необходимости можно зайти по гиперссылке и откорректировать отключив нужное наименование.
8. Идентификатор родительской доверенности - при первом заполнении поле оставляется пустым. Если оформляется последующая доверенность с изменением каких-либо реквизитов, то из списка необходимо подтянуть ранее зарегистрированную доверенность.
9. Примечание - описание к пункту Родительской доверенности. Если документ оформляется первый раз поле оставляем пустым.

После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Регистрация МЧД СФР выполняется сразу, необходимо дождаться положительного протокола со статусом Зарегистрировано.

Уведомление о предоставлении полномочий представителю СФР (бывшая ПФР)

В открывшейся форме документа выполняем следующие заполнения, рисунок 4

Рисунок 4 - Отправка МЧД в обработку

1. Номер доверенности - заполняется произвольный номер, согласно документации организации, можно поставить №1.
2. Страхователь - в поле выбираем нужную Организацию. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли данные заполнены, обязательно указываем контактную информацию (телефон и электронную почту)
3. Представитель страхователя - выбираем руководителя организации. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем заполнение должности.
4. Представитель - выбираем физическое лицо, на которое оформляем электронную доверенность. Если ранее физическое лицо не было создано в базе, выполняем создание и обязательно заполняем ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Обязательно проставляем галочку Сотрудник организации доверителя. По гиперссылке Уточнить реквизиты проверяем все ли данные заполнены, обязательно указываем контактную информацию (телефон и электронную почту) и Должность. Если физическое лицо не является сотрудником организации, то прописываем слово Представитель.
5. Номер доверенности - указываем номер основной Доверенности ФНС.
6. Кем выдан документ - указываем наименование Организации.
7. Дата начала действия - указываем дату основной Доверенности ФНС.
8. Дата окончания действия - указываем дату основной Доверенности ФНС.

После заполнения всех реквизитов в документе нажимаем Записать и Отправить. Дожидаемся положительного протокола со статусом Зарегистрировано.

Для загрузки подготовленного ранее файла МЧД в разделе Уведомления необходимо нажать кнопку Загрузить и выбрать пункт Машиночитаемая доверенность.

Рисунок 5 - Загрузка заранее подготовленной МЧД

В открывшемся окне через форму выбрать файл, добавляем МЧД и файл подписи, нажимаем ОК.

Рисунок 6 - Добавление документов

Таким же образом можно выгрузить и МЧД из программы 1С:Бухгалтерия в программу 1С:Зарплата и Управление персоналом, если в Организации используются две конфигурации для передачи отчетности в контролирующие органы. Соответственно отдельно в каждой из конфигураций не нужно регистрировать МЧД, достаточно выполнить в одной базе и загрузить в другую.

Далее можно приступать к подготовке и отправке Заявления для подвязки подписи доверенного лица в сервисе 1С-Отчетность.