План-фактный бюджет движения денежных средств (БДДС) — это финансовый инструмент, с помощью которого компания может отслеживать и анализировать денежные потоки, сравнивая планируемые и фактические показатели. БДДС позволяет не только видеть, куда направляются средства компании, но и выявлять отклонения от плана, что особенно важно для управления ликвидностью и финансовой устойчивостью бизнеса.
В этой статье мы расскажем, как составляется план-фактный БДДС, зачем он нужен бизнесу и как эффективно использовать его данные для принятия управленческих решений.
Что такое план-фактный бюджет движения денежных средств?
План-фактный бюджет движения денежных средств — это отчет, который сравнивает запланированные денежные потоки с фактическими за конкретный период (месяц, квартал, год). В нем отражены все планируемые поступления и выбытия средств и указаны фактические значения по каждой статье. Обычно отчет строится по трем основным категориям, как и обычный ДДС:
- Операционная деятельность: доходы и расходы, связанные с основной деятельностью компании (выручка, выплаты поставщикам, зарплата).
- Инвестиционная деятельность: покупка и продажа активов (оборудование, недвижимость), инвестиции в развитие.
- Финансовая деятельность: денежные операции с кредитами, займами, дивидендами и прочим финансированием.
Главная особенность план-фактного бюджета заключается в сравнении: отчет позволяет видеть, насколько фактические денежные потоки соответствуют запланированным, и выявлять отклонения, которые могут требовать коррекции.
Как составить план-фактный БДДС?
Для создания план-фактного бюджета движения денежных средств требуется несколько этапов:
- Составление плана
Первым шагом является разработка плана на предстоящий период. Это может быть как бюджет на месяц, так и на год, в зависимости от финансового цикла компании. На этом этапе важно учитывать все предполагаемые поступления и расходы, основываясь на прогнозах продаж, текущих контрактах, графике погашения кредитов и других обязательствах.
- Ведение фактического учета
Параллельно с планом ведется учет фактических поступлений и расходов. Этот учет может вестись в системе управления, например, в 1С, либо в финансовой системе компании. Здесь важно фиксировать данные по каждой статье бюджета, что позволит сопоставлять их с планом.
- Сравнение плановых и фактических данных
Сравнение плана и факта дает возможность выявлять статьи расходов, которые систематически превышают плана этапе формирования отчета происходит сопоставление фактических данных с плановыми. Отклонения записываются и анализируются: положительные отклонения могут говорить о перераспределении ресурсов, отрицательные — о необходимости корректировки.
- Анализ отклонений и принятие решений
После сравнения данных необходимо провести анализ отклонений, выяснить причины и принять решения для устранения недочетов. Например, если фактические расходы на материалы превысили плановые, возможно, это связано с колебанием цен, и компания может рассмотреть пересмотр условий с поставщиками.
Зачем нужен план-фактный бюджет движения денежных средств?
План-фактный БДДС позволяет компании отслеживать, насколько эффективно управляются денежные потоки и насколько точны первоначальные прогнозы. Вот основные цели, которые он помогает достигать:
- Контроль ликвидности и предотвращение кассовых разрывов
БДДС позволяет точно контролировать остаток денежных средств на счетах, чтобы обеспечить выполнение всех обязательств. Важно не только составить план, но и иметь возможность гибко реагировать на изменения и избегать кассовых разрывов. План-фактный бюджет позволяет своевременно заметить, когда компания рискует выйти за рамки бюджета и принять меры.
- Повышение точности планирования
Сравнивая план с фактом, компания получает возможность улучшить свои прогнозные модели, что способствует более точному планированию в будущем. Постоянный анализ отклонений и выявление причин помогает совершенствовать бюджетный процесс и делать его более реалистичным.
- Выявление и устранение неэффективных затрат
Сравнение плана и факта дает возможность выявлять статьи расходов, которые систематически превышают планируемые. Это может говорить о неэффективности и потребовать пересмотра расходов или изменения условий работы с подрядчиками и поставщиками.
- Повышение финансовой устойчивости
Точный учет и анализ отклонений позволяет компании поддерживать финансовую устойчивость даже в условиях экономической нестабильности. БДДС помогает минимизировать риски, позволяя компании оперативно реагировать на изменения в доходах и расходах.
- Обоснование решений для инвесторов и кредиторов
План-фактный бюджет является важным документом для внешних пользователей, таких как инвесторы и кредиторы. Прозрачность в отчетах и умение компании контролировать свои денежные потоки показывает устойчивость и надежность бизнеса, что позволяет укрепить его репутацию.
Как использовать данные план-фактного БДДС?
Чтобы получить максимум пользы от план-фактного бюджета, важно не только сравнивать данные, но и проводить детальный анализ отклонений. Вот несколько рекомендаций по использованию данных БДДС:
- Выделяйте ключевые статьи бюджета
Определите статьи, которые оказывают наибольшее влияние на бюджет, и сфокусируйтесь на них при анализе отклонений.
- Используйте динамику отклонений
Сравнение показателей за разные периоды позволяет видеть тренды и прогнозировать, где могут возникнуть проблемы.
- Анализируйте сезонные колебания
В некоторых отраслях существуют сезонные колебания, и их учет позволит более точно прогнозировать движение денежных средств.
- Повышение финансовой устойчивости
Точный учет и анализ отклонений позволяет компании поддерживать финансовую устойчивость даже в условиях экономической нестабильности. БДДС помогает минимизировать риски, позволяя компании оперативно реагировать на изменения в доходах и расходах.
- Регулярно пересматривайте бюджет
Финансовая ситуация может меняться, и иногда требуется пересмотр бюджета для корректного отражения текущих реалий.
Заключение
План-фактный бюджет движения денежных средств — это мощный инструмент для управления финансами компании. Он позволяет не только контролировать денежные потоки, но и оперативно реагировать на изменения в бизнесе. Постоянное сравнение планируемых и фактических данных помогает принимать обоснованные решения, сокращать издержки и поддерживать финансовую устойчивость компании.
Для многих компаний привлечение аутсорсинговых специалистов является оптимальным решением, так как они могут обеспечить подготовку отчетов и контроль за бюджетами на высоком профессиональном уровне. Это позволяет компании сосредоточиться на основных задачах, доверив управление финансами опытным специалистам.
