Учет персональных данных физических лиц в программе осуществляется в том объеме, который необходим для расчета налогов и взносов с выплат в пользу физических лиц и подготовки регламентированной отчетности. Полный объем персональных данных физического лица хранится в справочнике Физические лица (раздел Зарплата и кадры – Физические лица). Обычно персональные данные физического лица заполняются при приеме его на работу из справочника Сотрудники (раздел Зарплата и кадры – Сотрудники). При этом автоматически устанавливается связь между элементами справочников Физические лица и Сотрудники и данные автоматически заносятся в справочник Физические лица. Вместе с тем, данные в справочник Физические лица могут быть введены, изменены независимо.
Просмотр и редактирование персональных данных физических лиц осуществляется в форме элемента справочника Физические лица. Открыть форму физического лица можно из списка физических лиц справочника Физические лица, в которой укажите:
1. В поле Полное имя – наименование элемента справочника Физические лица. В качестве наименования задается фамилия, имя и отчество физического лица. Наименование элемента справочника используется для отображения в экранных формах программы. По ссылке Склонения можно открыть специальную форму Склонения по падежам и посмотреть, как программа предлагает склонять Ф. И. О. сотрудника. Если предлагаемый программой результат не устраивает, его можно изменить вручную. В дальнейшем в печатных формах будут использоваться данные, указанные в этой форме. По кнопке со стрелкой можно вернуться к предлагаемому программой варианту. Редактирование Ф. И. О. физического лица или регистрация изменений фамилии, имени, отчества, например, в случае замужества, осуществляется в специальной форме ввода Смена ФИО, вызываемой по ссылке Изменить ФИО. При регистрации изменения Ф. И. О. необходимо указать дату, начиная с которой изменяется фамилия (имя, отчество) физического лица (например, дату выдачи паспорта, оформленного на новую фамилию). В случае изменения наименования физического лица в справочнике Физические лица автоматически изменяется наименование соответствующего ему элемента справочника Сотрудники. Историю изменения фамилии, имени, отчества физического лица можно просмотреть и отредактировать по ссылке История ФИО. Следует отметить, что возможен ввод и без отчества физического лица, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность. Если физическое лицо – иностранец, то его фамилию, имя, отчество можно ввести в программу на латинице, как указано в удостоверении личности.
Рисунок 1 – Заполнение Полного имени справочника Физические лица
На закладке Главное укажите следующие данные:
- дата рождения;
- пол;
- ИНН – идентификационный номер физического лица;
- СНИЛС – страховой номер ПФР физического лица;
- место рождения. Ввод сведений о месте рождения осуществляется в специальной форме Место рождения в строгом соответствии с данными документа, удостоверяющего личность по схеме: населенный пункт – район – регион – страна. В форме в отдельных полях укажите: город (село, деревня) (указывается только название без типа населенного пункта), район (указывается без слова “район”), область (“область”, “край” указываются без сокращений; автономные республики или округа указываются общепринятыми сокращениями, например АО), страна места рождения (особенность – для бывших республик СССР реквизит не заполняется). В том случае, если район имел республиканское подчинение, название республики указывается в поле Область. Если невозможно указать адрес по указанной схеме, то устанавливают флажок Особое место рождения. Название места рождения разбивается на части, которые записываются отдельно в строках полей в именительном падеже в соответствии с данными документа, удостоверяющего личность. Информация о месте рождения используется при подготовке анкет для ПФР и т.п.;
- в разделе Гражданство – cведения о гражданстве. По умолчанию считается, что лицо является гражданином России. Для иностранных физических лиц можно указать страну из справочника Классификатор стран мира (ОКСМ), гражданином которой он является в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Если физическое лицо не имеет гражданства, необходимо установить переключатель Лицо без гражданства. В программе хранится история изменений сведений о гражданстве, которую можно просмотреть и отредактировать по ссылке История изменения гражданства, поэтому при вводе сведений о гражданстве в поле Сведения о гражданстве действуют c необходимо указать дату, с которой будет действовать введенная запись.
Рисунок 2 – Заполнение вкладки Главное справочника Физические лица
3. Сведения о документе, удостоверяющем личность, укажите в разделе Документ, удостоверяющий личность. В отдельных полях указываются: вид документа (выбором из справочника Виды документов физических лиц), серия, номер документа, кем выдан документ, дата выдачи, код подразделения выдавшего документ, срок действия документа. Поля заполните в строгом соответствии с данными документа, удостоверяющего личность. Ввод серии паспорта гражданина РФ осуществляется в виде двух групп цифр, разделенных пробелом. В программе хранится история изменения паспортных данных физических лиц, поэтому при вводе сведений о документе, удостоверяющем личность, необходимо указать дату, с которой будет действовать введенная запись (поле Запись действует с). Программа по умолчанию устанавливает дату равной дате выдачи паспорта, но дату в поле Сведения о документе действуют с можно корректировать. Историю изменения паспортных данных физического лица можно просмотреть и отредактировать нажав ссылку Предыдущие удостоверения личности. Нажав на ссылку Все документы можно просмотреть и при необходимости редактировать или создать документы по данному физическому лицу из справочника Виды документов физических лиц.
Рисунок 3 – Заполнение паспортных данных физического лица
4. Установите флажок Дополнять представление, если в организации работают однофамильцы. Это необходимо, чтобы различать их в отчетах и документах.
Рисунок 4 – Дополнение представления
5. На закладке Адреса, телефоны введите контактную информацию физического лица. В форме предусмотрены поля для ввода: адреса проживания, домашнего и рабочего телефона, адреса по прописке, даты регистрации по прописке, адреса места проживания, адреса за пределами РФ, адреса для информирования. По ссылке Заполнить можно указать соответствующий адрес. В форме предусмотрены отдельные поля для ввода страны, индекса, региона, района, города, населенного пункта, улицы, номера дома, владения, домовладения, корпуса, строения, литера, сооружения, участка, квартиры и др.
Сведения в соответствующие поля могут вводиться вручную или выбором из адресного классификатора (для возможности выбора адреса из адресного классификатора необходимо, чтобы классификатор был предварительно загружен в информационную базу, выполнить загрузку классификатора можно по кнопке Еще – Загрузить классификатор на форме ввода адреса. Подробнее о загрузке адресного классификатора смотрите здесь. При ручном вводе адресов следует придерживаться формата классификатора для возможности формирования и сдачи отчетности в налоговые органы и пенсионный фонд с использованием программы. При вводе адреса с использованием классификатора элементы адреса можно выбирать из предложенного перечня – программа автоматически определяет почтовый индекс, соответствующий адресу. Также можно воспользоваться механизмом ввода по строке – ввести в строку первые символы наименования элемента адреса и программой будет предложен выбор из автоматически подобранных вариантов. В форме ввода адреса имеется возможность проверки правильности заполнения адреса. Для этого нажмите на кнопку Проверить заполнение. Программа выдаст сообщение о неправильно заполненных данных или, что адрес введен корректно. При вводе первоначально адреса по прописке программа автоматически заполняет теми же данными адрес места проживания и информирования. При заполнении населенного пункта можно выбрать тип административного деления: муниципальный или административно-территориальный.
Рисунок 5 – Заполнение данных о регистрации физического лица
6. На закладке История работы можно посмотреть информацию о месте работы физического лица, должности, окладе. По ссылке Новое место работы можно оформить прием на работу физического лица.
Рисунок 6 – История мест работы
7. По ссылке Страхование в специальной форме Страхование укажите следующие данные:
- сведения о статусе застрахованного лица. В разделе Статус застрахованного лица по умолчанию предлагается Граждане РФ. Для иностранных физических лиц укажите статус лица в соответствии с представленными документами. В поле Сведения о страховом статусе действуют с укажите месяц и год, с которого действует введенный статус сотрудника. В поле Месяц регистрации изменений (заполняется автоматически и соответствует дате, указанной в поле Сведения о страховом статусе действуют с) при необходимости укажите дату, начиная с которой регистрируется изменение сведений об гражданстве физического лица для исчисления страховых взносов, т.к. при регистрации изменений задним числом может потребоваться перерасчет страховых взносов. По ссылке История изменения сведений о страховом статусе можно посмотреть историю изменения сведений о страховом статусе сотрудника в разные периоды;
- данные об инвалидности. Если физическое лицо является инвалидом I, II или III группы, то для него необходимо ввести сведения об инвалидности. Сведения об инвалидности влияют на расчет страховых взносов в ФСС РФ на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. При расчете страховых взносов с выплат в пользу инвалидов применяются пониженные тарифы страховых взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний с выплат сотрудникам, являющимся инвалидами I, II и III групп (в размере 60% от страхового тарифа (ст. 2 Федерального закона от 22.12.2005 № 179-ФЗ). В разделе Сведения об инвалидности установите флажок Есть справка об инвалидности, в поле Дата выдачи укажите дату выдачи справки об инвалидности, в поле Срок действия укажите срок действия справки (по какое число включительно установлена инвалидность по справке). Также в поле Сведения действуют с укажите месяц года, начиная с которого страховые взносы в отношении выплат сотрудника-инвалида необходимо рассчитывать по пониженному тарифу в ФСС РФ на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, и в поле Месяц регистрации изменений (заполняется автоматически и соответствует месяцу и году, указанному в поле Сведения действуют с) при необходимости указывается дата, начиная с которой регистрируется изменение сведений об инвалидности сотрудника для исчисления страховых взносов (рис. 10). Прервать влияние сведений об инвалидности на расчет взносов можно и вручную, сняв флажок Есть справка об инвалидности и указав в поле Сведения действуют с месяц, начиная с которого взносы необходимо рассчитывать по общему тарифу. Просмотреть и при необходимости отредактировать историю изменения сведений об инвалидности физического лица можно по ссылке История изменения сведений об инвалидности;
- сведения для расчета пособий. В этом разделе укажите особенности стажа, установив переключатель в одно из предложенных положений (Без льгот, Включены периоды военной службы, Подвергся воздействию радиации);
- в соответствии с Федеральным законом от 22.12.2014 № 421-ФЗ для граждан, постоянно проживавших по состоянию на 18 марта 2014 года в Крыму предусмотрен особый порядок исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и на период отпуска по уходу за ребенком. Для применения особого порядка перед назначением и расчетом пособия следует установить флажок Постоянно проживал(а) в Крыму 18 марта 2014 года. С 01.01.2015 на территории Крыма и Севастополя действует механизм, предусматривающий выплату пособий напрямую из ФСС России, а не через работодателя.
Рисунок 7 – Заполнение статуса застрахованного лица
8. По ссылке Налог на доходы (в специальной форме Налог на доходы можно уточнить статус налогоплательщика (физического лица) и дату установления статуса. По умолчанию для каждого физического лица установлен статус Резидент. Статус налогоплательщика влияет на расчет НДФЛ. Историю изменения статуса налогоплательщика можно просмотреть и отредактировать по ссылке История изменения статуса налогоплательщика. Если в поле Статус выбран Нерезидент, работающий по найму на основании патента необходимо заполнить раздел Уведомление на авансовые платежи по патентам.
Рисунок 8 – Статус налогоплательщика
9. Для настройки факсимиле физического лица перейдите по ссылке Подпись. По ссылке Загрузить подпись загрузите предварительно подготовленный отдельный файл с изображением подписи.
Рисунок 9 – Подпись физического лица
10. Дополнительно для элемента справочника Физические лица в программе имеется возможность хранения любых файлов, в том числе изображений, например, отсканированных копий документов физического лица. Вызов формы, из которой осуществляется прикрепление или просмотр прикрепленных к физическому лицу файлов, происходит по кнопке Присоединенные файлы.
11. Для того чтобы иметь возможность работать с персональными данными сотрудника, необходимо получить от него Согласие на обработку ПДн. Для этого нажмите на верхней панели формы элемента справочника Физические лица кнопку Согласие на обработку ПДн. В форме Согласие на обработку ПДн заполните следующие реквизиты согласия – дату получения согласия, данные оператора персональных данных (организация, адрес организации, ответственный за обработку персональных данных). Если установить флажок использования персональных данных субъекта из информационной базы, то табличная часть автоматически заполнится (Ф. И. О., адрес, паспортные данные субъекта). Если переключатель установлен на отсутствие персональных данных в информационной базе, то табличная часть отсутствует. Но данные субъекта можно будет заполнить непосредственно в печатной форме. Для вывода на печать нажмите кнопку Печать. Для печати в формате Microcoft Word, OpenOffice.org Writer или табличного документа 1С:Предприятия используйте соответствующие кнопки (при этом на компьютере должно быть установлено соответствующее приложение). Дополнительно для элемента справочника Физические лица в программе есть возможность хранения любых файлов, например, отсканированных копий документов физического лица, в том числе изображений. Вызов формы, из которой осуществляется прикрепление, просмотр и редактирование прикрепленных к физическому лицу файлов, происходит по кнопке Присоединенные файлы.
Рисунок 10 – Согласие на обработку персональных данных
12. По ссылке Банковские счета по кнопке Создать укажите банковские реквизиты для перечислений физическому лицу.
Рисунок 11 – Банковский счет физического лица
13. Кнопка Записать и закрыть.
Формирование личной карточки
С 1 сентября 2021 года оформление личной карточки необязательно!
Сформировать личную карточку (по форме № Т-2) физического лица на текущую дату можно из карточки сотрудника (раздел Зарплата и кадры – Сотрудники – кнопка Печать – Личная карточка (Т-2)).
Разделы личной карточки формируются по данным, введенным в справочник Физические лица. Раздел III. Прием на работу и переводы на другую работу, раздел VIII. Отпуск, раздел XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения) – по данным, зарегистрированными в информационной базе документами: Прием на работу, Кадровый перевод, Отпуск, Увольнение.
Рисунок 12 – Личная карточка
