Сравнение отчета оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) и отчета «Движение материалов и продукции организаций в производстве»

Регулярное сравнение отчета оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) и отчета «Движение материалов и продукции организаций в производстве» — это не просто “бухгалтерская рутина”, а мощный инструмент контроля целостности данных в вашей системе 1С. Это позволяет поддерживать порядок в учете, предотвращать финансовые потери и принимать верные управленческие решения.

В ERP учёт ведётся в трёх разрезах одновременно:

• Оперативный учёт: Физическое движение на складах (сколько штук?);
• Бухгалтерский учёт: Стоимостное отражение для регламентированной отчётности (сколько рублей?);
• Налоговый учёт: Для расчёта налога на прибыль;

Главная цель сравнения — убедиться, что все хозяйственные операции корректно отразились во всех разрезах учета, и между ними нет расхождений. Это основа для достоверной управленческой и бухгалтерской отчётности.

ОСВ (Оборотно-сальдовая ведомость) – это классический бухгалтерский отчет, который показывает остатки и движение (обороты) по конкретным бухгалтерским счетам на выбранную дату. Источником данных являются проводки, созданные документами в рамках бухгалтерского учета.

ОСВ показывает стоимость материалов на балансе предприятия. Это исходные данные для формирования Бухгалтерского баланса (Форма 1) и Отчета о финансовых результатах (Форма 2). В ОСВ отражаются документы в соответствии с Российскими стандартами бухгалтерского учета, этот отчет отвечает на вопрос “Сколько наши запасы стоят в деньгах?”.

Сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету можно по следующему алгоритму: Регламентированный учет → Бухгалтерский и налоговый учет → Стандартные бухгалтерские отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Отчёт «Движение материалов и продукции организаций в производстве» – это оперативно-управленческий отчёт, отражающий движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в натуральных и стоимостных единицах, основываясь на данных складского учёта. Источником данных являются документы оперативного учёта (Поступление, Перемещение, Требование-накладная, Реализация и т.д.). Этот отчет позволяет контролировать остатки в единицах измерения для отгрузок и производства, анализировать оборачиваемость, выявлять неликвиды, сравнивать остатки с данными инвентаризации, он сфокусирован на физическом движении и оперативной стоимости, даёт ответы на вопросы “Сколько штук пришло/ушло?” и “По какой цене это учтено на складе?”

Сформировать Отчёт «Движение материалов и продукции организаций в производстве» можно по следующему алгоритму: Производство → Отчеты по производству → Внутрицеховой учет → Движение материалов и продукции организаций в производстве.

Отчет «Движение материалов и продукции организаций в производстве» можно сформировать в двух вариантах:

1. Движение материалов и продукции организаций в производстве – отражает данные по конкретной организации;
2. Движение материалов и продукции предприятия в производстве – соответствует управленческому учету и формируется по компании в целом;

Рисунок 1 — Варианты отчета «Движение материалов и продукции организаций в производстве»

При сравнении отчетов не забывайте проверять, чтобы и тот и другой были сформированы за один и тот же период, по одной и той же организации, по одинаковым Кладовым, Подразделениям, Номенклатурам.

Алгоритм сравнения ОСВ с отчетом «Движение материалов и продукции организаций в производстве»

Начинать сравнение ОСВ с отчетом «Движение материалов и продукции организаций в производстве» всегда необходимо со сверки остатков на начало периода. Остаток на начало периода – это конечный остаток предыдущего периода, это соответствует принципу непрерывности учета. Если остаток на начало не совпадает, значит, расхождения были накоплены ранее. Если начальные остатки не равны, то, и все последующие обороты и конечные остатки будут несопоставимы. Нет смысла анализировать обороты текущего периода, пока не “сошлись” входящие остатки. В таком случае необходимо сформировать отчет на более раннюю дату, когда остатки на начало совпадают.

Рисунок 2 — Сравнение отчета ОСВ и отчета «Движение материалов и продукции организаций в производстве»

После того, как установили, что остатки на начало периода совпадают, переходим к анализу оборотов за период. Однако, если период большой (например, месяц или квартал), то найти документ, вызвавший расхождение, может быть сложно из-за большого количества данных. Поэтому мы будем сужать период, чтобы локализовать проблему.

Автоматизация финансовых задач

Система управленческого и финансового учета на базе 1С позволит решить взаимосвязанный комплекс задач, оказывающих существенное влияние на финансовое положение компании

Узнать подробнее

Чтобы не проверять весь период день за днем можно использовать алгоритм бинарного поиска, чтобы найти точную дату возникновения расхождения за минимальное количество итераций.

Шаги проверки

1. Убедимся, что на начало периода (день Д0) остатки совпадают;
2. Установим конечную дату периода (день ДК), на которую остатки не совпадают;
3. Возьмем промежуточную дату (ДП) примерно посередине между Д0 и ДК;
4. Сформируем оба отчета на дату ДП;
5. Если на дату ДП остатки совпадают, то ошибка произошла во второй половине периода (между ДП и ДК). Если не совпадают – в первой половине (между Д0 и ДП);
6. Повторяем шаги 3-5 для выбранного подпериода, пока не локализуем день, в котором произошло расхождение;

После того как мы нашли день, в котором произошло расхождение, мы можем проанализировать все документы за этот день.

Как анализировать документы в найденный день?

1. Сформировать отчет ” Движение материалов и продукции организаций в производстве» за этот день и посмотреть, какие документы проводились;
2. Сформировать ОСВ за этот день (или карточку счета за день) и посмотреть проводки;
3. Сравнить: для каждого документа из отчета “Движение материалов” должны быть соответствующие проводки в ОСВ;

Рисунок 3 — Сравнение отчета ОСВ и отчета «Движение материалов и продукции организаций в производстве»

Если мы находим документ, который есть в одном отчете, но отсутствует в другом, или есть расхождения в суммах/количестве, то это и есть искомый проблемный документ.

Как проверить документ?

1. Открыть документ. Проверить, что он проведен без ошибок;
2. Проверить, что в документе указаны правильные счета учета, количество, суммы;
3. Проверить, что документ не был изменен или отменен после проведения;

Если такой документ найден, необходимо его исправить (или провести, если он не проведен) и перепровести все последующие документы, которые могли зависеть от этого документа.

Исправление ошибок

Если найден непроведенный документ: Проведите его.

Если найдена ошибка в документе: Сторнируйте ошибочный документ и введите правильный. В сложных случаях может потребоваться корректировка обратными документами. Также возможно ошибка в настройке «Счетов учета стоимости номенклатуры» для данной позиции, номенклатурной группы или склада. Материал при проведении ушел на неправильный бухгалтерский счет.

Рисунок 4 — Исправление ошибок

Если проблема в незакрытом месяце: Выполните регламентные операции закрытия за все проблемные периоды, начиная с самого раннего.

Если расхождения старые и трудноисправимые:

• Иногда проще и быстрее провести инвентаризацию, выявить реальные остатки и оформить их как “Ввод начальных остатков” на общую дату, чтобы “обнулить” исторические ошибки и начать с чистого листа, но решение о сбросе остатков и начале с чистого листа должно приниматься только после тщательного анализа всех рисков и, желательно, с привлечением аудитора;

Случаи, когда нельзя или опасно проводить инвентаризацию и ввод остатков для “обнуления” ошибок:

• Наличие налоговых рисков;
• Юридические и договорные последствия;
• Искажение управленческой отчетности;
• Потеря аналитики и истории движения;
• Сложность учета НДС;
• Затраты на проведение инвентаризации;
• Риск новых ошибок;
• Влияние на себестоимость и финансовые результаты;
• Невозможность для некоторых типов учета;
• Проблемы с клиентами и поставщиками;

Во всех случаях «обнуления» остатков необходимо подходить к процессу осторожно и с полным пониманием последствий. Применяйте этот метод только когда другие методы исчерпаны, риски просчитаны, и польза значительно превышает потенциальный вред. В подавляющем большинстве случаев точечное исправление ошибок через корректирующие документы — более безопасный путь.

Методичное (оптимально — ежемесячное) проведение сверки ОСВ и отчета «Движение материалов и продукции организаций в производстве», и в целом управленческого и бухгалтерского учета позволит быстрее и легче закрывать период в конце квартала/года, вовремя обнаружить ошибки в проведении документов, неправильное отражение операций, а в некоторых случаях — и факты мошенничества.

При недостаточной эффективности стандартных отчетов в 1С возможно создание специализированных решений. Разработанные нами индивидуальные отчеты позволят провести детальную сверку данных с учетом специфики ваших бизнес-процессов. Это обеспечит полную прозрачность учета, эффективность контрольных процедур и будет способствовать принятию обоснованных управленческих решений.