При осуществлении деятельности организации часто возникают проблемы с несвоевременным возвратом подписанных первичных документов.
Основными причинами невозврата документов являются:
- отсутствие порядка в работе с документами, потеря документа;
- отсутствие ответственного лица за возврат документов;
- незаинтересованность клиента в возврате документов.
Последствиями невозврата оригиналов первичных документов становятся:
- неуплата товаров и услуг – без документов подтверждающих факт сделки сложно взыскать долг с клиента;
- применение штрафных санкций от налоговых служб – при отсутствии первичных документов или наличии ошибок в заполненных документах компании могут быть привлечены к ответственности и выплате штрафа.
Для упорядочения работы с первичными документами в новой версии системы «1С:ERP Управление предприятием 2» редакции 2.5 добавлен новый функционал. В системе появилась возможность вести учет состояния оригиналов и печатных форм первичных документов.
Рассмотрим работу функционала по учету оригиналов документов по этапам:
- Настройка программы.
- Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов».
- Контроль состояния оригиналов первичных документов из общих журналов документов.
- Отслеживание состояния документов из формы документа и в разрезе печатных форм.
- Пример процесса «Учет состояния оригинала исходящего первичного документа».
1. Настройка программы
Для настройки возможности учета состояния оригиналов первичных документов в системе 1C:ERP пользователь переходит в раздел НСИ и администрирование / Администрирование, выбирает строку Печатные формы, отчеты и обработки.
Рисунок 1 – Раздел «НСИ и администрирование»
В открывшемся окне устанавливает отметку Отслеживание состояний напечатанных документов. Данная настройка включает фиксирование наличия подписанных первичных документов.
Рисунок 2 – Раздел «Печатные формы, отчеты и обработки»
Для настройки перечня состояний оригиналов первичных документов пользователь переходит из раздела НСИ и администрирование / Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки в справочник Состояния оригиналов первичных документов.
Рисунок 3 – Настройка перечня состояний оригиналов первичных документов
В справочнике Состояния оригиналов первичных документов отражается список возможных состояний оригиналов или печатных форм первичных документов:
- Оригинал получен – подписанный оригинал или печатная форма первичного документа есть в наличии.
- Форма напечатана – печатная форма напечатана, но оригинал или печатная форма первичного документа с подписями еще не получены.
- Оригиналы не все – состояние документа, у которого оригиналы печатных форм находятся в разных состояниях. Данное состояние устанавливается автоматически, без возможности ручной корректировки.
- Состояние неизвестно – устанавливается по умолчанию для нового документа.
Рисунок 4 – Справочник «Состояния оригиналов первичных документов»
Для дополнения списка состояния первичных документов пользователь в справочнике Состояния оригиналов первичных документов нажимает кнопку Создать. В открывшемся окне заполняет данные нового состояния документа.
Рисунок 5 – Создание вида состояния оригинала первичного документа
Перечисленные состояния оригинала отображаются в Журнале учета оригиналов первичных документов в выпадающем списке поля Состояние оригинала.
Рисунок 6 – Список состояний первичных документов
2. Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов»
Для учета состояния оригиналов и печатных форм первичных документов предусмотрено рабочее место Журнал учета оригиналов первичных документов. Оно предназначено для просмотра всех документов информационной базы, по которым получены и не получены подписанные оригиналы документов, документы, которые еще не отслеживались. Также для установки отборов и изменения состояния оригинала или печатной формы первичного документа.
Открытие Журнала учета оригиналов первичных документов доступно из разделов:
- Продажи / Оптовые продажи;
- Закупки / Оригиналы первичных документов;
- Склад и доставка;
- Казначейство;
- Финансовый результат и контроллинг.
Рисунок 7 – Список разделов «1С:ERP»
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов предусмотрено два режима отображения.
1. По документам – отражаются виды документов, по которым контролируется информация.
Рисунок 8 – Форма Журнал учета оригиналов первичных документов
2. По печатным формам – отражаются виды документов, первичные документы и печатные формы (при наличии).
Рисунок 9 – Журнал учета оригиналов первичных документов
В рабочем месте «Журнал учета оригиналов первичных документов» предусмотрено выполнение.
1. Установка и изменение текущего состояния оригинала или печатных форм первичного документа. Для этого пользователь в колонке Состояние оригинала нажимает на гиперссылку документа и в выбирает необходимый статус в выпадающем списке.
Рисунок 10 – Способ изменения состояния документа
2. Контроль наличия оригинала первичного документа. Для этого пользователь мониторит признаки документов:
– оригинал документа получен;
– оригинал документа не получен или документ находится в состоянии отличном от «Оригинал получен».
Рисунок 11 – Учет оригиналов первичных документов
3. Изменение состояния документа через установку состояния каждой печатной формы документа. Пользователь переходит по гиперссылке в колонке Состояние оригинала и в выпадающем списке выбирает строку Уточнить по печатным формам.
Рисунок 12 – Учет оригиналов первичных документов по печатным формам
Далее в окне Изменение состояния оригинала документа отдельно по каждому первичному документу изменяет состояние документа.
Рисунок 13 – Форма окна «Изменение состояния оригинала документа»
При установке состояния отдельно по печатным формам, контролируется наличие всех первичных документов. При отсутствии печатной формы из списка, документу присваивается состояние Оригиналы не все.
Рисунок 14 – Форма списка «Журнал учета оригиналов первичных документов»
Присвоение окончательного состояния «Оригинал получен» можно следующим образом:
- нажать на гиперссылку в колонке «Состояние оригинала» и выбрать в списке строку «Оригинал получен»;
- нажать на пиктограмму , изменив ее цвет на .;
- сканировать штрихкод бумажного документа (если в системе используется подключаемое оборудование).
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов фиксируется информация о последних изменениях документа, а именно об авторе изменения и дате последнего изменения.
Например, если пользователем была перезапущена печать печатной формы документа, то дата последнего изменения будет зафиксирована как для документа, так и для печатной формы.
Рисунок 15 – Учет последних изменений оригиналов первичных документов
В списке Журнал учета оригиналов первичных документов предусмотрены отборы по Состоянию оригинала, Организации и Автору изменения.
Рисунок 16 – Список отборов в Журнале учета оригиналов первичных документов
3. Контроль состояния оригиналов первичных документов из общих журналов документов
В системе настроена возможность учета наличия оригиналов первичных документов и контроль состояния оригиналов первичных документов не только из рабочего места Журнал учета оригиналов первичных документов, но и в списках документов (например, «Документы продажи (все)», «Документы закупки (все)»).
В формах списка документов добавлена Колонка Состояние оригинала, которая отражает текущее состояние оригинала первичного документа. Пользователь может изменить состояние документа, нажав на гиперссылку в колонке Состояние оригинала и выбрать состояние в списке выбора.
Рисунок 17 – Форма списка «Документы продажи (все)»
Также добавлена колонка с признаками состояния документа: оригинал получен или не получен (или находится в других состояниях).
Рисунок 18 – Колонка состояния документов продажи
4. Отслеживание состояния документов из формы документа и в разрезе печатных форм
При создании нового документа система автоматически присваивает состояние документа Состояние оригинала неизвестно.
Для изменения состояния оригинала или печатных форм пользователь переходит по гиперссылке в документе и выбирает необходимое состояние в списке выбора.
Рисунок 19 – Форма документа «Реализация товаров и услуг»
При отслеживании наличия оригиналов документа в разрезе нескольких печатных форм, пользователь может установить или изменить состояние документа отдельно по печатным формам.
Пользователь переходит по гиперссылке в документе и в списке выбора выбирает строку Уточнить по печатным формам.
Рисунок 20 – Форма документа «Реализация товаров и услуг»
В форме окна Изменение состояния оригинала документа отражаются все возможные печатные формы для данного типа документа.
Рисунок 21 – Форма окна «Изменение состояния оригинала документа»
Пользователь отдельно по каждой печатной форме указывает значение в колонке Состояние оригинала, выбрав в выпадающем списке необходимое значение.
Рисунок 22 – Форма окна «Изменение состояния оригинала документа»
При установке отметки Показать отслеживаемые печатные формы будут отсортированы по установленному состоянию документа.
Рисунок 23 – Изменение состояния оригинала документа – сортировка по состоянию
Если необходимая печатная форма отсутствует в списке (например, для входящего документа), пользователь может самостоятельно ее добавить. Для этого в окне Изменение состояния оригинала документа пользователь переходит по гиперссылке Добавить свою и указывает наименование печатной формы.
Рисунок 24 – Добавление новой печатной формы
5. Пример процесса «Учет состояния оригинала исходящего первичного документа»
Пользователь выполняет поиск необходимого документа в списке документов Документы продажи (все) или Журнал учета оригиналов первичных документов.
По умолчанию для документа установлено состояние Неизвестно.
Рисунок 25 – Форма окна «Документы продажи (все)»
Далее пользователь запускает печать документов, в форме документа нажимает кнопку Печать, выбирает строку Комплект документов с настройками. В окне Печать комплекта документов выбирает необходимые документы и отправляет на печать.
Рисунок 26 – Форма окна «Печать комплекта документов»
После печати система присваивает каждой печатной форме, а также документу Реализация товаров и услуг, состояние Форма напечатана.
Рисунок 27 – Форма списка «Документы продажи (все)»
Измененное состояние указывается в списке документов, а также в форме документа Реализация товаров и услуг.
Рисунок 28 – Форма документа «Реализация товаров и услуг»
Далее документ передается на подпись клиенту. Для отражения данного этапа пользователь устанавливает соответствующее состояние документа, например Передано курьеру.
Рисунок 29 – Форма списка «Журнал учета оригиналов первичных документов»
После подписания клиентом оригиналов документов и печатных форм пользователь вносит изменения отдельно по каждой печатной форме первичного документа.
При отсутствии хотя бы одного оригинала печатной формы, документу присваивается состояние Оригиналы не все.
Рисунок 30 – Форма окна «Изменение состояния оригинала документов»
Общее состояние документа или печатных форм можно проверить по группировке По печатным формам из рабочего места Журнал учета оригиналов первичных документов.
Рисунок 31 – Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов»
При получении всех оригиналов печатных форм первичного документа пользователь устанавливает состояние Оригинал получен.
Рисунок 32 – Рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов»
После этого документ по умолчанию примет окончательное состояние Оригинал получен.
