Нумерация документов/справочников 1С состоит из четырех символов префикса (если он включен) и самого номера. Номер отображает порядковый шифр, а также дату и время. Каждый номер присваивается программой автоматически. Создание документа с одинаковым номером невозможно: при сохранении в журнале программа задает документу номер, следующий по порядку. Номер документов соответствует такому формату:
AABB-СС000123
где:
- АА – префикс организации;
- ВВ – префикс информационной базы;
- СС – дополнительный пользовательский префикс;
- 000123 – номер документа по порядку.
Префиксы – набор символов, которые указываются перед номерами документов в программе. В случае ведения учета по нескольким организациям позволяют нумеровать документы по каждой организации в отдельности. В печатных формах документов префиксы не отображаются, т.к. наименование организации и так отображается в печатной форме документа и печать отдельного идентификатора организации не требуется.
Префикс включается в состав номера документа при создании документов по организации. Состоит из одного или двух символов – цифр или букв.
Если префикс не установлен у нескольких организаций (или у нескольких организаций задан общий префикс), то для этих организаций будет использоваться общая нумерация при формировании номеров документов одного вида.
Задать префикс организации необходимо до начала ввода первичных документов. Префикс отображается только в документах, созданных после указания префикса.
Рисунок 1 – Примеры нумерации документов с использованием префиксов и без
На скриншоте выше отображены примеры нумерации документов с использованием префиксов и без. Разберем их отдельно.
Документ «0000-000065». По этой нумерации можем определить только порядковый номер документа – «65». Префикс организации не установлен, поэтому он принимает значение «00» (ноль-ноль).
Документы «МС00-000001». Префикс «МС» указывает на то, что оба документа были проведены по одной и той же организации. Порядковый номер у обоих документов одинаковый – «1». Но виды документов разные. Первый документ (за 27.11.2018) – приобретение товаров и услуг. Второй (за 30.11.2018) – приобретение услуг и прочих активов. Соответственно, если мы проведём ещё один документ, к примеру, приобретения товаров и услуг по этой же организации, то автоматический номер этого документа будет – «МС00-000002».
Создание префикса организации
Необходимо перейти в меню НСИ и администрирование – НСИ – Организации.
Рисунок 2 – Меню Организации
Создаём новую организацию, кликая по кнопке Создать или выбираем существующую из списка ниже.
Рисунок 3 – Создание или выбор организации
Вводим значение префикса в поле Префикс.
Устанавливаем такое значение префикса, которое поможет идентифицировать документ. Например, для организации «Зимний сад» логично применить префикс «ЗС». А для организации «Металл-Сервис» – «МС».
Рисунок 4 – Префикс организации «Зимний сад»
Рисунок 5 – Префикс организации «Металл-Сервис»
Создание документов с префиксами организаций
Создадим документы закупок (можно документы продаж, суть та же), в нумерации которых отобразятся префиксы организаций. Переходим в Закупки – Документы закупки (все) и кликаем по кнопке Создать.
Рисунок 6 – Создание документа закупки
Обратите внимание, в документах, созданных ДО введения префикса в форму организации, префикс не отображается. Вместо него – «00» (ноль-ноль).
Выбираем необходимый вид документа с открывшегося списка.
Рисунок 7 – Виды документов
Например, мы выбрали документ Приобретение услуг и прочих активов. Заполняем обязательные поля Поставщик, Организация, а так же добавляем статью затрат на вкладке Расходы и прочие активы. Вносим все необходимые дополнительные сведения. Записываем документ. Номер документа формируется автоматически.
Рисунок 8 – Приобретение услуг и прочих активов
Как видим, документ приобрел заданный нами префикс «ЗС».
