Без ввода остатков по каждому разделу учета не представляется возможным вести полноценный учет данных. Основное назначение ввода начальных остатков – перенос данных о состоянии предприятия на момент начала ведения учета в новую информационную базу с целью формирования собственного капитала. Если организация начинает работу в информационной базе с момента своего создания, ввод остатков не требуется.
Основные разделы по вводу остатков в учетной системе 1С:ERP:
- Складские остатки.
- Денежные остатки.
- Взаиморасчеты.
Ввод начальных остатков важно заполнять прошлым периодом! Обычно это конец предыдущего года или квартала. Это связано с требованиями регламентированной отчетности.
Ввод начальных остатков на складе
Для введения начальных остатков (активы) пользователь переходит на вкладку Начальное заполнение в разделе НСИ и администрирование.
Рисунок 1 – Раздел «НСИ и администрирование»
Пользователь в этом разделе выбирает Документы ввода начальных остатков.
Рисунок 2 – Раздел «Начальное заполнение»
В открывшейся форме Документы ввода начальных остатков, пользователь выбирает организацию, в которой требуется ввести начальные остатки и нажимает на кнопку Создать.
Рисунок 3 – Форма «Документы ввода начальных остатков»
В пустой форме Ввод начальных остатков собственных товаров (создание) необходимо заполнить поле ввода Склад, и сразу требуется поставить дату предыдущего года или квартала. Далее нужно заполнить, каким товарам нужно ввести начальный остаток.
Рисунок 4 – Форма «Создание ввода начальных остатков собственных товаров»
Пользователь выбирает Наименование товара и вводит количество единиц лежащего на складе.
Рисунок 5 – Форма «Ввод количества»
Внизу формы Подбор товаров в ввод остатков есть таблица, в которой можно просмотреть выбранные товары и после проверки нужно нажать Перенести в документ.
Рисунок 6 – Форма «Подбор товаров в ввод остатков»
Далее необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть.
Рисунок 7 – Форма «Ввод начальных остатков собственных товаров»
Для просмотра изменений складских запасов можно воспользоваться отчетом Остатки и доступность товаров. Пользователь переходит в раздел Склад и доставка и выбирает Отчеты по складу.
Рисунок 8 – Раздел «Склад и доставка»
В разделе Отчет по складу нужно выбрать Остатки и доступность товаров.
Рисунок 9 – Раздел «Склад и доставка»
В отчете пользователь ставит отбор по складам. Таким образом можно увидеть, что остатки были действительно зафиксированы.
Рисунок 10 – Отчет «Остатки и доступность товаров»
Чтобы посмотреть, как сформировались данные по стоимости, пользователь открывает раздел Финансовый результат и контроллинг и выбирает Отчеты по финансовому результату.
Рисунок 11 – Раздел «Финансовый результат и контроллинг»
В строке Себестоимость запасов выбирает Себестоимость товаров организаций.
Рисунок 12 – Раздел «Отчеты по финансовому результату»
В отчете Себестоимость товаров организаций пользователь делает отбор по организациям, и может посмотреть введенный начальный остаток и его себестоимость.
Рисунок 13 – Отчет «Себестоимость товаров организаций»
Контроль взаиморасчетов с поставщиками
Очень важно понимать, что после ввода начальных остатков по активам необходимо обязательно сбалансировать их пассивами. Например, если активы у нас на 20000 рублей, то и пассивы должны быть на 20000 рублей. Если не соблюдается баланс, значит учет ведется некорректно.
Основные разделы по пассивам это:
- Взаиморасчеты с поставщиками (рассмотрим далее на примере).
- Взаиморасчеты с покупателями.
- Взаиморасчеты с сотрудниками.
- Взаиморасчеты с учредителями.
- Задолженность по налогам.
Для того, чтобы проверить контроль баланса ввода начальных остатков, необходимо снова обратиться к форме «Документы ввода начальных остатков» (см. рис. 1-3). Внизу пользователю нужно перейти по гиперссылке Контроль баланса ввода остатков.
Рисунок 14 – Форма «Документы ввода начальных остатков»
В отчете Контроль ввода баланса пользователь выбирает нужную ему Организацию и нажимает на кнопку Сформировать. В итоге будет видно, что есть нарушение баланса по активам на определенную сумму денег. Необходимо сбалансировать, а именно – ввести остатки по пассивам.
Рисунок 15 – Отчет «Контроль ввода остатков»
Для погашения задолженности пользователь переходит обратно на Документы ввода начальных остатков и выбирает в папке Расчеты с партнерами пункт Задолженность перед поставщиками и создает документ.
Рисунок 16 – Форма «Документы ввода начальных остатков»
Важно, чтобы дата была выставлена корректно (конец прошлого года, квартала). Далее пользователю необходимо указать поставщика и в табличной части указать значение долга и дату платежа (необходимо для планирования оплаты). После этого нажать на кнопку Провести и закрыть.
Рисунок 17 – Форма «Ввод начальных остатков задолженности перед поставщиками»
Далее пользователю необходимо выполнить процедуру закрытия месяца, чтобы данные в отчете Контроль ввода остатков были видны. Процедура Закрытие месяца находится в разделе Финансовый результат и контроллинг.
Рисунок 18 – Раздел «Финансовый результат и контроллинг»
Пользователь закрывает месяц за который вводит начальные остатки, выбирает нужную «Организацию» и нажимает на «Выполнить операции».
Рисунок 19 – Форма обработки «Регламентные операции по закрытию месяца»
После того, как месяц закрыт корректно, в том числе по регламентированному учету, мы можем сформировать отчет по контролю ввода остатков. Пользователь выбирает нужную Организацию и нажимает на кнопку Сформировать.
Рисунок 20 – Отчет «Контроль ввода остатков»
После всех этих действий можно увидеть, что баланс не нарушен. Таким образом, после ввода начальных остатков нужно обязательно проконтролировать, что в системе не нарушен баланс. Также пользователям нужно периодически проверять контроль ввода остатков, потому что обработка Регламентные операции по закрытию месяца не будет выполнять контроль баланса, даже если пользователь нарушит его.
