Ввод начальных остатков в 1С

Без ввода остатков по каждому разделу учета не представляется возможным вести полноценный учет данных. Основное назначение ввода начальных остатков – перенос данных о состоянии предприятия на момент начала ведения учета в новую информационную базу с целью формирования собственного капитала. Если организация начинает работу в информационной базе с момента своего создания, ввод остатков не требуется.

Основные разделы по вводу остатков в учетной системе 1С:ERP:

• Складские остатки.
• Денежные остатки.
• Взаиморасчеты.

Ввод начальных остатков важно заполнять прошлым периодом! Обычно это конец предыдущего года или квартала. Это связано с требованиями регламентированной отчетности.

Ввод начальных остатков на складе

Для введения начальных остатков (активы) пользователь переходит на вкладку Начальное заполнение в разделе НСИ и администрирование.

Рисунок 1 - Раздел «НСИ и администрирование»

Пользователь в этом разделе выбирает Документы ввода начальных остатков.

Рисунок 2 - Раздел «Начальное заполнение»

В открывшейся форме Документы ввода начальных остатков, пользователь выбирает организацию, в которой требуется ввести начальные остатки и нажимает на кнопку Создать.

Рисунок 3 - Форма «Документы ввода начальных остатков»

В пустой форме Ввод начальных остатков собственных товаров (создание) необходимо заполнить поле ввода Склад, и сразу требуется поставить дату предыдущего года или квартала. Далее нужно заполнить, каким товарам нужно ввести начальный остаток.

Рисунок 4 - Форма «Создание ввода начальных остатков собственных товаров»

Пользователь выбирает Наименование товара и вводит количество единиц лежащего на складе.

Рисунок 5 - Форма «Ввод количества»

Внизу формы Подбор товаров в ввод остатков есть таблица, в которой можно просмотреть выбранные товары и после проверки нужно нажать Перенести в документ.

Рисунок 6 - Форма «Подбор товаров в ввод остатков»

Далее необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть.

Рисунок 7 - Форма «Ввод начальных остатков собственных товаров»

Для просмотра изменений складских запасов можно воспользоваться отчетом Остатки и доступность товаров. Пользователь переходит в раздел Склад и доставка и выбирает Отчеты по складу.

Рисунок 8 - Раздел «Склад и доставка»

В разделе Отчет по складу нужно выбрать Остатки и доступность товаров.

Рисунок 9 - Раздел «Склад и доставка»

В отчете пользователь ставит отбор по складам. Таким образом можно увидеть, что остатки были действительно зафиксированы.

Рисунок 10 - Отчет «Остатки и доступность товаров»

Чтобы посмотреть, как сформировались данные по стоимости, пользователь открывает раздел Финансовый результат и контроллинг и выбирает Отчеты по финансовому результату.

Рисунок 11 - Раздел «Финансовый результат и контроллинг»

В строке Себестоимость запасов выбирает Себестоимость товаров организаций.

Рисунок 12 - Раздел «Отчеты по финансовому результату»

В отчете Себестоимость товаров организаций пользователь делает отбор по организациям, и может посмотреть введенный начальный остаток и его себестоимость.

Рисунок 13 - Отчет «Себестоимость товаров организаций»

Контроль взаиморасчетов с поставщиками

Очень важно понимать, что после ввода начальных остатков по активам необходимо обязательно сбалансировать их пассивами. Например, если активы у нас на 20000 рублей, то и пассивы должны быть на 20000 рублей. Если не соблюдается баланс, значит учет ведется некорректно.

Основные разделы по пассивам это:

• Взаиморасчеты с поставщиками (рассмотрим далее на примере).
• Взаиморасчеты с покупателями.
• Взаиморасчеты с сотрудниками.
• Взаиморасчеты с учредителями.
• Задолженность по налогам.

Для того, чтобы проверить контроль баланса ввода начальных остатков, необходимо снова обратиться к форме «Документы ввода начальных остатков» (см. рис. 1-3). Внизу пользователю нужно перейти по гиперссылке Контроль баланса ввода остатков.

Рисунок 14 - Форма «Документы ввода начальных остатков»

В отчете Контроль ввода баланса пользователь выбирает нужную ему Организацию и нажимает на кнопку Сформировать. В итоге будет видно, что есть нарушение баланса по активам на определенную сумму денег. Необходимо сбалансировать, а именно - ввести остатки по пассивам.

Рисунок 15 - Отчет «Контроль ввода остатков»

Для погашения задолженности пользователь переходит обратно на Документы ввода начальных остатков и выбирает в папке Расчеты с партнерами пункт Задолженность перед поставщиками и создает документ.

Рисунок 16 - Форма «Документы ввода начальных остатков»

Важно, чтобы дата была выставлена корректно (конец прошлого года, квартала). Далее пользователю необходимо указать поставщика и в табличной части указать значение долга и дату платежа (необходимо для планирования оплаты). После этого нажать на кнопку Провести и закрыть.

Рисунок 17 - Форма «Ввод начальных остатков задолженности перед поставщиками»

Далее пользователю необходимо выполнить процедуру закрытия месяца, чтобы данные в отчете Контроль ввода остатков были видны. Процедура Закрытие месяца находится в разделе Финансовый результат и контроллинг.

Рисунок 18 - Раздел «Финансовый результат и контроллинг»

Пользователь закрывает месяц за который вводит начальные остатки, выбирает нужную «Организацию» и нажимает на «Выполнить операции».

Рисунок 19 - Форма обработки «Регламентные операции по закрытию месяца»

После того, как месяц закрыт корректно, в том числе по регламентированному учету, мы можем сформировать отчет по контролю ввода остатков. Пользователь выбирает нужную Организацию и нажимает на кнопку Сформировать.

Рисунок 20 - Отчет «Контроль ввода остатков»

После всех этих действий можно увидеть, что баланс не нарушен. Таким образом, после ввода начальных остатков нужно обязательно проконтролировать, что в системе не нарушен баланс. Также пользователям нужно периодически проверять контроль ввода остатков, потому что обработка Регламентные операции по закрытию месяца не будет выполнять контроль баланса, даже если пользователь нарушит его.