Оформление авансового отчета в программе 1С Комплексная автоматизация 2.4

В 1с КА 2.4 реализован механизм, позволяющий учитывать денежные средства, которые были выданы подотчетному лицу. Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах, ранее выданных авансом. Авансовые отчеты – документы первичного учета, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм.

Предусмотрена возможность двухэтапного ввода информации о потраченных суммах в документе Авансовый отчет, где документу соответствуют статусы: Подготовлено и Утвержден.

Первый этап работы с авансовым отчетом выполняет подотчетное лицо, второй – бухгалтер по работе с подотчетными лицами.

Чтобы включить эту функцию в программе необходимо зайти в разделе НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов и указать галочку Статусы авансовых отчетов.

Рисунок 1 – Настройки статусов авансовых отчетов

Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом. Подотчетные лица заполняют в форме авансового отчета информацию о фактически израсходованных суммах с предоставлением документов, подтверждающих произведенные расходы.

В программе 1С:КА 2.4 предусмотрено создание авансовых отчетов сотрудником самостоятельно, и создание авансового отчета для утверждения его другим сотрудником (например, бухгалтером). Авансовый отчет, который не нужно утверждать создается через функционал авансового отчета без учета статусов.

Если в организации ведется учет заявок на расход денежных средств, то необходимо включить нужные настройки в программе. Для этого нужно зайти в раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов – Заявки на расходование денежных средств. При включенных данных настройках необходимо предварительно оформлять документ Заявка на расходование ДС с типом операции Выдача подотчетнику.

В документе Авансовый отчет (раздел Казначейство - Подотчетники) есть возможность заполнить информацию о произведенных подотчетным лицом расходах денежных средств, это можно сделать с помощью кнопки Заполнить полученными авансами, которая находится на закладке Расходы.

На закладке Основное указывается основная информация по документу, дата, номер документа, подотчетное лицо и организация. Также можно указать комментарий и подразделение.

Рисунок 2 – Закладка Основное в документе Авансовый отчет

На закладке Оплата поставщикам можно указать информацию об оплатах поставщику. Расходование подотчетным лицом выданных ему средств на расчеты с поставщиками (аванс или оплата купленных у поставщика товаров.

На закладке Закупка, при условии включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета, есть возможность указать приобретенные активы, оформленные документом Приобретение товаров и услуг, а также Поступление денежных документов. Если функциональная опция включена, то печать авансового отчета в части расходов, отраженных в самом документе Авансовый отчет, а также закупок, проведенных документами Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов, производится в самом документе Авансовый отчет.

Рисунок 3 – Закладка Закупки в документе Авансовый отчет

На закладка Оплата поставщикам и Закупки по кнопке Подобрать можно заполнить строки по приобретениям товаров и услуг и денежных документов.

Удаление строки из табличной части закладки Закупки отвязывает документ закупки от авансового отчета.

В программе 1с КА 2.4 есть возможность создания документов закупки отдельно. В документах закупки с видом хоз.операции Закупка через подотчетное лицо появляется возможность включить документ закупки в авансовый отчет. Выполняется это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.

Рисунок 4 – Документ Приобретение товаров и услуг