Создание наименования номенклатуры и характеристики по шаблону

При работе с большим ассортиментом товаров пользователи сталкиваются с огромным количеством наименований и характеристик продукции. Автоматизировать ввод этой информацию позволяется фукционал шаблонов. Также шаблоны наименований номенклатуры и характеристик используются для:

• систематизации и упорядочивания справочника «Номенклатура»;
• ускорения процесса ввода номенклатуры;
• исключения ошибок в наименовании при вводе.

Одному товару в системе 1С должна соответствовать только одна запись номенклатуры. Но при вводе данных могут возникнуть ошибки.

Когда один из одинаковых товаров закончится, Пользователь не сможет реализовать товары. В системе будут возникать ошибки о недостатках товара на складе. При этом, отчет «Ведомость по товарам на складах» отражает наличие товаров. Но отчет показывает остатки другого товара - дубля.

Дублирующиеся позиции номенклатуры приводят к увеличению складских запасов и неликвидных товаров.

Рисунок 1 - Дубли в отчете «Ведомость по товарам на складах»

Для исключения ошибок в задвоении позиций номенклатуры и их последствий необходимо использовать шаблоны наименований. Их использование позволяет создать правила, по которым наименование номенклатуры и характеристики будут формироваться автоматически, с учетом реквизитов.

Создание шаблонов наименований выполняется по этапам:

1. Создание вида номенклатуры.
2. Настройка шаблона наименования характеристики.
3. Настройка шаблона наименования номенклатуры.

Шаблоны наименований задаются отдельно для наименования номенклатуры, характеристики и для вариантов наименования, используемых при печати документов.

Этап 1. Создание вида номенклатуры

Для использования шаблонов наименований в системе 1С должен быть заполнен классификатор «Вид номенклатуры».

Вид номенклатуры - это справочник, предназначенный для объединения номенклатуры по общим признакам учета. Он подразумевает в себе ассортиментные группы продаваемых товаров.

Виды номенклатуры объединяют номенклатуру по общим признакам учета:

• тип номенклатуры;
• учет по характеристикам;
• учет по сериям.

Для создания вида номенклатуры Пользователь переходит из раздела «НСИ и администрирование» / «Классификаторы номенклатуры» в «Виды номенклатуры».

Рисунок 2 - Раздел «НСИ и администрирование»

Рисунок 3 - Раздел «Классификаторы номенклатуры»

Открывается список «Виды номенклатуры». Для создания и настройки нового вида номенклатуры Пользователь нажимает кнопку «Создать».

Рисунок 4 - Список «Виды номенклатуры»

Далее Пользователь заполняет необходимые поля на вкладке «Основное»:

1. «Тип номенклатуры» - выбрать из списка по ссылке «указать».
2. «Группа видов номенклатуры».
3. «Группа доступа»
4. «Наименование».
5. «Характеристики» - установить отметку для сохранения повторяющейся информации по данному виду номенклатуры.

Далее необходимо нажать кнопку «Записать».

Рисунок 5 - Создание вида номенклатуры в 1С

Этап 2. Настройка шаблона наименования характеристики

Наименование характеристики формируется на основании заполненных реквизитов характеристики номенклатуры. Для этого Пользователь добавляет дополнительные реквизиты характеристики на вкладке «Доп. реквизиты» для данного вида номенклатуры.

В столбце «Реквизиты характеристик» необходимо нажать кнопку «Добавить» и выбрать строку «Новый для вида».

Рисунок 6 - Дополнительные реквизиты вида номенклатуры

В окне «Дополнительный реквизит (создание)» указывается «Наименование реквизита» и «Тип значения» - «Дополнительное значение» для ввода списка значений.

Для того чтобы дополнительный реквизит при заполнении справочников или документов не оставался пустым, необходимо включить флажок «Заполнять обязательно» на вкладке «Главное» и нажать кнопку «Записать».

Рисунок 7 - Создание дополнительного реквизита характеристики номенклатуры

После записи на вкладке «Значения» становится доступен ввод списка значений дополнительного реквизита. Пользователь нажимает кнопку «Создать» и вводит необходимые поля.

Рисунок 8 - Ввод значений для дополнительного реквизита характеристики номенклатуры

Аналогично добавляются дополнительные требуемые реквизиты.

Рисунок 9 - Ввод дополнительных реквизитов характеристики номенклатуры

Рисунок 10 - Ввод дополнительных реквизитов характеристики номенклатуры

Созданные Пользователем реквизиты отображаются на вкладке «Доп. реквизиты» в столбце «Реквизиты характеристик».

Рисунок 11 - Список созданных реквизитов характеристики номенклатуры

Далее на вкладке «Шаблоны наименований» в разделе «Характеристики» / «Рабочее наименование» Пользователь переходит по ссылке «Изменить».

Рисунок 12 - Вкладка «Шаблоны наименований» вида номенклатуры

Команда запускает редактор формулы наименования. Пользователь создает формулу, добавляя необходимые поля характеристик номенклатуры через разделители.

Для проверки правильности составления формулы можно воспользоваться командой «Проверить формулу». После правильного заполнения Пользователь нажимает кнопку «Сохранить и закрыть».

Рисунок 13 - Редактор формулы шаблона наименования

После выполнения указанных настроек, при создании характеристики номенклатуры в окне «Помощник регистрации новой характеристики» отображаются добавленные дополнительные реквизиты.

Пользователь заполняет их из ранее созданных списков значений. Для создания автоматического наименования нажимает кнопку «Заполнить рабочее наименование по шаблону» и оно будет сгенерировано автоматически.

Рисунок 14 - Помощник регистрации новой характеристики

Аналогично будут создаваться характеристики вида номенклатуры с однотипными шаблонами наименований.

Рисунок 15 - Созданный список характеристик номенклатуры

Этап 3. Настройка шаблона наименования номенклатуры

В карточке Номенклатуры используется 2 вида наименований: «Рабочее наименование» и полное наименование «Наименование для печати».

«Рабочее наименование» - это краткое наименование, которое используется для быстрой визуальной идентификации номенклатуры, для поиска в системе. «Наименование для печати» отображается в печатных формах документов. «Рабочее наименование» и «Наименование для печати» могут отличаться, поэтому шаблоны для них настраиваются отдельно.

Для создания шаблона «Рабочего наименования» номенклатуры Пользователь также создает правило на основе реквизитов номенклатуры. Для этого из вида номенклатуры переходит на вкладку «Шаблоны наименований» и по ссылке изменяет «Рабочее наименование».

Рисунок 16 - Шаблоны наименований вида номенклатуры

В окне «Редактирование формулы» Пользователь создает формулу наименования, добавляя необходимые реквизиты номенклатуры, в т.ч. и дополнительные. Также в наименовании может быть добавлен произвольный текст, который следует писать в кавычках-елочках (« »). Для соединения составных частей наименования используется знак плюс «+».

Для проверки правильности составления Пользователь нажимает команду «Проверить формулу» и после правильного заполнения кнопку «Сохранить и закрыть».

Рисунок 17 - Окно «Редактирование формулы» шаблона наименования номенклатуры

По указанному шаблону будет автоматически сформировано «Рабочее наименование» номенклатуры. В наименовании будут учтены данные реквизитов из созданной формулы.

Рисунок 18 - Карточка номенклатуры

Аналогично настраивается шаблон для «Наименования для печати».

Рекомендуем настроить обязательность использования шаблонов наименований с помощью установки флажков «Запретить редактирование рабочего наименования в карточке номенклатуры» и «Запретить редактирование наименования для печати в карточке номенклатуры». При установке этих настроек становится недоступным редактирование наименования в карточке номенклатуры или характеристик.

Рисунок 19 - Установка запрета редактирования наименований номенклатуры

На конкретном примере мы рассмотрели способ создания шаблонов наименований характеристик и номенклатуры. Установка данных настроек выполняется Администратором. Для одного вида номенклатуры настройка занимает до 5 минут, а в будущем значительно сэкономит время и экономические затраты компании, связанные с исправлением ошибок некачественной информации в системе.