В процессе работы практически каждое предприятие использует денежные документы. Например, компании, сотрудники которых ездят в командировки, не выдают наличные на проездные документы, а заключают договоры с подрядчиками. Оплата проездных билетов происходит по безналичному расчету. Эти кассовые операции не связаны с оборотом наличных денежных средств, а представляют оборот товарно-материальных ценностей. Учет таких операций ведется с помощью Денежных документов.
Денежные документы – это документы, которые имеют оценочную стоимость. Они хранятся в кассе предприятия, приобретены за наличный или безналичный расчет. За наличные денежные средства денежные документы приобретаются через подотчетное лицо.
К денежным документам относятся:
- билеты (ЖД, авиа, проездные и прочие перевозочные документы);
- талоны на бензин;
- путевки на лечение и отдых;
- почтовые конверты и марки;
- сертификаты и т.п.
Перечень денежных документов является открытым. Бухгалтерский учет таких документов ведется на счете 50.03 Денежные документы. Обязательно ведение аналитического учета по видам документов.
В «1С:ERP» 2.5 предусмотрен учет поступления и выбытия денежных документов. Учет ведется в разделе Казначейство → Подотчетники → Денежные документы.
Рисунок 1 – Раздел для работы с денежными документами
Отражение поступления денежных документов
Принятие к учету происходит в журнале Денежные документы непосредственно документом Поступление денежных документов через нажатие кнопки Создать.
Перед созданием документа выбирается вид вид операций-поступлений:
- Поступление от поставщика;
- Поступление от подотчетного лица.
Рисунок 2 – Выбор вида операции при создании поступления денежных документов
Как приведено в примере выше, часто билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника и оплачиваются безналичными денежными средствами, а не выдаются в подотчет сотруднику для наличной оплаты.
Разберем пример оформления операций с денежными документами – покупка и выдача авиабилетов командированному работнику.
При создании документа поступления выбираем вид операции Поступление от поставщика. Заполняем данные о контрагенте, выбираем материально ответственное лицо и указываем статью движения денежных средств.
Рисунок 3 – Заполнение основных данных Поступления денежных документов
Переходим на вкладку Денежные документы в табличную часть. Заходим в Список денежных документов – кнопка Подобрать денежные документы и добавляем данные номенклатуры документа кнопкой Создать. Номенклатуру можно подобрать или создать новую прямо в табличной части документа.
Рисунок 4 – Отражение данных номенклатуры денежных документов
Можно сформировать Приходный ордер соответствующей кнопкой. После проведения документ отображается в журнале. На закладке Движение денежных документов можно увидеть все действия с имеющимися денежными документами.
Рисунок 5 – Движение денежных документов
Отражение выдачи денежных документов
Выдача документов также отражается в журнале Денежные документы кнопкой Оформить. Можно оформить «Выдачу подотчетному лицу», «Возврат поставщику», «Списание на расходы/активы», «Пермещение между МОЛ». Нас интересует оформление Выдачи подотчетному лицу – кликаем по соответствущему полю.
Рисунок 6 – Создание документа Выдача подотчетному лицу
В созданном документе заполняем все недостающие данные. Указываем срок предоставления отчета за выданные материально-производственные ценности в поле Отчитаться. Также есть возможность печати Расходного кассового ордера.
Рисунок 7 – Отображение данных в документе Выдача денежных документов
В случаях, когда билеты приобретались для нескольких сотрудников, выдача в подотчет билетов оформляется отдельными документами по каждому сотруднику.
Важно!
Если между хранением и использованием денежных документов отсутствует временной интервал, то документ, к примеру, полученный сотрудником в кассе поставщика, не относится на 50.03 счет. Он сразу включаются в авансовый отчет.
