Загрузка данных из электронных таблиц в 1С

В информационных базах 1С:Предприятия данные можно загружать из внешних источников. Чаще всего данные загружаются из табличных файлов.

Рассмотрим несколько возможных типовых вариантов загрузки на примере конфигурации «1C:ERP» 2.5.

Если вы хотите разработать «свою» загрузку, то можно расширять варианты загрузок без вмешательства в конфигурацию, например, через подключение внешних обработок.

Обработка Загрузка данных из файла в справочники

В программу 1С:ERP, а также другие типовые конфигурации, реализованные на базе 1С:БСП встроена универсальная обработка Загрузка данных из файла. Она позволяет автоматизировать загрузку данных из внешних файлов в справочники.

Например, у нас есть файл Excel со списком номенклатуры, который нужно загрузить в справочник Номенклатура конфигурации. Обработку Загрузка данных из файла можно открыть через главное меню Функции для технического специалиста – Обработки – Загрузка данных из файла.

Рисунок 1 — Функции для технического специалиста

В открывшемся окне обработки нужно найти справочник Номенклатура и нажать Далее.

Рисунок 2 — Обработка Загрузка данных в справочник

После выбора справочника откроется форма с таблицей. Таблица отражает структуру справочника. Наименование колонки – наименование реквизита справочника.

Загрузку данных в таблицу осуществляется двумя способами: Заполнение таблицы через буфер или Из внешнего файла.

В первом варианте Заполнение таблицы нужно вручную заполнить таблицу или скопировать содержимое файла (или другой таблицы) и вставить в таблицу на форме.

Рисунок 3 — Загрузка данных через Заполнение таблицы

В обработке есть возможность настройки бланка для загрузки. По гиперссылке Изменить бланк можно отметить реквизиты и настроить наименование колонок, их отображение и порядок следования. Обязательные реквизиты уже отмечены и выделены жирным шрифтом.

Рисунок 4 — Изменение бланка

Второй вариант – загрузка Из внешнего файла. Вариант позволяет импортировать данные непосредственно из файла. Импорт возможен только из файлов с расширениями: *.xlsx, *.xls, *.ods, *.csv, *.mxl.

Рисунок 5 — Загрузка данных в справочник из внешнего файла

Обработка позволяет заранее сохранить структуру файла по кнопке Сохранить бланк для заполнения.

Загрузим в нашем примере данные через файл. В файле для загрузки в первой строке файла должны быть указаны названия колонок.

Рисунок 6 — Структура файла для для загрузки

После нажатия кнопки Загрузить таблицу из файла в окне выбора файла нужно выбрать файл для загрузки.

Далее открывается окно Сопоставление загружаемых данных, где можно выбрать действия с сопоставленной и не сопоставленной номенклатурой.

Рисунок 7 — Сопоставление загружаемых данных

В нашем случае оставим настройки как есть по умолчанию и создадим новую номенклатуру кнопкой Загрузить данные.

Следующее окно покажет результат работы обработки.

Рисунок 8 — Результат работы обработки

В справочнике Номенклатура добавился новый элемент, который был загружен из файла.

Рисунок 9 — Новый элемент справочника Номенклатура

Обработка Загрузка товаров из внешних файлов в документ

В последних версиях типовых конфигураций реализована возможность загрузки информации из внешнего файла через буфер обмена в документы закупок и продаж. Рассмотрим пример загрузки товаров в документ Заказ клиента из файла Excel.

Откроем файл, из которого требуется загрузить данные по заказу.

Создадим новый документ Заказ клиента или откроем для редактирования старый. На вкладке Товары нажмем кнопку Заполнить – Загрузить из внешнего файла.

Рисунок 10 — Заполнение заказа клиента

В открывшееся окно загрузки товаров необходимо скопировать колонки в таблицу из файла через буфер обмена. Обязательно должна быть заполнена одна из колонок: Штрихкод, Код, Артикул, Номенклатура. Поиск номенклатуры производится по штрихкоду, коду, артикулу или по рабочему наименованию.

Рисунок 11 — Окно загрузки товаров из внешних файлов

Далее откроется окно для проверки найденной информации.

Рисунок 12 — Окно сопоставления номенклатуры

Если все верно, нужно нажать кнопку Перенести и закрыть. В табличной части заказа добавятся строки, которые мы перенесли из файла.

Рисунок 13 — Добавленные из файла строки в Заказе клиента

Обработка Загрузка цен поставщика из файлов

В конфигурациях 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP существует еще одна встроенная возможность загрузки данных – Загрузка цен поставщика из файлов. Функционал позволяет загружать номенклатуру поставщика с помощью прайс-листа и подробно рассмотрен в инструкции.

Обработка Выгрузка и загрузка данных XML

Универсальная внешняя обработка Выгрузка и загрузка данных XML предназначена для выгрузки данных информационной базы в файл в формате XML. Выгруженный файл можно загрузить в информационную базу с помощью этой же обработки.

Обработка может использоваться только когда информационные базы являются однородными, то есть конфигурации идентичны. Сами данные в базах при этом могут отличаться.

С помощью этой обработки можно создать полную или частичную резервную копию данных или осуществить обмен данными между информационными базами.

Обработка Выгрузка и загрузка данных XML поставляется в составе конфигурации Конвертация данных, редакция 2. Скачать ее можно с сайта 1С или с диска ИТС.

Рассмотрим пример выгрузки и загрузки документов Заказ клиента за определенный период времени.

Зайдем в базу, из которой нужно выгрузить документы. Через меню Файл – Открыть выбирем обработку Выгрузка и загрузка данных XML.

Рисунок 14 — Открытие внешней обработки для выгрузки данных

В открывшемся окне необходимо отметить данные, которые будем выгружать. В нашем случае выберем только документ Заказ клиента. Укажем необходимый Период выгрузки.

Далее нужно выбрать, куда выгружать данные, на клиентский компьютер или в файл на сервере. Если выбрать На клиентский компьютер, выгрузка начинается сразу и после выгрузки можно указать место сохранения выгрузки. При выборе В файл на сервере сначала нужно указать папку для файла. Также можно проставить флаг В формате FastInfoSet (это сжатый формат двоичного кодирования, который обеспечивает более эффективную сериализацию, чем текстовый формат XML).

Рисунок 15 — Настройки выгрузки

После того, как настройки выбраны, нужно нажать кнопку Выгрузить данные. В нашем случае данные выгружаются на клиентский компьютер. После того как данные выгружены, программа предлагает открыть или сохранить файл.

Рисунок 16 — Получение файла выгрузки

Нажимаем Сохранить и указываем путь, где следует сохранить файл.

Для того чтобы загрузить данные из файла, следует в базе, в которую будем загружать документы, открыть обработку также через меню Файл – Открыть.

В обработке загрузка производится на вкладке Загрузка. Вариант загрузки возможен с клиентского компьютера или из файла на сервере. Загрузим данные с клиентского компьютера, флаг настройки загрузки оставляем как есть по умолчанию. Нажмем кнопку Загрузить данные и далее выберем файл XML из которого следует загрузить данные.

Рисунок 17 — Загрузка данных

После загрузки данных программа выведет сообщение об успешной загрузке.

Рисунок 18 — Успешная загрузка данных