Начисление зарплаты сотрудникам и ее учет в затратах в 1С:УНФ. Распределение суммы затрат на ЗП на себестоимость продукции по прямым затратам. Выплата аванса и заработной платы

Начальные настройки, прием сотрудника на работу, настройка начислений

Рассмотрим процесс начисления заработной платы и ее учета в затратах на примере демо-базы конфигурации «1С:Управление нашей фирмой» ред. 1.6.14.86.

Чтобы в программе была возможность начислять заработную плату сотрудникам, необходимо включить следующую функциональную опцию в настройках ведения учета:

Вложенные функциональные опции по ведению штатного расписания, возможности совместительства и начисления НДФЛ и взносов необходимо включить при соответствующей необходимости.

При включенной функциональной опции «Управление персоналом, начисление зарплаты», в меню разделов программы появится раздел «Зарплата».

Откроем список сотрудников:

Справочник предназначен для хранения информации о сотрудниках организации.

Особенностью учета персонала является тот факт, что один и тот же человек (иначе физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, некое физическое лицо может поработать в организации и уволиться, а затем по прошествии некоторого времени снова быть принятым на работу. В этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. Таким образом, в рамках учета персонала мы сталкиваемся с двумя классами тесно связанных объектов учета: сотрудниками и физическими лицами.

Создадим карточку нового сотрудника:

Если галочка «Создать автоматически» установлена, то к созданной карточке сотрудника будет автоматически создана карточка физического лица.

При нажатии на кнопку «Прием на работу» программа предложит заполнить форму для создания соответствующего документа.

Заполним эту форму и нажмем кнопку Далее:

На следующей странице формы необходимо заполнить все виды начислений по сотруднику и указать по какому счету учета затрат будут учитываться эти начисления, например:

После нажатия на кнопку «Готово» программа создала документ «Прием на работу» по сотруднику:

Допустим, счет учета затрат «25.03 Зарплата ИТР» был признан организацией счетом для отражения общепроизводственных затрат и должен распределяться на себестоимость выпущенной в производстве продукции пропорционально прямым затратам. Поэтому в карточке счета необходимо сделать следующие настройки:

Распределение затрат, учитываемых на счете «25.03. Зарплата ИТР» произойдет при операции «Закрытие месяца» на себестоимость выпущенной продукции, причем будет учитываться распределение этих затрат по стоимости материальных затрат, списанных на эту выпущенную продукцию. Таким образом, на более дорогую по стоимости продукцию будет отнесена большая часть распределяемых косвенных затрат по зарплате.

Важное замечание: если на конец месяца в производстве (на производственном подразделении) останется некая часть материальных затрат (есть остаток по счету 20.01), то распределение косвенных затрат, распределяемых по прямым затратам, произойдет не полностью (будет остаток по 25.03 на конец месяца пропорциональный остатку на счете 20.01). Этот остаток будет распределен следующих месяцах.

Материальные затраты (счет 20.01 управленческого плана счетов в демо-версии программы УНФ) – это счет учета затрат номенклатурных позиций, которые являются материалами. При перемещении материала со склада в подразделение (производственное подразделение), количество и себестоимость этого материала будет числиться на счете учета затрат (20.01), пока не будет проведен документ Производство, который спишет эти материалы.

Кроме того, сотруднику Иванов И.И. по количеству выпуска продукции по подразделению назначается премия, равная 5 руб., за каждую единицу выпущенной продукции. Данная заработная плата не является общепроизводственными затратами, а сразу относится на финансовый результат. Тогда в документе «Прием на работу» это начисление необходимо отразить следующим образом:

Счет затрат 90.08.1:

Вид начисления «Премия за выпуск» - это введенный вручную вид начисления, его нет в демо-базе. Программа УНФ позволяет вводить формулы расчета начислений по существующим параметрам расчета, а также определять свои параметры расчета, пользуясь внутренним языком запросов 1С:

Формулу расчета зададим, как произведение Тарифной ставки (заданной для конкретного сотрудника в его документе «Прием на работу») и особого параметра ВыпущеноПродукции, который создадим отдельно:

В поле Источник выберем обороты по регистру «Выпуск продукции»:

После этого выбора все данные и показатели заполняются автоматически:

Таким образом, формула расчета начисления «Премия за выпуск» определяется следующим образом:

Заполнение табеля отработанного времени и начисление заработной платы

Затраты в программе УНФ учитываются по подразделениям. Поэтому важно правильно указывать подразделение при проведении документов возникновения затрат, т.к. при распределении всегда учитывается подразделение, а в нашем случае всегда учитывается подразделение выпуска продукции (подразделение документа Производство, в котором произойдет списание на выпуск материальных затрат).

Заполним Табель по сотрудникам подразделения Производство (цех).

Укажем период, организацию и подразделение и нажмем на кнопку «Заполнить»:

Документ будет заполнен строками по отработанному по умолчанию времени всеми сотрудниками, трудоустроенными по подразделению:

Если необходимо, то можно откорректировать количество отработанных дней по сотруднику.

Теперь создадим документ «Начисление зарплаты» по подразделению «Производство (цех)»:

Заполним период начисления, организацию, подразделение и нажмем на кнопку «Заполнить и рассчитать»:

Документ будет заполнен строками по всем начислениям по всем сотрудникам, трудоустроенным в выбранном подразделении:

Окладная часть заработной платы по сотруднику Иванов Иван Иванович начислена полностью потому, что сотрудник полностью отработал все рабочие дни в месяце. А премия за выпуск продукции была посчитана следующим образом: был определен общий выпуск продукции по производственному подразделению «Производство (цех)» в штуках и полученное количество умножено на 5.

Проверим количество выпущенной продукции по подразделению «Производство (цех)»:

Соответственно, премия за выпуск должна составить 210*5=1050 руб.

Проведем документ «Начисление зарплаты».

Закрытие месяца и распределение затрат

Запустим процедуру закрытия месяца Апрель 2018:

Общепроизводственные затраты были отнесены на себестоимость продукции подразделения «Производство (цех)» и их общая сумма равна 25 000 = 10 869,57+14 130,43.

Причем эти расходы распределены пропорционально прямым затратам, а именно:

На изготовление Фасада с пластиковой кромкой цвета «Вишня» пошло 15 000 руб. прямых затрат, а на фасад с пластиковой кромкой салатового цвета пошло 19 500 руб. прямых затрат

Соответственно, доля распределения на первую продукцию составляет 15 000 / (15 000 + 19500) = 0,4348, а доля распределения на вторую продукцию = 19500 / (15 000 + 19500) = 0,5652.

Значит, на первую продукцию должно быть отнесено затрат по ЗП на сумму 25 000 * 0,4348 = 10 869,57, остальная сумма должна быть отнесена на вторую продукцию (14 130,43).

Сумма затрат на заработную плату по счету 25.03 была распределена полностью в апреле 2018, т.к. на подразделении Производство (цех) на конец этого месяца не осталось материальных затрат (по счету 20.01), т.е. все материалы были списаны в производство.

Сумма той заработной платы, которая должна повлиять на общий финансовый результат, а именно, премии за выпуск, видна в отчетах «Доходы и расходы» и «Прибыли и убытки»:

Выплата фиксированной суммы в качестве аванса, начисление суммы оклада, выплата остатка суммы заработной платы

Допустим, что в организации в качестве аванса выплачивается всегда фиксированная сумма в размере 5000 руб. 20 числа текущего месяца. А оставшаяся часть суммы заработной платы выплачивается 5 числа месяца, следующего за расчетным.

Для того чтобы выплатить аванс, необходимо 20.04.18 создать документ «Платежная ведомость»

Указать период регистрации выплаты, организацию, подразделение и указать, что платежная ведомость создается на Аванс.

Далее нажимаем на кнопку «Заполнить по подразделению». Документ заполняется строками по сотрудникам, трудоустроенным в данном подразделении. Вручную проставляем суммы аванса в 5000 руб. и записываем документ.

Если на основании этой платежной ведомости создать документ «Расход из кассы», то он будет создан с операцией «Зарплата по ведомости»

После проведения этого документа в отчете по расчетам с персоналом мы увидим аванс в платежах сотруднику Иванову Ивану Ивановичу (ранее созданный и проведенный документ Начисление зарплаты за апрель 2018 по подразделению «Производство (цех)» сейчас сделан не проведённым):

При окончании месяца проводим документ по начислению заработной платы за апрель 2018.

После этого в отчете по Расчетам с сотрудниками видим, что задолженность перед сотрудником возросла:

Для организации мероприятий по выплате остатка задолженности перед сотрудниками, создадим «Платежную ведомость» с типом «Зарплата» за период начисления Апрель 2018 по нужному подразделению, и заполним ее остатками по начисленным, но не выплаченным денежным средствам, нажав на кнопку «Заполнить по остаткам»:

Как видим, программа заполнила колонку «К Выплате»:

«Сумма начисленного оклада» минус «Сумма выплаченного аванса».

Для Иванова И.И.: 26 050 – 5 000 = 21 050 руб.

Допустим, остаток заработной платы был выплачен сотрудникам через банковский счет организации.

В отчете по расчетам с персоналом видим, что мы полностью погасили задолженность перед сотрудником Иванов И.И. за период начисления Апрель 2018:

Обороты по колонкам Начислено и Выплачено равны. Конечный остаток задолженности по сотруднику Иванов Иван Иванович равен нулю.