Аналитические отчеты по штатному расписанию для управления кадрами в 1С:ERP

Для успешного ведения бизнеса необходимы удобные инструменты управления. «1С:ERP» 2.5 содержит большое количество отчетов и набор инструментов для настройки и адаптации любого отчета для решения конкретной задачи управления. Рассмотрим подробнее отчеты для удобной работы с кадрами, а именно со штатным расписанием.

Аналитические отчеты при работе со штатным расписанием относятся к оперативным и строятся на основе операционных данных.

Работать с данными штатного расписания можно из раздела Кадры - Кадровые отчеты - Штатное расписание.

Рисунок 1 - Путь к аналитическими отчетам для работы со штатным расписанием

Разберем подробнее возможности и пользу каждого отчета.

Анализ штатного расписания

Этот аналитический отчет показывает позиции штатного расписания. Количество запланированных ставок по должностям в штатном расписании и сколько фактически занято. В отчете видно, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием и фактически используемый объем фонда оплаты труда. Плановый оклад указывается в карточке позиции штатного расписания, а используемый ФОТ берется из документа приема на работу. Выбираем дату, организацию и подразделение при необходимости. Перед формированием отчета можно сделать отбор по состоянию позиций:

• занята;
• временно занята;
• забронирована и другие состояния, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2 - Отчет Анализ штатного расписания - отбор по статусам позиций

Нажимаем Сформировать. Отчет выглядит так, как на рисунке 3.

Рисунок 3 - Аналитический отчет Анализ штатного расписания

Заполненность штатного расписания

В этом отчете отражаются временно освобожденные ставки. Этих данных нет в Анализе штатного расписания. В отчете дана полная информация о занятых и свободных ставках. В отчете видна аналитическая информация по вакансиям. В этом отчете учтены временно освободившиеся ставки.

Рисунок 4 - Отчет по заполненности штатного расписания и наличии не закрытых позиций

Изменение штатного расписания

Данный отчет отражает изменения состава штатных единиц. Выбираем период, за который надо проанализировать изменения штатного расписания, организацию, подразделение при необходимости и нажимаем Сформировать. В Настройках можно сделать отбор по конкретным должностям.

Рисунок 5 - Настройки отчета Изменения штатного расписания, настройки сортировки по должностям

Начисление позиций штатного расписания

Отчет показывает начисления ФОТ по позициям штатного расписания. Под позицией понимается строка штатного расписания – определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. В каждой позиции указывается плановая ставка и % надбавки.

До формирования отчета можно установить отбор по должности, подразделению и по статье финансового учета.

Рисунок 6 - Настройки отчета Начисление позиций штатного расписания

Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию

В этом отчете штатное расписание представлено в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок В колонках указан месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также % надбавки, составляющий этот показатель.

Рисунок 7 - Отчет Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию

Соблюдение штатного расписания

Этот отчет показывает информацию, сколько ставок обозначено в штатном расписании и сколько в итоге фактически занято.

Отчет очень полезен для кадровой службы при контроле исполнения утвержденного штатного расписания. Данная информация доступна как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически программа формирует вывод текущей ситуации, например, «Превышена штатная численность».

Рисунок 8 - Пример отчета по соблюдению штатного расписания

Штатная расстановка

Данный отчет имеет информацию в разрезе сотрудников. Есть плановые данные и фактические. Аналитика ведется в разрезе - Подразделение, Позиция, Сотрудник и Состояние позиции.

Рисунок 9 - Отчет Штатная расстановка

Штатное расписание

Этот отчет есть в двух модификациях:

• штатное расписание (Т-3);
• штатное расписание на подпись.

Это не аналитические отчеты. Они необходимы для утверждения штатного расписания и соблюдения кадровой дисциплины. Отчет показывает, сколько всего ставок запланировано и какой ФОТ предусмотрен – как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей.

Рисунок 10 - Пример отчета Штатное расписание, унифицированная форма

Отчет штатное расписание на подпись имеет дополнительную колонку Описание, которая заполняется из поля Краткое описание карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.

Рисунок 11 - Пример отчета Штатное расписание на подпись

Аналитические отчеты существенно упрощают работу не только кадровой службы. Аналогичные отчеты есть в каждом блоке учета. Начиная от продаж и заканчивая финансами.

Кроме того, 1С:ERP позволяет самостоятельно создавать аналитические отчеты под собственные потребности.