В условиях торговли по предоплате из наличия со склада с четким перечнем товаров, которые поступают на склад в результате его регулярного пополнения до уровня минимальных запасов (а не в результате работы отдела Закупок с постоянным отслеживаем сколько и какого товара необходимо закупить под заказы клиентов и поставить на склад), нет необходимости вносить в программу «1С:Управление торговлей» предварительный заказ клиента. Можно сразу использовать документ «Реализация товаров».
Для начала необходимо настроить программу – установить несколько функциональных опций:
Раздел «НСИ и администрирование – Продажи» – выключаем возможность использования «Заказов клиента»:
Установим возможность использования «Счетов на оплату» и «Статусов реализаций товаров и услуг»:
Будем использовать упрощенный режим планирования оплаты: ведь отгружать клиенту можно только в случае 100% предоплаты.
Задача 1: на склад обращается клиент, который желает выкупить некоторое количество товара. Необходимо зарезервировать этот товар за клиентом и выписать ему Счет на оплату.
Для резервирования товара необходимо оформить документ «Реализация товаров и услуг» со статусом «К предоплате»:
Товарный состав документа:
После проведения документа товар «[ИБП] UPS Powercom RPT-2000AP» будет зарезервирован за этим документом «Реализация товаров и услуг».
Раздел «Склад и доставка – Отчеты по складу». Запускаем отчет «Остатки и доступность товаров»:
Расшифруем резерв другим отчетом: «Поступление и отгрузка товаров»
и увидим, за каким документом числится резерв по товару:
Таким образом, свободное количество товара в наличии уже уменьшено.
Данный проведенный документ «Реализация товаров» нет возможности провести в статусе «Реализовано» из-за отсутствия предоплаты от клиента:
а без этого статуса нет возможности выписать клиенту документы отгрузки: ТОРГ12, счет-фактура выданный или Универсальный передаточный документ:
Для ограничения возможности отгружать товар без предоплаты, необходимо использовать Соглашения с клиентами (раздел «НСИ и администрирование – Продажи» опция «Использование соглашений с клиентами» – включить использование соглашений), в которых будет указан нужный график оплаты:
Также в соглашении должно быть указано, что «Требуется указание договора….», в котором будем настраивать детализацию расчетов.
Выставляем на основании «Реализации товаров и услуг» документ «Счет на оплату»:
Проводим «Счет на оплату» и распечатываем его:
Пока данный Счет на оплату не оплачен, то отчет «Задолженность клиентов» выглядит следующим образом по данному клиенту (можно вызвать отчет из формы документа «Реализация товаров и услуг»):
Этот отчет, вызванный из документа «Реализация товаров и услуг», может выдать только общую сумму долга, без детализации по документам, по которым должен клиент организации. Чтобы смотреть отчет с детализацией по документам, необходимо его запустить из раздела «Продажи – Отчеты по продажам».
Пусть на клиента оформили уже второй документ «Реализация товаров и услуг» со статусом «К предоплате» – на сумму 13 200 руб.
В разделе «Продажи – Отчеты по продажам» вызываем отчет «Задолженность клиентов»:
В отчете необходимо настроить детализацию по объекту расчетов:
Такое разделение задолженности по накладным стало возможным из-за еще одной настройки, которую следует сделать до проведения первых документов по договору с клиентом: в договоре, используемом для оформления накладных, установить детализацию расчетов = «По накладным».
В том случае, если детализация расчетов будет установлена «По договору», отчет по задолженности клиента будет только общим, по договору, без возможности его расшифровки по документам задолженности, т.е. вот таким:
Задача 2: как определить список «сделок-накладных», по которым пришла предоплата и товар по которым можно отгрузить клиенту?
После занесения в программу данных об оплате клиента по счету на оплату, в отчете «Задолженность клиентов» появится информация о нашем долге перед клиентом по определенному документу «Реализация товаров и услуг» (этот документ будем называть «сделкой-накладной»):
Это означает, что можно перевести этот документ «Реализация товаров и услуг» в статус «Реализовано» и сформировать все необходимые регламентированные печатные формы по продаже (УПД, ТОРГ12 и с/ф выданный):
После проведения «Реализации товаров и услуг» в статусе «Реализовано» эта «сделка-накладная» исчезает из отчета «Задолженность клиентов»:
Задача 3: Как снять просроченные резервы со «сделок-накладных», срок хранения резервов по которым прошел?
Допустим, в организации установлен срок действия неоплаченных резервов в три рабочих дня. Следовательно, каждый рабочий день необходимо начинать с освобождения товаров от неактуальных резервов. Из раздела «Продажи – Документы продажи (все)» открываем список документов только по хозяйственной операции «Реализация товаров и услуг» и отбираем этот список по статусу = «К предоплате»:
и все документы, которые оформлены датой более ранней, чем текущая дата минус три рабочих дня, должны быть сняты с проведения:
Таким образом, резервы товаров, оформленных этим документом, будут сняты.
Также список «сделок-накладных», по которым нужно снимать резерв (т.е. снимать эти накладные с проведения), можно получить с помощью отчета «Задолженность клиентов», добавив в нем через кнопку «Настройки – Расширенный» отбор по дате «Объекта расчета». Например, см. рис. выше.
