С 1 января 2023 года датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме. Поэтому удерживать НДФЛ нужно и при выплате аванса, и при расчете за месяц (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Почти весь год (с 23 января по 22 декабря) действует единое правило: если НДФЛ удержан с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, то платить в бюджет нужно до 28-го числа текущего месяца.
Исключений из этого правила два (период с 23 декабря по 22 января):
- если НДФЛ удержан с 1 по 22 января – заплатить нужно не позднее 28 января;
- если НДФЛ удержан с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту учета расчет по форме 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Форма 6-НДФЛ содержит 2 раздела:
- в разделе 1 отражаются суммы НДФЛ по срокам перечисления налога;
- в разделе 2 отражаются обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года;
- приложение № 1 к расчету “Справка о доходах и суммах налога физического лица” (заполняется только при составлении расчета за налоговый период – календарный год). В справке содержатся сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет, и о невозможности удержать налог.
В разделе 1 расчета суммы НДФЛ распределены по сроку перечисления налога. В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражается зарплата или авансы, выплаченные в отчетном периоде, независимо от того, за какой месяц она выплачивается. В разделе 2 нужно отражать выплаты за отчетный период.
Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:
- отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
- введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
- рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.
Формирование отчета:
Откройте программу «1С:Зарплата и управление персоналом», выберете раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность
Рисунок 1 – Раздел 1С-Отчетность в ЗУП.
Нажмите Создать
Рисунок 2 – Создание отчета 6-НДФЛ.
В всплывающем окне выберите вид отчета «6-НДФЛ (с 2021 года)» – нажмите кнопку Выбрать
Рисунок 3 – Выбор формы отчета 6-НДФЛ (с 2021 года).
Выберете Организацию, Период и нажмите Создать
Рисунок 4 – Создание 6-НДФЛ.
Откроется форма отчета, для заполнения отчета нажмите Заполнить, показатели отчета будут заполнены
Рисунок 5 – Заполнение отчета 6-НДФЛ (с 2021 года).
В разделе 1 указываются:
- по строке 010 – код бюджетной классификации по налогу. Формируется отдельный раздел на каждый КБК;
- по строке 020 – обобщенная по всем физическим лицам сумма удержанного налога, подлежащая перечислению в последние три месяца отчетного периода. Значение строки 020 равно сумме значений всех заполненных строк 021-024;
- строки 021-024 заполняются в зависимости от отчетного периода, за который подается расчет;
- по строке 030 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом физическому лицу в последние три месяца отчетного периода, который был ранее излишне удержан;
- по строке 031 – дата, в которую налоговым агентом произведен возврат налога;
- по строке 032 – сумма налога, возвращенная налоговым агентом в дату, указанную в строке 031.
Рисунок 6 – Заполнение 1 раздела формы 6-НДФЛ (с 2021 года).
В разделе 2 указываются:
- по строке 100 – ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога, если налоговый агент (работодатель) выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (отчетного периода) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 2 расчета заполняется для каждой из ставок налога;
- по строке 105 – код бюджетной классификации по налогу;
- по строке 110 – общая сумма дохода (включая налог, вычеты) по всем физическим лицам.
Указываются суммы дохода, которые облагаются НДФЛ полностью и частично. Необлагаемые доходы в этой строке не указываются
- по строке 111 – общая сумма дохода в виде дивидендов;
- по строке 112 – общая сумма дохода по трудовым договорам (контрактам);
- по строке 113 – общая сумма дохода по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);
- по строке 115 – сумма дохода, выплаченная высококвалифицированным специалистам (ВКС) по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПХ);
- по строке 120 – общее количество физических лиц, получивших в отчетном периоде налогооблагаемый доход, в т.ч. по строке 121 – количество ВКС, которым начислены доходы по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПХ);
- по строке 130 – общая сумма предоставленных налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению;
- по строке 140 – общая сумма исчисленного НДФЛ, в том числе по строке 141 – общая сумма исчисленного НДФЛ с доходов в виде дивидендов, по строке 142 – общая сумма исчисленного НДФЛ с доходов в пользу ВКС по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПХ) (в строку включается только НДФЛ с доходов, учтенных в строке 115);
- по строке 150 – общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога;
- по строке 155 – сумма налога на прибыль организаций, зачтенная при расчете НДФЛ с дивидендов;
- по строке 160 – общая сумма удержанного налога;
- по строке 170 – общая сумма налога, которая не была удержана налоговым агентом. По этой строке отражается общая сумма налога, которая не будет удержана налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов, например, в натуральной форме при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме (например, сотрудник уволился). В программе сумма неудержанного налога определяется на дату подписи, указанную на титульном листе отчета;
- по строке 180 – общая сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
- по строке 190 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом физическому лицу, который был ранее излишне удержан. В каком отчетном периоде был возвращен налог, в расчет за такой период он и попадет.
Рисунок 7 – Заполнение 2 раздела формы 6-НДФЛ (с 2021 года).
В Приложении 1 указывается:
- раздел 1: ИНН физического лица, ФИО, статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство, код вида документа, удостоверяющего личность, серия и номер документа;
- раздел 2: ставка налога, по которой облагается доход, КБК, общая сумма дохода, налоговая база, сумма налога исчисленная, сумма налога удержанная, сумма налога перечисленная;
- раздел 3: стандартные, социальные и имущественные вычеты.
Рисунок 8 – Заполнение раздела 1-3 Приложения 1 формы 6-НДФЛ.
- раздел 4: сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога;
- приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода.
Рисунок 9 – Заполнение раздела 4 Приложения 1 формы 6-НДФЛ.
Перед отправкой отчет необходимо проверить. В случае, если данные в форме 6-НДФЛ и в отчетах не сходятся – исправления необходимо вносить в графы формы 6-НДФЛ.
Проверка раздела 1:
В программе для анализа сумм удержанного налога и контроля сроков его уплаты удобно использовать отчеты Удержанный НДФЛ, Контроль сроков уплаты НДФЛ, отчеты находятся в разделе Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам
Рисунок 10 – Проверка раздела 1.
Рисунок 11 – Отчеты Удержанный НДФЛ, Контроль сроков уплаты НДФЛ.
Удержанный НДФЛ
Рисунок 12 – Проверка отчетом Удержанный НДФЛ.
С помощью отчета Проверка разд. 1 6-НДФЛ (с 2021 года) можно проверить правильность заполнения раздела 1 – данные об удержанном в отчетном периоде налоге, отчет находится в разделе Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам
Рисунок 13 – Проверка отчетом Проверка разд. 1 6-НДФЛ (с 2021 года).
Проверка раздела 2:
Для проверки раздела 2 расчета можно воспользоваться отчетом Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками, “Сводная” справка 2-НДФЛ (в расширенной настройке отчета установите флажок Период взаиморасчетов). Отчеты находятся в разделе Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам
Рисунок 14 – Отчет Анализ НДФЛ по месяцам.
Рисунок 15 – Отчет “Сводная” справка 2-НФЛ.
После проверки данных в форме 6-НДФЛ и отчетах необходимо провести проверку контрольных соотношений, для этого в форме 6-НДФЛ нажмите Проверка – Проверить контрольные соотношения, в результате проверки будет сформирован список соотношений, которые необходимо выполнить или информационное сообщение об отсутствии ошибок. Если ошибки есть, то их необходимо устранить и повторно запустить проверку. Выгружать отчет можно после сообщения об отсутствии ошибок в отчете. В противном случае налоговая может не принять отчет с ошибками
Рисунок 16 – Проверка отчета 6-НДФЛ на контрольные соотношения.
После устранения ошибок нажмите Записать и Выгрузить, сохраните отчет в удобное для вас место
Рисунок 17 – Выгрузка отчета 6-НДФЛ для отправки (не через 1С отчетность).
Отправьте 6-НДФЛ
