Правила выдачи денег под отчет

Очень часто при налоговых проверках налоговики выявляют нарушения во взаиморасчетах с подотчетными лицами. Предлагаем вам детально рассмотреть порядок выдачи подотчета чтобы избежать штрафов.

Какую сумму выдать подотчет?

Расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Обязанность разрабатывать положение о расчетах с подотчетными лицами законодательно не закреплена. Однако его наличие позволяет установить общие правила о выдаче и расходованию подотчетных сумм.

Памятка выдачи денег подотчет

1. Оформляем заявление или приказ на выдачу денег.

   Пример приказа:

   

2. Выдаем деньги под отчет.

   Это могут быть наличные средства из кассы предприятия или безналичные, перечисляемые на карту сотрудника или корпоративную карту. При перечислении подотчета на карту в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения — что средства перечислены под отчет.

   Например, «аванс на командировочные расходы», «под отчет на хозяйственные нужды». Код вида дохода не указывают. Наличные в под отчет выдаются по расходному кассовому ордеру (РКО).

   Деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам, но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

3. Утверждаем авансовый отчет.

   Авансовый отчет — первичный документ для учета денежных средств, которые выдали сотрудникам на нужды организации или ИП. В нем подотчетное лицо должно заполнить графы 1–6 оборотной стороны, в которых следует указать:

   • в графе 1 – номера документов (расходов) по порядку;
   • в графах 2–4 – даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные);
   • в графах 5–6 – суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.

   Подотчетное лицо, должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне и привести расшифровку подписи. А также пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в графах 1–6 оборотной стороны авансового отчета, и приложить их к отчету.

   После получения отчета бухгалтер должен проверить:

   • целевое расходование денежных средств;
   • наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;
   • правильность оформления оправдательных документов;
   • правильность подсчета указанных в отчете сумм.

   После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета: на оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.

   Пример авансового отчета:

   

   На лицевой стороне проставляют:

   • номер авансового отчета (указывают при принятии отчета у подотчетного лица одновременно с заполнением расписки);
   • остаток или перерасход предыдущего аванса;
   • сумму полученного подотчетным лицом аванса. Деньги, выданные из кассы и перечисленные на платежную карту, необходимо прописать в разных строках;
   • сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
   • сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
   • сумму остатка или перерасхода подотчетных средств (с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу);
   • бухгалтерские записи.Номера дебета счетов (субсчетов) должны соответствовать номерам счетов (субсчетов), которые указаны в графе 9 оборотной стороны авансового отчета;
   • в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
   • сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).
   

   Заполненный и проверенный отчет подписывает бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель). Авансовый отчет утверждает руководитель.

   Срок утверждения авансового отчета устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).

   Дату утверждения авансового отчета, а также утверждаемую сумму руководитель указывает в шапке отчета и заверяет подписью.

4. Проводим окончательный расчет с подотчетным лицом.

   Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, то компания должна возместить ему перерасход по авансовому отчету.

   Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем.

   Расчет наличными деньгами оформляют расходным кассовым ордером в строке «Основание» нужно прописать:

   «Перерасход по авансовому отчету от ________ № ____..

   На основании РКО вносится запись в кассовую книгу

   Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно и в безналичном порядке, перечислив деньги на его карту. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» нужно указать «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____».

   Факт возмещения перерасхода отражается в авансовом отчете. В нем проставляют сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.

   Если из утвержденного авансового отчета следует, что у сотрудника остался неизрасходованный остаток подотчетной суммы, то его необходимо вернуть.

   Остаток можно внести в кассукомпании наличными. В этом случае операцию оформляют приходным кассовым ордером (ПКО) и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег.

   Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет компании, то рекомендуем подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». Факт возврата остатка фиксируется в авансовом отчете. В нем проставляются сумма возвращенного остатка, а также реквизиты перевода (приходного кассового ордера).

   Сроки отчета:

   Новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя. А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

   ВАЖНО!

   Организациям и ИП необходимо соблюдать порядок ведения кассовых операций. За нарушение этого порядка грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

   • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
   • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

   Если все делать правильно и вовремя, то это убережет вас от штрафов и не вызовет сомнения у налоговой, что денежные средства компании расходуются нерационально.