Установка лимитов денежных средств в 1С:ERP

Казначейство в 1C:ERP и подсистема работы с лимитами - это инструмент, позволяющий эффективно управлять денежными средствами и исключать кассовые разрывы. Чтобы фактические хозяйственные операции не выходили за рамки установленных планов, можно установить ограничения - лимиты по этим операциям.

В прикладном решении «1С:ERP Управление предприятием» 2.4 реализовано два способа лимитирования расходования денежных средств:

• через подсистему Казначейство – «простое» лимитирование.
  • Три аналитики: Организация, Подразделение, статья ДДС.
  • Период задания лимита – месяц.
  • Контроль может быть:
    • «строгий» - запрещающим проведение заявки в случае превышения лимитов;
    • «мягкий» - заявка проводится в любом случае, а превышение или остаток лимитов можно анализировать в отчетах по лимитам.
• через подсистему Бюджетирование – «расширенное» лимитирование.
  • Не более 6 аналитик. Доступны разные аналитические разрезы: Организация, Подразделение, Статья ДДС, Партнер, Контрагент, Договор с контрагентом, пр.
  • Разная периодичность: по дням, по неделям, по месяцам, по кварталам, за год и т.д.
  • Контроль может быть:
    • «строгий» - запрещающим проведение заявки в случае превышения лимитов (основные лимиты, дополнительные лимиты);
    • «мягкий» - заявка проводится в любом случае, а превышение или остаток лимитов можно анализировать в отчетах(информационный лимит).

Два способа взаимно исключают друг друга, одновременное использование невозможно.

I. Лимитирование через подсистему Казначейство

Настройка нормативно-справочной информации

Для использования лимитов через подсистему Казначейство, должна быть отключена функциональная опция Бюджетирование по пути НСИ и администрирование – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование.

Рисунок 1 - Отключение подсистемы Бюджетирование

Для контроля над расходованием денежных средств необходимо включить следующие функциональные опции:

• раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств;
• раздел НСИ и администрирование - Казначейство и взаиморасчеты – По документам лимитов расхода ДС.

Для выбора уровня детализации контроля используются соответствующие функциональные опции:

• раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Лимиты расхода по организации;
• раздел НСИ и администрирование - Казначейство и взаиморасчеты – Лимиты расхода по подразделениям.

Если функциональная опция в разделе НСИ и администрирование - Казначейство и взаиморасчеты – Контролировать превышение лимитов не установлена, то применяется «мягкое» лимитирование, если установлена – «строгое».

Рисунок 2 - Настройка параметров контроля над расходованием денежных средств

Установка лимитов на расходование денежных средств

Установка сумм лимитов производится документом Лимиты расхода ДС.

Лимиты указываются в валюте управленческого учета. В шапке документа указываются организация и подразделение, в разрезе которых будет производиться контроль. Если отключен учет лимитов по этим аналитикам, то документ вводится без них. Лимит задается на месяц.

В табличной части заполняются статьи движения денежных средств, в разрезе которых будет производиться контроль, а также суммы лимитов.

Рисунок 3 - Документ Лимиты расхода ДС

Если по статье движения денежных средств нужно разрешить расходование денежных средств в любом объеме, то необходимо снять соответствующий флаг в столбце Лимит табличной части документа. Это будет соответствовать неограниченному лимиту.

В данном случае статья ДДС «Оплата рекламных услуг» не ограничена. По статьям движения денежных средств, по которым не установлены лимиты или не задан неограниченный лимит, расход денежных средств будет запрещен.

Заявка на расходование денежных средств и исполнение лимитов

Обеспечение контроля над расходованием денежных средств производится с помощью заявок на расходование денежных средств.

В настройках банковского счета организации опция Разрешить списание денежных средств без «заявок на оплату» должна быть отключена.

Рисунок 4 - Настройка банковского счета организации

Для кассы организации – опция Разрешить выдачу денежных средств без «заявок на оплату» должна быть отключена.

Рисунок 5 - Настройка кассы организации

Документ для контроля расхода денежных средств в меню Казначейство - Заявка на расходование ДС.

Рисунок 6 - Заявка на расходование ДС

При проведении документа выполняется контроль лимитов, если заявка находится в статусе Согласована или К оплате. Заявки в статусе Не согласована занимают сумму лимита, если указана статья ДДС. Статья движения денежных средств указывается на закладке Расшифровка платежа.

Рисунок 7 - Статья движения ДС в Расшифровке платежа

Рисунок 8 - Сообщение о превышении лимита

В некоторых случаях возникает необходимость расходования денежных средств сверх установленных лимитов. Для этого предусмотрена опция Сверх лимита в заявке на расходование денежных средств. Доступ к этой возможности разных пользователей можно разграничить правами доступа. Согласование и утверждение заявок, в том числе Сверх лимита, выполняет пользователь с достаточными правами.

Заявка с признаком Сверх лимита не занимает сумму лимита – вся сумма заявки идет сверх лимита.

Рисунок 9 - Расход денежных средств сверх установленных лимитов

Отчет по использованию лимитов

Проанализировать использование лимитов расходования денежных средств можно, используя отчет Казначейство – Отчеты по казначейству – Лимиты расхода денежных средств.

Рисунок 10 - Отчет по использованию лимитов на расходование денежных средств

Отчет выводится по месяцам, содержит информацию по заданным лимитам, фактическим суммам, проведенным по заявкам в рамках лимита, а также сверх лимита.

Также выводится информация об остатке неиспользованного лимита или о его перерасходе с указанием процента расхода лимита.

II. Лимитирование через подсистему Бюджетирование

Настройка нормативно-справочной информации

Для использования лимитов через подсистему Бюджетирование, должна быть включена функциональная опция Бюджетирование в разделе НСИ и администрирование – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование.

Рисунок 11 - Подключение подсистемы Бюджетирование

Функциональная опция, обеспечивающая использование документа оперативного планирования расходования денежных средств должна быть включена в разделе НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Заявки на расходование денежных средств.

Функция контроля и ограничения в проведении заявки в случае превышения лимитов устанавливается функциональной опцией НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Использование лимитов - По данным бюджетирования.

Рисунок 12 - Настройка параметров контроля над расходованием денежных средств

В настройках банковского счета организации опция Разрешить списание денежных средств без «заявок на оплату» должна быть отключена (см. рисунок 4).

Для кассы организации опция Разрешить выдачу денежных средств без «заявок на оплату» должна быть отключена (см. рисунок 5).

Создание бюджета движения денежных средств

Следующий этап – создание бюджета движения денежных средств. Утвержденные планы расхода денежных средств будут являться источниками лимитов расходования денежных средств.

Если статьи бюджета не имеют детализации до аналитических измерений, планирование и отражение фактических данных по данным статьям будет производиться сводно.

В случае, если предполагается детализация при планировании и отражении фактических данных по аналитикам, необходимо указать виды аналитик.

Рисунок 13 - Настройки статьи движения ДС

Для обеспечения контроля над расходованием денежных средств необходимо настроить для статей бюджетов правила, согласно которым будут транслироваться данные заявок на расходование денежных средств в подсистему бюджетирования. Указанные правила задаются в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Правила получения фактических данных.

В настройках правил применяется предопределенный сценарий Исполнение бюджета. При настройке источников данных необходимо указать раздел источника данных, тип правила, хозяйственную операцию, источник суммы.

Рисунок 14 - Правила формирования фактических данных бюджета

В подсистеме Бюджетирование лимиты на расходование денежных средств определяются утвержденным бюджетом движения денежных средств. Правила лимитирования настраиваются применительно к моделям бюджетирования: Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Модель Бюджетирования.

В модели доступен подчиненный список Лимиты расхода ДС.

Рисунок 15 - Модель бюджетирования

Для одной модели бюджетирования может быть задано неограниченное количество лимитов с разной детализацией, периодичностью и типом контроля. Описание правил, по которым будет производиться контроль расходования средств, доступно в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Модели бюджетирования – Правила лимитирования расходования ДС.

Рисунок 16 - Правила лимитирования расхода ДС

Для формирования правил лимитов необходимо указать статьи бюджета и их аналитики, которые будут предметом контроля:

• Периодичность контроля – периодичность контроля расходования средств по бюджетной статье может быть по дням, неделям, декадам, месяцам, кварталам, полугодиям, годам.
• Сценарий контроля – определяет, данные каких именно планов будут использоваться в качестве лимитов. Если сценарий не задан, то в качестве лимитов будут использоваться данные планов по всем сценариям.
• Аналитики контроля – определяют список измерений бюджетной модели и бюджетной статьи, в разрезе которых будет выполняться контроль.
• Тип контроля – характер контроля над расходованием средств. Может быть «строгим» или «мягким». Контроль соответствия проводимой заявки установленным лимитам производится, если заявка находится в статусах: Не согласована, Согласована, К оплате. В статусе Отклонена контроль лимитов не производится.

В системе возможны следующие типы лимитов:

• Разрешающий – соответствует «строгому» режиму контроля, установленные лимиты являются ограничителями расходования денежных средств. Если данный лимит превышен, то провести соответствующую заявку на расходование средств не получится.
• Дополнительно ограничивающий – соответствует «строгому» режиму контроля, в отличие от разрешающих лимитов является дополнительным ограничителем к ним. Если данный лимит превышен, то провести соответствующую заявку на расходование средств не получится, однако если данный лимит не превышен, и при этом проводимая заявка не удовлетворяет ни одному Разрешающему лимиту, такая заявка на расходование средств также останется непроведенной;
• Информационный – соответствует «мягкому» режиму контроля, установленные лимиты являются целевыми. Если данный лимит превышен, то заявка на расходование средств будет проведена.

Рисунок 17 - Характеристики лимитов и типы контроля

Для создания бюджетной формы движения денежных средств необходимо перейти в список Виды бюджетов в разделе Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники и сформировать новую бюджетную форму для планирования.

Рисунок 18 - Вид бюджета

После создания бюджетной формы для планирования, определения источников данных для проведения контроля и «сбора» фактических данных по бюджетным статьям, установки правил проведения контроля необходимо провести планирование бюджета движения и денежных средств. Планирование будет выполнено при помощи документа Бюджетирование и планирование – Экземпляры бюджетов.

Важно отметить, что только утвержденные планы могут выступать источником лимитов расходования денежных средств.

Рисунок 19 - Экземпляр бюджета

Суммы лимитов задаются документом по статьям, указанным в правилах лимитов в модели бюджетирования.

Рисунок 20 - Суммы лимитов по статьям в Экземпляре бюджета

Исполнение бюджета движения денежных средств

Для исполнения бюджета движения денежных средств необходимо создавать заявки на расходование денежных средств. Формирования заявок осуществляется документом Заявки на расходование денежных средств.

В заявке заполняются необходимые аналитики, на закладке Расшифровка указывается при необходимости объект расчетов, поставщик, статья ДДС. Контроль над расходованием денежных средств осуществляется только при проведении заявки.

Рисунок 21 - Заявка на расходование ДС без превышения лимита

Проводимая заявка на расходование денежных средств удовлетворяет системе правил лимитирования расходования денежных средств, она проводится без всяких ограничений и информационных сообщений.

Рисунок 22 - Заявка на расходование ДС с превышением лимита

Проводимая заявка не удовлетворяет системе правил лимитирования расходования денежных средств,при проведении выдается сообщение с детализацией о превышении лимитов на 3 000 руб. и заявка не проводится.

В случае, если необходимо расходование денежных средств сверх установленных лимитов, предусмотрена опция Сверх лимита. Доступ пользователей к этой возможности разграничивается правами доступа.

Рисунок 23 - Расходование ДС сверх установленного лимита

Рисунок 24 - Заявка на расходование ДС без превышения лимита

Отчет по использованию лимитов

Для оценки использования лимитов расходования денежных средств предусмотрен отчет Лимиты расхода ДС, который находится по пути Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Модели бюджетирования – Правила лимитирования расходования ДС.

Рисунок 25 - Отчет по использовании лимитов

Отчет для каждого правила лимитирования расшифровывает установленные лимиты по аналитическим измерениям, а также выводит факт их использования и превышение в абсолютных и относительных величинах.