КЭДО, или кадровый электронный документооборот, представляет собой систему управления кадровыми документами в электронном формате.
Это включает в себя создание, подписание, хранение и обработку всех кадровых документов, таких как трудовые договоры, приказы, заявления и другие, без использования бумажных носителей.
Организации принимают самостоятельно решение о том, стоит переходить на кадровый ЭДО или нет. В Трудовом кодексе РФ за организациями не закреплена обязанность перехода на КЭДО. Если организации удобно вести бумажный кадровый документооборот, то она в 2025 году она также может продолжать это делать (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Те организации, кто принял решение о переходе на КЭДО, должны руководствоваться статьями 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.
Что надо сделать для того, чтобы перейти на КЭДО в 2025?
Для начала перехода с бумажного кадрового документооборота на КЭДО необходимо издать приказ по организации ( ст. 22.2, 372 ТК РФ), котором надо отразить следующие моменты:
- Наименование информационной системы: Обычно организации выбирают специализированные системы для ведения кадрового ЭДО, такие как SAP, 1С:ЗУП, или другие платформы, которые поддерживают интеграцию с государственными системами.
- Алгоритм действий для взаимодействия:
- Определение ответственных лиц за внедрение и поддержку системы.
- Обучение сотрудников работе с системой.
- Установление процедур для создания, подписания и хранения документов.
- Регулярное обновление системы и поддержка пользователей.
- Список кадровых документов:
- Трудовые договоры.
- Приказы о приеме, переводе и увольнении.
- Графики отпусков.
- Личные карточки сотрудников.
- Категории сотрудников: Обычно ЭДО применяется ко всем категориям сотрудников, но могут быть исключения для временных работников или стажеров.
- Дата перехода и сроки уведомления: Организация должна заранее определить дату перехода и уведомить сотрудников за 1-2 месяца до начала использования системы.
- Сроки создания и подписания документов: Обычно устанавливаются внутренними регламентами, но рекомендуется не превышать 5 рабочих дней для подписания и ознакомления.
- Инструкция по обучению:
- Проведение семинаров и тренингов.
- Разработка обучающих материалов и видеоуроков.
- Поддержка через службу технической поддержки.
- Исключительные моменты для бумажного документооборота: Например, для документов, требующих личной подписи или в случае технических сбоев.
- Алгоритм взаимодействия с представителями работников:
- Регулярные встречи для обсуждения вопросов и предложений.
- Совместная работа над улучшением процессов.
Также необходимо оформить Положение об электронном кадровом документообороте.
Надо ли получать согласие сотрудников при переходе на КЭДО?
При переходе на электронный кадровый документооборот (ЭДО) важно учитывать согласие сотрудников, уже работающих в компании. Кадровая служба должна уведомить каждого работника о переходе на ЭДО, указав в документе право на отказ от электронного документооборота.
Сотрудники, отказавшиеся от ЭДО, могут изменить свое решение в будущем. Согласие требуется только от тех, кто был трудоустроен до 31.12.2021. Новых сотрудников необходимо информировать о применении ЭДО в компании. Система ЭДО также доступна для удаленных работников.
Как подписывать кадровые электронные документы?
В современном кадровом документообороте, согласно законодательству, используются различные виды электронных подписей для обеспечения юридической значимости и безопасности документов. Вот основные положения:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): Используется для подписания трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров и других важных документов. Она обеспечивает высокий уровень защиты и юридическую значимость.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП): Может применяться в случаях, установленных законодательством, и её использование регулируется соглашением сторон. Она также может быть выдана с использованием инфраструктуры электронного правительства.
- Простая электронная подпись: Используется для подписания менее значимых документов, если это предусмотрено соглашением сторон. Она должна соответствовать установленным требованиям по идентификации подписывающего и конфиденциальности.
- Цифровая платформа “Работа в России”: Работодатели и работники могут использовать эту платформу для подписания документов с использованием УКЭП или УНЭП, а также простой электронной подписи, если это предусмотрено правилами.
- Обмен документами в чрезвычайных ситуациях: В случае катастроф или других исключительных обстоятельств допускается временный обмен документами в электронной форме с последующим предоставлением бумажных копий.
- Сохранность документов: Работодатель обязан обеспечивать сохранность электронных документов в соответствии с законодательством об архивном деле.
Эти положения направлены на упрощение и ускорение кадровых процессов, а также на обеспечение их безопасности и соответствия законодательным требованиям.
Итоги
Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) до конца 2025 года является добровольным для организаций, но требует соблюдения определенных законодательных норм. Для успешного перехода необходимо издать приказ, выбрать информационную систему, обучить сотрудников и установить процедуры работы с документами.
Подписание электронных документов осуществляется с использованием различных видов электронных подписей, обеспечивая их юридическую значимость и безопасность. Переход на КЭДО направлен на упрощение и ускорение кадровых процессов.
