EFSOL:Электронный архив (далее – EFSOL:ЭА) – это аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий обработку и хранение финансовых первичных документов.
Работу с EFSOL:ЭА можно разделить на два блока:
- Наполнение архива – создание объектов системы EFSOL:ЭА. В нашей системе таким объектом выступает Карточка электронного документа (далее – КЭД).
- Использование архива – поиск документов, проверка документов, контроль наличия оригиналов, печать документов.
Рассмотрим работу системы EFSOL:ЭА, реализованную как подсистема в конфигурации «1С:Бухгалтерия».
Блок 1. Наполнение электронного архива
В качестве примера наполнения архива рассмотрим работу с объектами конфигурации «Реализация» и «Поступление».
Производятся стандартные действия по созданию, наполнению и проведению документа «Реализация».
Нажимается кнопка «Печать» и выбирается печатная форма. В этот момент формируется и заполняется данными объект системы EFSOL:ЭА – Карточка электронного документа.
Рисунок 1 – Карточка электронного документа в 1С:Бухгалтерия
Напечатанный в двух экземплярах документ содержит штрихкод. Документ подписывается и направляется получателю.
Рисунок 2 – Документ реализации со штрих-кодом
При работе в системе EFSOL:ЭА с документом «Поступление» также производятся стандартные действия по созданию, наполнению и проведению документа.
Для документа типа «Поступление» в системе создается штрихкод. Распечатанную наклейку со штрихкодом наклеивают на входящий бумажный документ. После этого входящий документ регистрируется в системе EFSOL:ЭА при помощи ручного сканера штрихкода.
Рисунок 3 – Поиск документа по штрихкоду
Далее заполняется и создается КЭД для входящего документа. КЭД формируется указанными данными в документе «Поступление».
Рисунок 4 – Создание карточки электронного документа
Теперь документ зарегистрирован в системе Электронный архив.
Рисунок 5 – Заполненная КЭД в электронном архиве
Далее производится потоковое сканирование документов для прикрепления к КЭД скана оригиналов документов.
Для сканирования используется ПО компании ABBYY – ABBYY FineReader Server. Данная программа позволяет реализовать сценарий потокового сканирования и обработки изображений для нужд системы EFSOL ЭА.
В ходе обработки пользователь может проконтролировать сборку многостраничного документа, распознавание штрихкода, изменить последовательность страниц, изменить ориентацию страницы.
Рисунок 6 – Работа со сканами документов в ABBYY FineReader Server
После обработки документов, система EFSOL:ЭА прикрепляет ссылку на отсканированный образ документа к соответствующей КЭД.
Блок 2. Использование электронного архива
Перейдя в список документов, можно увидеть список КЭД нашего архива. Пользователь может осуществить поиск документов используя разнообразные отборы и сортировки по различным атрибутам.
Рисунок 7 – КЭД в системе Электронный архив
С помощью отбора можно найти необходимый документ, просмотреть его отсканированный образ или перейти к объекту конфигурации, которой принадлежит этот КЭД. Также возможен и обратный порядок действий – от объекта конфигурации до КЭД.
Для оперативного поиска и подбора пакета документов система EFSOL:ЭА содержит Отчет по видам документов.
Рисунок 8 – Отчет по видам документов
Отчет позволяет оперативно отреагировать на запросы с требованием предоставить документы. Например, подготовить пакет документов для налоговых органов, внебюджетных фондов и т.д. Система EFSOL:ЭА позволяет делать отборы по множеству реквизитов – имя, валюты, контрагент, наличие оригинала и т.д.
Рисунок 9 – Настройка отборов для отчета по видам документов
Отчет формирует необходимую выборку документов. По необходимости их можно распечатать из отчета или выгрузить файлы в указанную пользователем папку.
Преимущества внедрения системы Электронного архива
При внедрении системы EFSOL:Электронный архив Вы сможете решить следующие задачи:
- Оцифровка (сканирование) документов, их обработка и хранение.
- Быстрый поиск и подбор нужных документов по различным атрибутам, не обращаясь к бумажным носителям.
- Оперативное реагирование на запросы государственных органов с требованием предоставить документы, а также внутренним контролерам.
- Контроль своевременного предоставления контрагентами входящей первичной документации.
- Снижение востребованности в бумажных оригиналах и возможность вывоза бумажного архива в удаленное хранилище.
