Инструкция по работе с EFSOL:Электронный архив

EFSOL:Электронный архив (далее - EFSOL:ЭА) – это аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий обработку и хранение финансовых первичных документов.

Работу с EFSOL:ЭА можно разделить на два блока:

1. Наполнение архива - создание объектов системы EFSOL:ЭА. В нашей системе таким объектом выступает Карточка электронного документа (далее - КЭД).
2. Использование архива - поиск документов, проверка документов, контроль наличия оригиналов, печать документов.

Рассмотрим работу системы EFSOL:ЭА, реализованную как подсистема в конфигурации «1С:Бухгалтерия».

Блок 1. Наполнение электронного архива

В качестве примера наполнения архива рассмотрим работу с объектами конфигурации «Реализация» и «Поступление».

Производятся стандартные действия по созданию, наполнению и проведению документа «Реализация».

Нажимается кнопка «Печать» и выбирается печатная форма. В этот момент формируется и заполняется данными объект системы EFSOL:ЭА - Карточка электронного документа.

Рисунок 1 - Карточка электронного документа в 1С:Бухгалтерия

Напечатанный в двух экземплярах документ содержит штрихкод. Документ подписывается и направляется получателю.

Рисунок 2 - Документ реализации со штрих-кодом

При работе в системе EFSOL:ЭА с документом «Поступление» также производятся стандартные действия по созданию, наполнению и проведению документа.

Для документа типа «Поступление» в системе создается штрихкод. Распечатанную наклейку со штрихкодом наклеивают на входящий бумажный документ. После этого входящий документ регистрируется в системе EFSOL:ЭА при помощи ручного сканера штрихкода.

Рисунок 3 - Поиск документа по штрихкоду

Далее заполняется и создается КЭД для входящего документа. КЭД формируется указанными данными в документе «Поступление».

Рисунок 4 - Создание карточки электронного документа

Теперь документ зарегистрирован в системе Электронный архив.

Рисунок 5 - Заполненная КЭД в электронном архиве

Далее производится потоковое сканирование документов для прикрепления к КЭД скана оригиналов документов.

Для сканирования используется ПО компании ABBYY - ABBYY FineReader Server. Данная программа позволяет реализовать сценарий потокового сканирования и обработки изображений для нужд системы EFSOL ЭА.

В ходе обработки пользователь может проконтролировать сборку многостраничного документа, распознавание штрихкода, изменить последовательность страниц, изменить ориентацию страницы.

Рисунок 6 - Работа со сканами документов в ABBYY FineReader Server

После обработки документов, система EFSOL:ЭА прикрепляет ссылку на отсканированный образ документа к соответствующей КЭД.

Блок 2. Использование электронного архива

Перейдя в список документов, можно увидеть список КЭД нашего архива. Пользователь может осуществить поиск документов используя разнообразные отборы и сортировки по различным атрибутам.

Рисунок 7 - КЭД в системе Электронный архив

С помощью отбора можно найти необходимый документ, просмотреть его отсканированный образ или перейти к объекту конфигурации, которой принадлежит этот КЭД. Также возможен и обратный порядок действий - от объекта конфигурации до КЭД.

Для оперативного поиска и подбора пакета документов система EFSOL:ЭА содержит Отчет по видам документов.

Рисунок 8 - Отчет по видам документов

Отчет позволяет оперативно отреагировать на запросы с требованием предоставить документы. Например, подготовить пакет документов для налоговых органов, внебюджетных фондов и т.д. Система EFSOL:ЭА позволяет делать отборы по множеству реквизитов - имя, валюты, контрагент, наличие оригинала и т.д.

Рисунок 9 - Настройка отборов для отчета по видам документов

Отчет формирует необходимую выборку документов. По необходимости их можно распечатать из отчета или выгрузить файлы в указанную пользователем папку.

Преимущества внедрения системы Электронного архива

При внедрении системы EFSOL:Электронный архив Вы сможете решить следующие задачи:

• Оцифровка (сканирование) документов, их обработка и хранение.
• Быстрый поиск и подбор нужных документов по различным атрибутам, не обращаясь к бумажным носителям.
• Оперативное реагирование на запросы государственных органов с требованием предоставить документы, а также внутренним контролерам.
• Контроль своевременного предоставления контрагентами входящей первичной документации.
• Снижение востребованности в бумажных оригиналах и возможность вывоза бумажного архива в удаленное хранилище.