• 1С:ERP Управление предприятием 2
  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С:Документооборот
  • 1С:Зарплата и управление персоналом
  • 1С:Комплексная автоматизация
  • 1С:Отчетность
  • 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП
  • 1С:Управление нашей фирмой
  • 1С:Управление производственным предприятием
  • 1С:Управление торговлей
  • 1С:Управление холдингом
  • 1С:ЭДО
  • Инструкция по работе с EFSOL:Электронный архив

    EFSOL:Электронный архив (далее - EFSOL:ЭА) – это аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий обработку и хранение финансовых первичных документов.

    Работу с EFSOL:ЭА можно разделить на два блока:

    1. Наполнение архива - создание объектов системы EFSOL:ЭА. В нашей системе таким объектом выступает Карточка электронного документа (далее - КЭД).
    2. Использование архива - поиск документов, проверка документов, контроль наличия оригиналов, печать документов.

    Рассмотрим работу системы EFSOL:ЭА, реализованную как подсистема в конфигурации «1С:Бухгалтерия».

    Блок 1. Наполнение электронного архива

    В качестве примера наполнения архива рассмотрим работу с объектами конфигурации «Реализация» и «Поступление».

    Производятся стандартные действия по созданию, наполнению и проведению документа «Реализация».

    Нажимается кнопка «Печать» и выбирается печатная форма. В этот момент формируется и заполняется данными объект системы EFSOL:ЭА - Карточка электронного документа.

    Карточка электронного документа

    Рисунок 1 - Карточка электронного документа в 1С:Бухгалтерия

    Напечатанный в двух экземплярах документ содержит штрихкод. Документ подписывается и направляется получателю.

    Акт со штрихкодом в 1С

    Рисунок 2 - Документ реализации со штрих-кодом

    При работе в системе EFSOL:ЭА с документом «Поступление» также производятся стандартные действия по созданию, наполнению и проведению документа.

    Для документа типа «Поступление» в системе создается штрихкод. Распечатанную наклейку со штрихкодом наклеивают на входящий бумажный документ. После этого входящий документ регистрируется в системе EFSOL:ЭА при помощи ручного сканера штрихкода.

    Поиск документа по штрихкоду в 1С

    Рисунок 3 - Поиск документа по штрихкоду

    Далее заполняется и создается КЭД для входящего документа. КЭД формируется указанными данными в документе «Поступление».

    Форма создания КЭД в 1С

    Рисунок 4 - Создание карточки электронного документа

    Теперь документ зарегистрирован в системе Электронный архив.

    КЭД электронный архив

    Рисунок 5 - Заполненная КЭД в электронном архиве

    Далее производится потоковое сканирование документов для прикрепления к КЭД скана оригиналов документов.

    Для сканирования используется ПО компании ABBYY - ABBYY FineReader Server. Данная программа позволяет реализовать сценарий потокового сканирования и обработки изображений для нужд системы EFSOL ЭА.

    В ходе обработки пользователь может проконтролировать сборку многостраничного документа, распознавание штрихкода, изменить последовательность страниц, изменить ориентацию страницы.

    ABBYY FineReader Server интерфейс программы

    Рисунок 6 - Работа со сканами документов в ABBYY FineReader Server

    После обработки документов, система EFSOL:ЭА прикрепляет ссылку на отсканированный образ документа к соответствующей КЭД.

    Блок 2. Использование электронного архива

    Перейдя в список документов, можно увидеть список КЭД нашего архива. Пользователь может осуществить поиск документов используя разнообразные отборы и сортировки по различным атрибутам.

    Документы в системе электронный архив

    Рисунок 7 - КЭД в системе Электронный архив

    С помощью отбора можно найти необходимый документ, просмотреть его отсканированный образ или перейти к объекту конфигурации, которой принадлежит этот КЭД. Также возможен и обратный порядок действий - от объекта конфигурации до КЭД.

    Для оперативного поиска и подбора пакета документов система EFSOL:ЭА содержит Отчет по видам документов.

    Отчет по видам документов

    Рисунок 8 - Отчет по видам документов

    Отчет позволяет оперативно отреагировать на запросы с требованием предоставить документы. Например, подготовить пакет документов для налоговых органов, внебюджетных фондов и т.д. Система EFSOL:ЭА позволяет делать отборы по множеству реквизитов - имя, валюты, контрагент, наличие оригинала и т.д.

    Настройка отборов для отчета по видам документов

    Рисунок 9 - Настройка отборов для отчета по видам документов

    Отчет формирует необходимую выборку документов. По необходимости их можно распечатать из отчета или выгрузить файлы в указанную пользователем папку.

    Преимущества внедрения системы Электронного архива

    При внедрении системы EFSOL:Электронный архив Вы сможете решить следующие задачи:

    • Оцифровка (сканирование) документов, их обработка и хранение.
    • Быстрый поиск и подбор нужных документов по различным атрибутам, не обращаясь к бумажным носителям.
    • Оперативное реагирование на запросы государственных органов с требованием предоставить документы, а также внутренним контролерам.
    • Контроль своевременного предоставления контрагентами входящей первичной документации.
    • Снижение востребованности в бумажных оригиналах и возможность вывоза бумажного архива в удаленное хранилище.
    Планируете внедрение Электронного архива
    в вашей организации?
    Готовы проконсультировать и провести бесплатную демонстрацию системы!
    Не нашли ответа на свой вопрос?
    Содержание