Инструкция - Учет электронных железнодорожных и авиабилетов, приобретенных через посредника

Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п. 2 ст. 786 ГК). Это относится как к бумажному, так и к электронному документу.

Электронный билет – это билет на самолет или поезд, приобретенный через сайт (в том числе по агентскому договору), в котором информация о перевозке пассажира и багажа представлена в электронной форме.

Формы и реквизиты электронных проездных документов (билетов) утверждены:

для электронного авиабилета – приказом Минтранса от 08.11.2006 № 134. При покупке электронного авиабилета оформляется и выдается маршрутная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), которая в соответствии с п. 2 приказа № 134 признается документом строгой отчетности;
для электронного железнодорожного билета – приказом Минтранса от 21.08.2012 № 322. При покупке электронного железнодорожного билета оформляется и выдается контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), который в соответствии с п. 2 приказа № 322 признается документом строгой отчетности.

Бухгалтерский учет

Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счета учета электронных билетов не регламентированы. Организация сама определяет порядок учета электронных билетов и закрепляет это в учетной политике. Электронные билеты на равных основаниях могут учитываться:

в составе денежных документов на счете 50.03 “Денежные документы” (поскольку являются бланками строгой отчетности и, соответственно, обладают признаками денежных документов);
как предоплата услуг по перевозке с использованием счета 76.05 “Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками”.

Если организация решила учитывать электронные авиа и ж/д билеты в качестве денежных документов, необходимо обеспечить наличие в кассе распечатки билета на бумажном носителе до момента выдачи работнику. Это требование вытекает из п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Налоговый учет

Стоимость билетов, а также услуг посредника по их оформлению относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и включается в состав командировочных расходов на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Подтверждающими документами для признания командировочных расходов на проезд являются:

для электронного авиабилета – маршрут-квитанция (распечатанная на бумажном носителе) и посадочный талон со штампом “Досмотрено” (или выданная авиаперевозчиком справка о подтверждении факта полета), подтверждающие перелет физического лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (письма Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).
для электронного железнодорожного билета – контрольный купон, распечатанный на бумажном носителе (письмо Минфина от 15.10.2014 № 03-03-07/51936).

НДС со стоимости электронных билетов может быть принят к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Обязательным условием для вычета является выделенная в документе строгой отчетности (маршрутная квитанция, контрольный купон) отдельной строкой сумма НДС (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Код вида операции по таким вычетам – 23 “Приобретение услуг, оформленных бланками строгой отчетности, в случаях, предусмотренных пунктом 7 статьи 171 НК РФ” (приказ Минфина России и ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@). В книге покупок в графе “Дата и номер” указываются номер и дата оформления билета. Если в маршрут-квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то графа 10 книги покупок не заполняется (письмо ФНС от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544). Если сумма НДС не выделена в билете в отдельной строке, то она включается в состав прочих расходов (письмо Минфина от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

НДС со стоимости посреднических услуг принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры посредника (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Документальное оформление

После оплаты электронного авиабилета на электронную почту приходит электронный полетный купон и маршрут-квитанция. Маршрут-квитанцию и полетный купон можно распечатать и передать работнику. При регистрации на рейс выдается посадочный талон, подтверждающий перевозку, на котором ставится штамп “Досмотрено”. Посадочный талон со штампом и маршрут-квитанцию работник прикладывает к авансовому отчету. Если посадочный талон утерян, нужно обратиться к перевозчику или его представителю и получить справку с информацией, необходимой для подтверждения перелета (письмо Минфина от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

После оплаты электронного железнодорожного билета на электронную почту приходит электронный контрольный купон. Контрольный купон можно распечатать и передать работнику.

В программе “1С:Бухгалтерия 8” (ред. 3.0) для учета электронных билетов на счете 50.03 “Денежные документы” используются документы “Поступление денежных документов”, “Выдача денежных документов”, “Авансовый отчет”.

ПРИМЕР

Организация ООО “Ромашка” заключила с организацией ООО “Трэвел” договор на приобретение электронных авиабилетов и железнодорожных билетов для своих сотрудников. В апреле через ООО “Трэвел” организация приобрела два электронных авиабилета и два электронных железнодорожных билета для сотрудника, направляемого в командировку:

05.04.2023 перечислена предоплата за билеты;
06.04.2023 ООО “Трэвел” направило на электронную почту организации два электронных авиабилета по цене 6000 руб. (в т.ч. НДС 20% – 1000 руб.) за билет и два электронных железнодорожных билета по цене 3 540 руб. (в т.ч. НДС 20% – 590 руб.) за билет; подписан акт об оказанных услугах и выставлен счет-фактура на сумму сервисного сбора в размере 1062 руб. (в т.ч. НДС 20% – 177 руб.).

Согласно учетной политике организации:

электронные билеты учитываются на сч. 50.03 “Денежные документы”;
НДС с авансов к вычету не принимается;
организация использует общую систему налогообложения (ОСН), применяет метод начисления и ПБУ 18/02.

По возвращении из командировки сотрудник предоставил авансовый отчет, к которому приложил две маршрут-квитанции и два посадочных талона по авиаперелету, а также два контрольных купона по железнодорожной перевозке. Для примера не рассматривается учет суточных в командировке и прочие расходы по авансовому отчету.

1. Перечислена оплату посреднику.

Для отражения предоплаты посреднику за билеты необходимо сформировать два разных документа “Списание с расчетного счета”:

на стоимость электронных билетов с видом операции документа “Прочие расчеты с контрагентами”, договор с посредником должен иметь вид “Прочее”;
на стоимость вознаграждения посреднику с видом операции документа “Оплата поставщику”, договор с посредником должен иметь вид “С поставщиком”.

1. 1. Перечислена предоплата посреднику за билеты Документ “Списание с расчетного счета” (на стоимость билетов):

Раздел: Банк и касса – Банковские выписки.
Кнопка Списание.
В поле Вид операции укажите Прочие расчеты с контрагентами.
Заполните документ.
В поле Договор укажите договор с посредником с видом договора “Прочее”. Для автоматической подстановки в документы счета 76.05 “Расчет с прочими поставщиками и подрядчиками” при расчетах по договору откройте договор, перейдите по ссылке “Счета расчетов с контрагентами”, нажмите кнопку Создать и установите в полях Счет расчетов с поставщиком и Счет авансов выданных счет 76.05.
Кнопка Провести и закрыть.

Рисунок 1 – Оплата аванса за билеты

По кнопке Дт/Кт посмотрите результат проведения документа.

Рисунок 2 – Результат проведения документа списание с расчетного счета

1. 2. Перечислена предоплата посреднику за услуги по бронированию билетов – Документ “Списание с расчетного счета” (на услуги посредника):

Раздел: Банк и касса – Банковские выписки.
Кнопка Списание.
В поле Вид операции укажите Оплата поставщику.
Заполните документ.
В поле Договор укажите договор с посредником с видом договора “С поставщиком”. Счет расчетов 60.01 и авансов 60.02 установятся автоматически.
Кнопка Провести и закрыть.

Рисунок 3 – Предоплата посреднику за услуги по бронированию билетов

По кнопке Дт/Кт посмотрите результат проведения документа.

Рисунок 4 – Результат проведения документа списание с расчетного счета

2. Получены электронные билеты и учтены услуги посредника.

2. 1. Зачтен перечисленный за билеты аванс.

2. 2. Получены два электронных авиабилета.

2. 3. Получены два электронных железнодорожных билета Документ “Поступление денежных документов”:

Раздел: Банк и касса – Денежные документы.
Кнопка Поступление.
Вид операции Поступление от поставщика.
Заполните документ.
На закладке От кого выберите контрагента (посредника, через которого приобретаются билеты) и договор с ним. Справочник Договоры в документах учета денежных документов открывается для выбора с отбором элементов по виду договора “Прочее”.
В поле Счет расчетов укажите счет 76.05 “Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками”
На закладке Денежные документы по кнопке Добавить заполните табличную часть по наименованию, количеству и сумме денежных документов (билетов).
Кнопка Провести.

Рисунок 5 – Поступление денежных документов

По кнопке Дт/Кт посмотрите результат проведения документа.

Рисунок 6 – Результат проведения документа Поступление денежных документов

2. 4. Зачтен перечисленный за услуги посредника аванс.

2. 5. Включены в расходы услуги посредника.

2. 6. Учтен НДС с услуг посредника Документ “Поступление (акты, накладные)”:

Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные).
Кнопка Поступление, вид операции документа Услуги (акт).
Заполните документ.
В поле Договор выберите договор с посредником с видом “С поставщиком”. Справочник Договоры открывается для выбора с отбором элементов, в котором нет договоров с видом “Прочее”.
Табличную часть документа заполните по кнопке Добавить. При создании нового элемента в справочнике “Номенклатура” укажите вид номенклатуры “Услуги”.
Счет учета расходов можно указать непосредственно в документе в колонке “Счета учета”.
Кнопка Провести.

Рисунок 7 – Поступление услуг от поставщика

По кнопке Дт/Кт посмотрите результат проведения документа.

Рисунок 8 – Результат проведения документа Поступление услуг

3. Распечатки электронных билетов переданы сотруднику.

3. 1. Распечатка маршрут-квитанции электронного авиабилета передана сотруднику.

3. 2. Распечатка контрольного купона электронного железнодорожного билета передана сотруднику – Документ “Выдача денежных документов”:

Раздел: Банк и касса – Выдача денежных документов.
Кнопка Создать.
Выберите вид операции “Выдача подотчетному лицу”.
Заполните документ.
На закладке Кому в поле Подотчетное лицо выберите сотрудника, которому выдаются билеты.
На закладке Денежные документы по кнопке Выбрать заполните табличную часть: из справочника “Денежные документы” выберите билеты, которые выдаются сотруднику, укажите их количество.
Кнопка Провести.

Рисунок 9 – Выдача подотчетному лицу денежных документов

По кнопке Дт/Кт посмотрите результат проведения документа.

Рисунок 10 – Результат проведения документа Выдача денежных документов

4. Принят к учету утвержденный авансовый отчет.

4. 1. Включена в расходы стоимость электронных авиабилетов.

4. 2. Включена в расходы стоимость электронных железнодорожных билетов.

4. 3. Учтен НДС, выделенный в авиабилетах.

4. 4. Учтен НДС, выделенный в железнодорожных билетах Документ “Авансовый отчет”:

Раздел: Банк и касса – Авансовые отчеты.
Кнопка Создать.
Укажите дату авансового отчета, подотчетное лицо.;
На закладке Авансы по кнопке Добавить выберите документ “Выдача денежных документов”, которым оформлялась в программе выдача билетов сотруднику.
На закладке Прочее по кнопке Добавить заполните табличную часть.
В колонке Документ (расхода) укажите вид электронного билета, его номер и дату.
В колонке Поставщик выберите из справочника “Контрагенты” организацию-перевозчика. Если на билете не указаны ИНН и/или КПП перевозчика, то при добавлении в справочник нового контрагента эти поля не заполняйте.
В колонках СФ и БСО установите флажки, которые означают, что билеты являются бланками строгой отчетности и могут использоваться вместо счетов-фактур для вычета НДС. В колонку Реквизиты счета-фактуры автоматически попадут данные из колонки Документ (расхода).
В колонке Счет затрат укажите счет затрат, на который будет списана стоимость билетов.
В колонке Субконто выберите из справочника “Статьи затрат” статью “Командировочные расходы”.
Кнопка Провести.