Система потокового ввода данных (СПВД) позволяет автоматизировать процесс ввода информации из документов в учетную систему. СПВД имеет широкий спектр возможностей, которые мы продемонстрируем на примере работы в «EFSOL:Загрузка документов КОРП».
«EFSOL:Загрузка документов КОРП» (далее – ЗД КОРП) – незаменимое решение для компаний, которые ежедневно получают и обрабатывают сотни или тысячи однотипных документов с однообразной информацией.
Внедрение Системы потокового ввода документов целесообразно, если у Вас:
- Большой объем входящих однотипных документов.
- Обработка документов с различной текстовой структурой (анкеты, таблицы, договоры).
- Требуется учет и дальнейшее использование данных с бумажных носителей.
Схема работы СПВД
Рисунок 1 – Принцип работы Системы потокового ввода документов
Задачи, которые решает использование СПВД
- Сокращение временных затрат на ввод документов в учетную систему.
- Ликвидация опечаток и других ошибок, связанных с человеческим фактором.
- Перевод как можно большего числа рутинных операций по вводу в автоматический режим.
Демонстрация работы с документами в СПВД
Сканируем бухгалтерские документы в горячую папку (на своем сканере, не важно какое ПО у Вас стоит) где создаются их электронные образы. Далее образы документов отправляются на обработку в ABBYY FlexiCapture, где происходит автоматическое распознавание содержимого каждого документа (изображение преобразуется в текст).
Рисунок 2 – Интерфейс ABBYY FlexiCapture
Открываем станцию верификации ABBYY FlexiCapture. Проводим верификацию, устраняя неточности распознавания, которые могут появиться из-за неудовлетворительного качества сканирования или плохой читаемости символов. Проверяем сборку документа.
Рисунок 3 – Верификация данных на примере счёт-фактуры
В 1С открываем обработку ЗД КОРП. Документы автоматически экспортируются со станции верификации и проводится их обработка.
Рисунок 4 – Рабочий стол EFSOL:Загрузка документов КОРП
Происходит сопостовление номенклатур с имеющимися справочниками компании, проверка сумм по документу, проверка правильности начисления НДС. На основе обработанных документов создается ПТиУ.
Рисунок 5 – Распознанный входящий документ ТОРГ-12
Теперь задача стоит перед бухгалтером – сверить заполнение данных документа и провести финансовую операцию.
Рисунок 6 – Создание ПТиУ на основании распознавания ЗД КОРП
На этом работа системы ЗД КОРП окончена, документ теперь в системе.
Бизнес-эффект от внедрения СПВД
- Сокращение операционных расходов, связанных с ручным вводом данных в учетную систему, до 5 раз.
- Сокращение количества ошибок ручного ввода за счет автоматизации с последующей многоступенчатой верификацией и программными проверками.
- Сокращение расходов на персонал за счет организации единого центра обработки данных.
