Инструкция по работе с Системой потокового ввода документов

Система потокового ввода данных (СПВД) позволяет автоматизировать процесс ввода информации из документов в учетную систему. СПВД имеет широкий спектр возможностей, которые мы продемонстрируем на примере работы в «EFSOL:Загрузка документов КОРП».

«EFSOL:Загрузка документов КОРП» (далее - ЗД КОРП) - незаменимое решение для компаний, которые ежедневно получают и обрабатывают сотни или тысячи однотипных документов с однообразной информацией.

Внедрение Системы потокового ввода документов целесообразно, если у Вас:

• Большой объем входящих однотипных документов.
• Обработка документов с различной текстовой структурой (анкеты, таблицы, договоры).
• Требуется учет и дальнейшее использование данных с бумажных носителей.

Схема работы СПВД

Рисунок 1 - Принцип работы Системы потокового ввода документов

Задачи, которые решает использование СПВД

• Сокращение временных затрат на ввод документов в учетную систему.
• Ликвидация опечаток и других ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Перевод как можно большего числа рутинных операций по вводу в автоматический режим.

Демонстрация работы с документами в СПВД

Сканируем бухгалтерские документы в горячую папку (на своем сканере, не важно какое ПО у Вас стоит) где создаются их электронные образы. Далее образы документов отправляются на обработку в ABBYY FlexiCapture, где происходит автоматическое распознавание содержимого каждого документа (изображение преобразуется в текст).

Рисунок 2 - Интерфейс ABBYY FlexiCapture

Открываем станцию верификации ABBYY FlexiCapture. Проводим верификацию, устраняя неточности распознавания, которые могут появиться из-за неудовлетворительного качества сканирования или плохой читаемости символов. Проверяем сборку документа.

Рисунок 3 - Верификация данных на примере счёт-фактуры

В 1С открываем обработку ЗД КОРП. Документы автоматически экспортируются со станции верификации и проводится их обработка.

Рисунок 4 - Рабочий стол EFSOL:Загрузка документов КОРП

Происходит сопостовление номенклатур с имеющимися справочниками компании, проверка сумм по документу, проверка правильности начисления НДС. На основе обработанных документов создается ПТиУ.

Рисунок 5 - Распознанный входящий документ ТОРГ-12

Теперь задача стоит перед бухгалтером - сверить заполнение данных документа и провести финансовую операцию.

Рисунок 6 - Создание ПТиУ на основании распознавания ЗД КОРП

На этом работа системы ЗД КОРП окончена, документ теперь в системе.

Бизнес-эффект от внедрения СПВД

• Сокращение операционных расходов, связанных с ручным вводом данных в учетную систему, до 5 раз.
• Сокращение количества ошибок ручного ввода за счет автоматизации с последующей многоступенчатой верификацией и программными проверками.
• Сокращение расходов на персонал за счет организации единого центра обработки данных.