Оформление документов между организациями в 1С:ERP

Оформление продажи товаров от имени другой организации не отличается от реализации собственных товаров в 1С:ERP. Если у организации-продавца нет необходимого количества, система автоматически спишет недостающие товары с организации, для которой в настройках передачи разрешены межфирменные операции.

Для оформления документов между организациями предусмотрено рабочее место Финансовый результат и контроллинг – Товародвижение между организациями – Документы между организациями (все). В рамках рабочего места можно оформлять документы с соответствующими типами хозяйственных операций:

• документ Передача товаров между организациями (Реализация товаров в другую организацию, Передача на комиссию в другую организацию);
• документ Отчет по комиссии между организациями (Отчет по комиссии между организациями);
• документ Отчет по комиссии между организациями о списании (Отчет по комиссии между организациями о списании);
• документ Возврат товаров между организациями (Возврат товаров между организациями, Возврат товаров по комиссии между организациями).

В рамках рабочего места хранятся все оформленные документы (передачи товаров между организациями, отчеты по комиссии между организациями, возвраты товаров между организациями) и соответствующие им хозяйственные операции, отраженные этими документами.

Новые документы между организациями создаются в общем журнале документов. Если в списке присутствует много видов документов, то они показываются в виде раскрывающегося меню: сначала вид документа, а затем хозяйственная операция. При создании нового документа в нем автоматически устанавливаются выбранный вид документа и выбранная хозяйственная операция.

В журнале документов можно настроить список используемых документов (гиперссылка Настроить). Отобрать список используемых документов можно как по хозяйственным операциям (режим По хоз. операциям), так и по видам документов, которыми оформляются хозяйственные операции (режим По видам документов) – форма Выбор хозяйственных операций и документов.

Рисунок 1 - Документы между организациями

В шапке рабочего места по результатам отбора используемых документов будет показываться надпись о количестве выбранных документов и хозяйственных операций (например, «Показаны 2 хоз. операции по 2 документам»).

Из общего списка документов между организациями можно перейти к рабочим местам по оформлению документов между организациями на основании ранее выписанных распоряжений. Переход к рабочим местам выполняется по соответствующим гиперссылкам:

• Передачи – обеспечивается переход к рабочему месту по оформлению документов Передача товаров между организациями;
• Отчеты по комиссии – обеспечивается переход к рабочему месту по оформлению документов Отчеты по комиссии между организациями о продажах, Отчет по комиссии между организациями о списании.

Возврат в общий журнал документов между организациями выполняется по гиперссылкам Документы между организациями (оформленные отчеты по комиссии) и Документы между организациями (оформленные передачи товаров).

Передача товаров между организациями

При создании документа Передача товаров между организациями необходимо выбрать одну из хозяйственных операций: Реализация товаров в другую организацию или Передача на комиссию в другую организацию. Это зависит от того, какой способ передачи нужно использовать при передаче товаров между организациями: продажу или передачу на комиссию. Будет создан новый документ Передача товаров между организациями, в котором будет установлен соответствующий вид операции в зависимости от выбранного вида создаваемого документа.

В новом документе необходимо заполнить список товаров, которые нужно передать в другую организацию, и цены, по которым товар передается.

Рисунок 2 - Передача товаров между организациями

При заполнении списка товаров можно подобрать те товары, которые имеются в остатках организации-отправителя, и передать их в другую организацию.

Предусмотрена также возможность заполнить список товаров отрицательными остатками, которые имеются у организации-получателя. Следует отметить, что отрицательные остатки у организации-получателя могут возникнуть только в том случае, если в торговом предприятии не используется схема «Интеркампани» и организациям позволено отгружать товар «в минус» (флажок Контролировать остатки организаций не установлен).

При передаче товаров между организациями предусмотрена возможность сохранения информации о назначении товара.

Пример

Клиент заказывает товар у одной организации, этот товар заказывается у поставщика под конкретный заказ клиента. При передаче товаров в другую организацию информацию о заказе клиента можно сохранить, указав ее в поле Назначение.

При выборе назначения открывается форма, в которой можно выбрать обособленный товар, зарезервированный под конкретное назначение.

Рисунок 3 - Выбор назначения

Выбор назначения производится вручную из списка Все обособленные заказы. Выбор назначения возможен только при включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Обеспечение потребностей – Не контролировать превышение обособленного обеспечения.

Контроль указанного в документе назначения производится в момент проведения документа.

На закладке Дополнительно можно заполнить всю необходимую информацию по доставке товаров в другую организацию (адрес доставки, доверенность) и указать информацию о дате платежа и виде оплаты.

Оформленные документы передачи товаров можно распечатать для организации-продавца (форма ТОРГ-12) и для организации-получателя (форма М-15). Также по документу передачи можно зарегистрировать счет-фактуру.

Помощник формирования передач и выкупов

Помощник предназначен для автоматического пакетного формирования передач товаров между организациями и выкупов товаров с ответственного хранения по дням или по месяцам для покрытия потребностей ранее проданных товар по схеме межфирменных продаж или схеме приема на ответственное хранение с правом продажи.

Помощник можно вызвать из следующих мест:

• из раздела Финансовый результат и контроллинг – Сервис - Помощник формирования передач и выкупов;
• из списка Финансовый результат и контроллинг – Товародвижение между организациями - Передачи к оформлению;
• из списка Закупки – Закупки – Выкупы к оформлению.

При формировании документов с разбивкой по месяцам обеспечивается общая потребность в товарах, проданных за месяц. Внутри месяца допустимы отрицательные остатки по товарам организации на конец дня, но это не влияет на корректность расчета себестоимости и закрытия месяца. В случае формирования документов с разбивкой по дням обеспечивается потребность товаров за каждый день и отрицательных остатков по товарам организации на конец дня не будет.

Помощник состоит из трех шагов:

• На первом шаге помощника выполнятся анализ межфирменных продаж и продаж товаров, принятых на ответственное хранение, за указанный период. На этом шаге также выбирается режим разбивки документов (по месяцам или по дням) . Дополнительно можно установить отбор по номенклатуре. По результатам анализа формируется список организаций-получателей, по которым требуется сформировать документ с указанием вида запасов.
• На втором шаге помощника определяется, какие документы будут формироваться (только Передачи между организациями, только Выкупы товаров на хранении или оба вида документов). При необходимости можно настроить приоритеты выбора организаций-отправителей.
• На третьем шаге создаются документы передачи.

В процессе формирования документов контролируются ошибки, которые могут препятствовать проведению документов, в частности отсутствие установленных цен для отдельных позиций номенклатуры. Такие позиции можно исключить из формирования документов или перейти к установке цен.

После формирования документов производится проверка покрытия потребностей по результатам оформления документов. Если у организаций-отправителей недостаточно собственных товаров и требуется оформление передач или выкупов от других организаций, то эти организации также включаются в список и происходит переход к повторному формированию документов.