Удаление дублей контрагентов в 1С

При работе с программами 1С пользователи часто сталкиваются с проблемой дублирования контрагентов. Данная проблема приводит к таким последствиям:

• Путаница с документами контрагентов, т.к. пакет документов может быть разбит между контрагентами-дублями.
• Фиктивный рост справочника «Контрагенты».

Основными причинами появления дублей являются:

• Выполнение обмена данными между базами, используя автоматическую выгрузку через планы обмена.
• Использование различных загрузок, при которых не проводится проверка на наличие дублей.
• Человеческий фактор, например, заведение нового контрагента после неудачного поиска.

В качестве профилактических работ периодически необходимо проводить проверку базы на наличие дублей контрагентов. Для исправления создания дублей в справочнике «Контрагенты» необходимо воспользоваться типовой обработкой «Поиск и удаление дублей». Данная обработка доступна только для пользователей с правами Администратора, она предназначена для поиска и устранения дублирования элементов во всех списках программы.

Обработка позволяет найти все дублирующие элементы контрагентов и производит замену всех ссылок. В документах подставляются ссылки на выбранный «правильный» элемент. Дублирующиеся элементы в списке помечаются на удаление.

Для запуска обработки Пользователь с правами Администратора переходит из раздела «НСИ и администрирование» / «Администрирование» в раздел «Обслуживание».

Рисунок 1 - Раздел «НСИ и администрирование»

В строке «Корректировка данных» выбирает обработку «Поиск и удаление дублей».

Рисунок 2 - Раздел «Обслуживание»

В открывшемся окне обработки «Поиск и удаление дублей» Администратор заполняет указанные поля:

• Искать - в списке выбора указать справочник «Контрагенты».
• Отбирать - по умолчанию указано «Все элементы». При необходимости, пользователем создаются правила отбора элементов списка.

  Например, необходимо отбирать только по юридическим лицам. Для этого в окне «Правила отбора «Контрагенты»» выбирается:

  • поле, по которому будет производится отбор;
  • указывается вид сравнения;
  • задается значение для отбора.
• Сравнить - указываются правила поиска дублей в выбранном списке.

Рисунок 3 - Форма Правила отбора «Контрагенты»

Для выбора, что нужно сравнить, Пользователь переходит по ссылке в поле «Сравнить». В открывшемся окне «Правила поиска дублей «Контрагенты»» указывает необходимое поле и правило отбора.

Рисунок 4 - Форма Правила поиска дублей «Контрагенты»

После того как условия поиска дублей заданы, Пользователь нажимает кнопку «Найти дубли».

Рисунок 5 - Обработка «Поиск и удаление дублей»

После выполнения поиска откроется список найденных дублей. Он состоит из двух частей. В левой части отображаются найденные повторяющиеся элементы справочника «Контрагенты» и количество объектов использования, в правой - места использования найденных дублей. Внизу указывается количество элементов и количество найденных дублей.

Рисунок 6 - Список найденный дублей контрагентов

Один из найденный элементов автоматически выбирается как оригинал и отображается флажком . Второй элемент отмечается дублем, со знаком .

Для того, чтобы изменить элемент, который необходимо оставить в программе, Пользователь выбирает в контекстном меню строку «Отметить как оригинал». Рекомендуется выбирать оригиналом элемент, у которого больше мест использования.

Рисунок 7 - Форма обработки «Поиск и удаление дублей»

Пользователь проверяет список найденных элементов. Если в списке отражены не дублирующиеся элементы контрагентов, снимает с них отметку. Эти элементы не будут принимать участие в процедуре удаления дублей.

Рисунок 8 - Обработка найденных элементов контрагентов

Далее Пользователь нажимает кнопку «Удалить дубли». Выбранные дубли будут помечены на удаление и заменены на оригиналы во всех перечисленных документах.

Рисунок 9 - Удаление дублей

После нажатия кнопки «Удалить дубли» в используемых документах будет заменен дублирующийся элемент на отмеченный оригинал. И после успешного объединения система выдаст сообщение о завершении процесса.

Рисунок 10 - Завершение процесса объединения дублей

Окончательно удалить дубли контрагентов можно используя обработку «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование / Обслуживание».

Рисунок 11 - Обработка «Удаление помеченных объектов»

Рекомендуется периодически проверять заполнение справочников для избежания путаницы в учете и очистки информационной базы. Это позволит оптимизировать трудовые и финансовые затраты на поддержку системы.