Отражение зарплаты за декабрь 2022 года в 1С:ERP и формирование отчета 6-НДФЛ

С приходом 2023 года вступило в силу множество законодательных изменений. В феврале подходят сроки сдачи отчета 6-НДФЛ за 2022 год. С 1 января 2023 года изменился подход к определению даты фактического получения дохода при оплате труда для учета НДФЛ. До конца 2022 года считался последний день месяца, за который начислялась заработная плата. С 1 января 2023 законодательство устанавливает, что дата получения дохода — это дата фактической выплаты заработной платы. Это правило относится и к оплате за первую половину месяца.

В связи с переходом на кардинально отличный от 2022 года принцип признания даты дохода, у многих бухгалтеров возникает вопрос: как правильно отражать в учете и отчетности заработную плату за декабрь 2022 года выплаченную в январе 2023 года? В сложившейся ситуации декабрь является переходным месяцем.

Разберем на примере способы отражения декабрьской зарплаты в учетной системе «1С:ERP» 2.5

Выплата зарплаты за декабрь 2022 г. в январе 2023 г.

Немного вводной информации.

Новогодние каникулы в 2023 году установлены сроком 9 календарных дней, т.е. с 31.12.2022 до 08.01.2023. Первый рабочий день это 9 января 2023 года.

Отражение заработной платы декабря 2022 года зависит от:

• сроков выплаты оплаты труда сотрудникам, которые закреплены локально нормативными актами компании;
• уплаты НДФЛ при выплате аванса за первую половину декабря.

Тут возможно два варианта ситуации:

• заработную плату работодатель выплачивает до 31 декабря 2022 года, НДФЛ полностью исчислен и удержан в декабре 2022 года;
• заработную плату работодатель выплачивает после 9 января 2023 года, НДФЛ с оплаты первой половины декабря 2022 года полностью исчислен и удержан.

Разберем каждый случай отдельно.

В документе Начисление зарплаты и взносов появился новый реквизит - Планируемая дата выплаты. Данный функционал реализован в версии 2.5.10.52 прграммы «1С:ERP» 2.5. В данном поле регистрируется дата выплаты заработной платы.

Рисунок 1 — Заполнение нового реквизита в документе Начисление зарплаты и взносов

Важно указывать наиболее ожидаемую дату выплаты, чтобы предотвратить пересчет налогов.

Вариант 1. Заработная плата выплачена до 31 декабря 2022 г, НДФЛ полностью исчислен и удержан в декабре 2022 г.

Прежде всего, когда компания принимает решение о выплате заработной платы до новогодних праздников, перенос даты выплаты закрепляется в локальных нормативных актах организации.

При выплате заработной платы декабря до нового года ставим в документе Начисление зарплаты и взносов дату выплаты – 31 декабря 2022 года. В этом случае сумма дохода будет относиться будет относиться к доходам декабря 2022 года. Дата получения дохода – 31 декабря 2022 года.

Рисунок 2 — Отражение даты получения дохода в документе начисление при выплате декабрьской заработной платы до нового года

При наличии права на стандартные и имущественные (социальные) вычеты, они будут применены на той же вкладке НДФЛ за декабрь 2022 года. Новый функционал для отчета 6-НДФЛ реализован начиная с версии 2.5.10.73.

Исчисленный и удержанный НДФЛ с доходов сотрудника за декабрь попадает в регистры сведений по срокам 2022 года и должен отразиться в годовом отчете.

Рисунок 3 — Дата получения дохода и отражение налога в регистрах НДФЛ

Строки в отчете 6-НДФЛ за 2022 год заполнятся корректно только после проведения ведомости на выплату зарплаты в декабре.

Данные Раздела 1 отчета 6-НДФЛ за 2022 год:

• строка 020 – сумма НДФЛ за последние три месяца отчетного периода 2022 года;
• строка 021 – граничная дата перечисления НДФЛ за декабрь - 09.01.2023;
• строка 022 – сумма удержанного НДФЛ с декабрьской зарплаты.

Рисунок 4 — Отражение данных в регламентированном отчете 6-НДФЛ, Раздел 1

Данные Раздела 2 отчета 6-НДФЛ за 2022 год:

• строка 110 – сумма дохода, начисленная нарастающим итогом с начала года;
• строка 112 – сумма заработной платы, начисленной с начала года, в том числе и декабрь 2022 года;
• строка 130 – сумма вычетов,в том числе и декабрь 2022 года;
• строка 140 – исчисленная сумма НДФЛ, в том числе и декабрь 2022 года;
• строка 160 – удержанная сумма НДФЛ,в том числе и декабрь 2022 года.

Рисунок 5 — Отражение данных в регламентированном отчете 6-НДФЛ, Раздел 2

В Приложении 1, в справке о доходах и суммах налога сотрудника отражаются суммы дохода и налога, в том числе за декабрь, который выплатили в декабре.

Рисунок 6 — Отражение данных в регламентированном отчете 6-НДФЛ, Приложение 1

Вариант 2. Заработная плата выплачена после 9 января 2023 г. и компания не удерживала и не платила НДФЛ с аванса декабря 2022 г.

В данном случае вся сумма дохода будет отнесена к доходам января 2023 года:

• в документе Начисление зарплаты и взносов – дата позднее 9 января 2023 года;
• НДФЛ не исчислялся и не удерживался с зарплаты за первую половину месяца (аванс) в декабре 2022 года.

Стандартный вычет будет применяться за январь 2023 (рис. 6). За декабрь 2022 года вычет будет потерян для сотрудника и не применится, если не было дополнительно начисленных и выплаченных в январе доходов.

Рисунок 7 — Отражение доходов сотрудника за декабрь 2022, перечисленных в январе 2023

В регистрах учета НДФЛ за 2022 год суммы дохода, перенесенного на январь не будет. Вычет, при наличии, не отразится и применится уже в январе 2023 года. В отчете 6-НДФЛ за 2022 год такие суммы дохода и НДФЛ в декабре не будут отображаться.

Отчет 6-НДФЛ после проведения Ведомости на выплату зарплаты в январе.

Данные Раздела 1 отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года:

• строка 020 – сумма НДФЛ за последние три месяца отчетного периода;
• строка 021 – срок перечисления НДФЛ по новым правилам (за период 1–22 января 2023), сюда попадают данные заработной платы декабря.

Рисунок 8 — Заполнение отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года, Раздел 1

Данные Раздела 2 отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года:

• строки 110 и 112 – сумма доходов за 1 квартал 2023 года, в том числе за декабрь 2022 года;
• строка 130 – сумма вычетов за 1 квартал 2023 года, в том числе вычетов декабря 2022 года;
• строка 140 – сумма начисленного НДФЛ, в том числе с декабрьской зарплаты 2022 года;
• строка 160 – сумма удержанного НДФЛ, в том числе с декабрьской зарплаты 2022 года.