Договор с самозанятым может заключить любое физлицо (в т.ч. ИП) или организация.
Это вправе сделать и работодатель, в т.ч. бывший. Но есть ограничения.
Если работодатель в течение двух лет после увольнения сотрудника заключил с ним гражданско-правовой договор как с самозанятым, то с вознаграждения по такому договору в общем порядке придется заплатить НДФЛ и страховые взносы. Только в одном случае в рассматриваемой ситуации самозанятый должен самостоятельно уплатить НДФЛ с полученного вознаграждения и перечислить за себя страховые взносы – если он зарегистрирован как ИП.
С самозанятыми заключаются гражданско-правовые договоры. В частности, договор подряда, выполнения работ.
Организация (или ИП) может заключить с физлицом, имеющим статус плательщика НПД, трудовой договор. Но в этом случае со всех выплат в рамках такого договора работодателю нужно платить НДФЛ и страховые взносы по общим правилам (даже если самозанятый имеет статус ИП).
В какой момент учитывать расходы по сделкам с самозанятыми?
Расходы нужно признавать в зависимости от метода, по которому организация ведет учет затрат (метод начисления или кассовый метод) и от способа оплаты по договору (предоплата либо постоплата). Однако обязательно в наличии должен быть чек от самозанятого физлица.
Поясним такие выводы
Для организаций и ИП наличие чека, сформированного плательщиком НПД, является обязательным для учета расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль, единому налогу при УСН, ЕСХН, НДФЛ.
Если выплата самозанятому вознаграждения происходит в момент приобретения товара, работы или услуги, то проблем с признанием расходов не возникает. В момент передачи денег, совпадающий с приобретением товара (работы или услуги), самозанятый выдает чек. Именно в этом периоде можно учесть расходы на выплату самозанятому.
В отношении налога на прибыль законодательство не содержит ответа на вопрос, когда можно учесть расходы по договорам с самозанятыми в виде предварительной (аванс) или последующей оплаты (постоплаты).
Есть общие правила признания расходов в соответствии с НК РФ:
При методе начисления расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся исходя из условий сделок.
Другими словами, на дату подписания документа, на основании которого происходит передача товаров (работ, услуг). Например, договора, акта приема-передачи.
При кассовом методе расходы признаются по мере их фактической оплаты.
Из совокупности положений НК РФ и Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ не следует однозначного вывода о дате, на которую учитываются расходы при сделках с плательщиками НПД. По нашему мнению, до уточнения норм законодательства либо появления официальных разъяснений контролирующих органов безопасно действовать следующим образом.
Если договором предусмотрена предоплата, то при методе начисления такой аванс не учитывается при расчете налоговой базы. Соответственно, даже при наличии чека учесть понесенные затраты не получится.
Необходимо дождаться подписания акта выполненных работ и на дату подписания и при наличии чека учесть эти расходы.
При кассовом методе затраты признаются после их фактической оплаты. Следовательно, поскольку наличие чека является обязательным, нужно признать расходы на дату получения чека от самозанятого. Если дата перечисления аванса и получения чека от физлица совпадают, то оплата признается в расходах на дату осуществления платежа. Когда эти даты разные, расход следует признать на дату получения чека.
Если договором предусмотрена постоплата, то при методе начисления целесообразнее учесть расходы в периоде получения чека от самозанятого. При этом, по нашему мнению, расходы можно включить в декларацию прошедшего отчетного периода, если чек получен до истечения срока сдачи отчетности за этот период.
Нужно ли подавать на самозанятых персонифицированную отчетность?
Подавать персотчетность на самозанятого не нужно при условии, что на дату сделки с ним действовал его статус как плательщика НПД.
Персонифицированная отчетность (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) подается на лиц, застрахованных в сфере обязательного пенсионного страхования. Это (в частности) те, с кем заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг) и выплаты по которым облагаются взносами.
К застрахованным не относятся плательщики НПД, получающие выплаты за деятельность по гражданско-правовым договорам и не работающие по трудовым договорам.
На дату сделки с самозанятым, а также по итогам каждого месяца следует проверять, действует ли его статус плательщика НПД на сайте ФНС России. Если статус действующий, в форму СЗВ-М по итогам такого месяца сведения о самозанятом не включаются и не отражаются в отчетности СЗВ-СТАЖ за этот год.
Если при проверке окажется, что статус утрачен, это означает, что при сделке такой гражданин выступал как физлицо, застрахованное в сфере ОПС в связи с заключением ГПД. Значит, сведения о нем нужно включить в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, а также в расчет по страховым взносам (поскольку в этом случае с суммы его вознаграждения потребуется исчислить взносы).
В каком случае организации придется платить НДФЛ и страховые взносы с выплат самозанятому физлицу?
Контрагенту самозанятого лица нужно уплачивать с вознаграждений в его пользу НДФЛ и взносы с даты утраты самозанятым права право на применение спецрежима НПД.
Организация или предприниматель, которые производят выплаты самозанятому физлицу без статуса ИП, облагаемые у него налогом на профессиональный доход:
- не удерживают с выплачиваемых сумм НДФЛ;
- не начисляют на такие выплаты страховые взносы.
Но, как только физлицо утратит право на НПД, заказчику услуг (либо покупателю товаров) потребуется в общем порядке платить взносы и НДФЛ с выплат и вознаграждений в его пользу.
Право на спецрежим физ. лицо утрачивает по разным основаниям.
Одно из них – это получение в текущем году дохода свыше 2,4 млн рублей. Физлицо перестает быть плательщиком НПД с даты, когда превышен упомянутый лимит дохода и налоговый орган по собственной инициативе снимает его с учета. И с этой же даты организация должна платить взносы и НДФЛ за такого гражданина.
Включать в базу по НДФЛ и взносам нужно суммы, начисленные физлицу, начиная с упомянутой даты.
Вопрос в том, как организация должна узнать точную дату утраты самозанятым лицом права на спецрежим, если гражданин самостоятельно не сообщит об этом?
Полагаем, что в подобной ситуации нужно учитывать факт выдачи или невыдачи чека, сформированного с помощью приложения “Мой налог”. В чеке есть указание на то, что физ. лицо применяет спецрежим НПД.
Как проверить статус самозанятого?
Проверить регистрацию физлица (в т.ч. ИП) в качестве самозанятого можно несколькими способами.
Физлица встают на учет в качестве плательщиков НПД с помощью мобильного приложения “Мой налог”. Уведомление о такой регистрации в бумажном виде налоговая инспекция не выдает. Однако в мобильном приложении физлицо может самостоятельно сформировать справку о постановке на учет. Она формируется в электронном виде и приравнивается к справке, выданной на бумажном носителе налоговым органом.
Соответственно, заключая договор с физлицом, можно потребовать от него указанную справку.
Кроме того, есть специальный сервис на сайте ФНС России для проверки статуса плательщика НПД. Для получения информации следует ввести ИНН проверяемого физлица и дату, по состоянию на которую необходимы сведения (например, дата подписания договора).
Проверить статус самозанятого:
Рисунок 1 – Пример проверки статуса самозанятого
