В версии «1С:Документооборот» 2.1 при параллельном согласовании приходилось ждать, пока кто-то другой закончит работать с файлом. Только после этого можно было редактировать файл, при этом блокируя доступ другим участникам согласования. Из-за это приходилось отправлять документ на согласование поочередно каждому участнику, что сильно увеличивало общее время согласования документа.
В новой версии «1С:Документооборот» 3.0 появилась возможность совместной работы с файлом формата .doc или .docx при его параллельном согласовании.
Для работы функционала согласование в режиме замечаний необходимо включить эту возможность в настройках программы.
Рисунок 1 — Настройки параметров работы процессов
Также, если используется клиент-серверная база, то требуется запустить обработку Выполнение заданий (клиент).
Рисунок 2 — Подсистема «Настройки»
Благодаря этой обработке создается html-образ файла .doc или .docx, который и позволяет совместно работать с файлом.
Рисунок 3 — Обработка «Выполнении заданий (клиент)
Для использования возможности согласования в режиме замечаний нужно при настройки процесса согласования установить соответствующий признак.
Рисунок 4 — Окно настройки бизнес процесса
При поступлении задачи на согласование документа можно перейти в режим внесения замечаний непосредственно из задачи.
Рисунок 5 — Задачи мне в «1С:Документооборот»
Или из документа.
Рисунок 6 — Карточка документа
Для внесения замечания необходимо выделить текст, по которому есть замечание и нажать кнопку Замечание. После чего ввести текст замечания и нажать ОК.
Рисунок 7 — Ввод замечания
Внесенные замечания будут отображены в списке Мои замечания. Замечания видны всем участникам согласования.
Рисунок 8 — Окно внесений замечаний
По завершению внесении замечаний нажимает Согласовано – если замечаний не было (при наличии замечаний участник согласования не может выбрать Согласовано) и Не согласовано, если замечания были. Вносить таким образом замечания можно одновременно с другими участниками согласования. Таким образом и происходит параллельная работа с документом.
Для внесения замечания, которое позволит согласовать документ и оставить сообщение по тексту необходимо создать комментарий. Для этого необходимо выполнить те же действия, что и при написании замечания, только после выделения текста нажать Комментарий.
Участник согласования может поставить подзадачу своим подчиненным на согласование документа. Для этого требуется нажать Отправить подчиненным.
Рисунок 9 — Окно внесения замечаний
В открывшемся окне выбрать исполнителя или исполнителей и нажать Направить на исполнение.
Рисунок 10 — Создание подзадачи
На вкладке Подзадачи можно отслеживать ход выполнений поставленных подзадач.
Рисунок 11 — Окно внесений замечаний, вкладка «Подзадачи»
Сотрудник, получивший подзадачу на внесение замечаний, выполняет те же действия, что и при работе с обычной задачей. По завершению внесений замечаний необходимо нажать Исполнено.
Рисунок 12 — Окно внесений замечаний
После внесения замечаний подчиненными, согласующий может увидеть их на вкладке Замечания (по подзадачам). Необходимо принять их или отклонить.
Рисунок 13 — Окно внесений замечаний, вкладка «Замечания (по подзадачам)»
Все принятые замечания по подзадачам перейдут на вкладку Мои замечания под авторством согласующего.
Рисунок 14 — Окно внесения замечаний
Информацию о том кто реально оставил замечание можно открыв замечание.
Рисунок 15 — Окно замечания
Важно! Внесенные замечания не редактируют файл документа. Для внесения изменений в файл инициатору необходимо внести их самостоятельно. После завершения процесса согласования и внесений замечаний, инициатору поступает задача на обработку замечаний.
Рисунок 16 — Задачи мне
В открывшемся окне инициатор видит замечания, оставленные всеми участниками согласования. Инициатор может принять замечание или отказать если замечание не может быть учтено.
При принятии замечания инициатору требуется внести изменения в текст документа, согласно замечанию. В случае отказа инициатору необходимо указать причину отказа.
Рисунок 17 — Ввод обоснования отказа
Для внесения изменений в текст документа требуется нажать Редактировать.
Рисунок 18 — Окно внесения замечаний
Документ откроется в режиме редактирования в Microsoft Word.
Рисунок 19 — Редактирование в Microsoft Word
Все внесенные замечания переносятся в файл в виде примечаний с привязкой к соответствующему фрагменту документа, что существенно облегчает инициатору внесения исправлений в файл. После завершения редактирования инициатор сохраняет изменения в файле и закрывает Microsoft Word.
Если замечания были приняты и в файл были внесены соответствующие исправления, то отправляет документ на повторное согласование нажатием кнопки Повторить.
Рисунок 20 — Обработка замечаний
При повторном согласовании все действия повторяются. В финальной версии файла все примечания удаляются.
Для просмотра истории замечаний по уже согласованному документу необходимо нажать Замечания согласования в карточке документа на вкладке Обработка в меню Результаты обработки.
Рисунок 21 — Карточка документа, вкладка «Обработка»
В случае если замечания были отклонены и согласовать документ так и не получилось, тогда инициатор завершает согласование. Для этого требуется по всем отклоненным замечаниям внести текст в поле Принятая редакция, который впоследствии попадет в протокол разногласий.
Рисунок 22 — Окно замечания
После чего в задаче нажать Завершить.
Рисунок 23 — Обработка замечаний
После этого в документе можно будет сформировать протокол разногласий по всем отклоненным замечаниям. Для этого необходимо нажать Протокол замечаний в карточке документа на вкладке Обработка в меню Результаты обработки.
Рисунок 24 — Карточка документа, вкладка «Обработка»
Откроется протокол разногласий.
Рисунок 25 — протокол разногласий
