С 1 января 2026 года начинают применяться изменения, внесённые в главу 21 Налогового кодекса Российской Федерации Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Указанные поправки затрагивают требования к оформлению счетов-фактур, а также порядок использования универсального передаточного документа (УПД).
Новые обязательные реквизиты счетов-фактур
В обновлённой редакции законодательства установлена обязанность отражать в счетах-фактурах дополнительные сведения.
Во-первых, при выставлении счета-фактуры на суммы предварительной оплаты (включая частичную оплату и иные платежи в счёт будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг либо передачи имущественных прав) необходимо указывать порядковый номер и дату составления такого документа. Данный документ квалифицируется как авансовый счет-фактура.
Во-вторых, если счет-фактура оформляется индивидуальным предпринимателем либо уполномоченным им лицом, документ должен содержать основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП), а также дату его присвоения. Ранее в аналогичных случаях указывались сведения свидетельства о государственной регистрации, однако с 2026 года такое требование утрачивает актуальность.
Применение универсального передаточного документа
Универсальный передаточный документ может использоваться:
- либо исключительно как первичный учетный документ (статус «2»);
- либо одновременно как первичный документ и счет-фактура (статус «1»).
Рисунок 1 — Форма счета-фактуры в 1С:ERP
При этом действующее законодательство не предусматривает замену счета-фактуры универсальным передаточным документом в ситуациях, когда оформление первичного документа не требуется. Например, при получении авансов покупателю должен быть передан именно счет-фактура, а не УПД.
Требования к форме УПД с 1 января 2026 года
Форма универсального передаточного документа, применяемая с 2026 года, должна соответствовать следующим условиям:
- При реализации прослеживаемых, маркированных товаров, а также алкогольной продукции в документе указываются специальные идентификаторы и коды. Для целей идентификации используются следующие значения: «2» — для прослеживаемых товаров; «3» — для маркированной продукции; «4» — для алкогольной продукции;
- Обязательным является заполнение строки 5а, содержащей сведения об отгрузочном документе;
- В форму включён новый столбец № 14, в котором отражается совокупная стоимость прослеживаемых товаров в рублях без копеек и без округления. Указанная сумма приводится без учёта налога на добавленную стоимость;
- Сроки оформления УПД со статусом «1» должны соответствовать одновременно требованиям к счетам-фактурам и первичным документам. Поскольку первичные документы оформляются в день отгрузки, а счет-фактура — не позднее пяти календарных дней после неё, УПД рекомендуется выдавать непосредственно в момент отгрузки;
- Порядок применения УПД, а также правила его заполнения должны быть закреплены в учетной политике организации;
Дополнительные строки в форме счета-фактуры
В форму счета-фактуры, утверждённую постановлением Правительства РФ № 1137, введена новая строка 5б. Она заполняется в отгрузочных счетах-фактурах при условии, что до момента отгрузки была получена предоплата, зачтённая в счёт соответствующей поставки, и по ней ранее начислялся НДС с выставлением авансового счета-фактуры.
Рисунок 2 — Дополнительные строки счета-фактуры в 1С:ERP
Если получение аванса и отгрузка товаров (работ, услуг) произошли в одном налоговом периоде, а авансовые счета-фактуры оформляются только по итогам периода на суммы, не закрытые отгрузкой, строка 5б в отгрузочном счете-фактуре не заполняется.
В случае зачёта авансов, полученных в предыдущем периоде, в строке 5б указываются реквизиты соответствующего авансового счета-фактуры. При этом приводятся данные актуальной редакции документа с учётом внесённых до момента отгрузки исправлений. Исправления, выполненные после выставления отгрузочного счета-фактуры, не требуют его корректировки.
Если в зачёт принимается несколько авансов, в строке 5б перечисляются номера и даты всех соответствующих авансовых счетов-фактур (включая сведения об исправлениях при их наличии) через точку с запятой. Данные о корректировочных авансовых счетах-фактурах в данной строке не указываются.
Требование о заполнении строки 5б, по позиции налоговых органов, распространяется также на сводные документы, оформляемые при реализации товаров и услуг лицам, не являющимся плательщиками НДС, а также освобождённым от исполнения обязанностей по его уплате.
Электронный формат счета-фактуры и рекомендации ФНС
В связи с тем, что обновлённые показатели не были оперативно включены в электронный формат счета-фактуры, утверждённый приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, ФНС России разъяснила порядок отражения новых сведений в сопроводительных элементах электронного документа.
Рекомендуется указывать данные авансового счета-фактуры в составе сведений о сопроводительных документах, используя унифицированные обозначения и реквизиты. При необходимости отражения информации об исправлениях соответствующие сведения включаются в элемент дополнительных данных.
Кроме того, ФНС указала на возможность заполнения в электронном формате реквизитов ОГРНИП и даты его присвоения, несмотря на то что данные элементы формально не отнесены к обязательным.
При этом отсутствие указанных сведений в электронном счете-фактуре не рассматривается как нарушение установленного порядка его оформления.
