Рассмотрим Расчеты с подотчетными лицами в двух разрезах: выдача денежных средств и приемка авансовых отчетов.
Какими документами можно оформить выдачу денежных средств подотчетнику
Выдача денежных средств оформляется либо расходным кассовым ордером (РКО), либо списанием безналичных денежных средств. В обоих документах по выдаче денежных средств есть операция специального вида:
1. В Расходном кассовом ордере (Казначейство / Касса / Расходные кассовые ордера) – операция Выдача подотчетнику.
Рисунок 1 – Операция Выдача подотчетнику в расходном кассовом ордере
В РКО указываем подотчетное лицо, сумму и кассу выдачи, срок подотчета.
Рисунок 2 – Заполнение РКО по выдаче подотчетнику
2. В безналичных платежах (Казначейство / Банк / Безналичные платежи) – операция Выдача подотчетнику.
Рисунок 3 – Создание безналичного списания по операции Выдача подотчетнику
В Списании безналичных денежных средств по операции Выдача подотчетнику также указываем подотчетное лицо, сумму перечисления, расчетный счет организации, с которого будет произведено списание денежных средств, и расчетный счет подотчетника для получения средств.
Рисунок 4 – Заполнение безналичного списания по операции Выдача подотчетнику
На вкладке Расшифровка платежа как в РКО, так и в безналичном списании заполняем статью ДДС.
Рисунок 5 – Заполнение статьи ДДС при Выдаче подотчетнику
Также в обоих документах есть реквизит для установки срока подотчета: на вкладке Основное в поле Отчитаться выбираем период времени, по истечении которого хотим получить отчет, и система автоматически заполнит граничную дату для подотчета.
Рисунок 6 – Заполнение реквизита Отчитаться при выдаче денежных средств
В каком рабочем месте можно проверить не закрытые отчетами расчеты с подотчетными лицами
В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты к оформлению.
Рисунок 7 – Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты к оформлению
В рабочем месте можно вести оперативный контроль денежных средств, выданных подотчетному лицу, но не закрытых отчетами, а также закупок, произведенных подотчетным лицом, но не закрытых оплатой. Чтобы отчитаться за вышеуказанные операции нажимаем по кнопке Оформить авансовый отчет или Оформить платеж соответственно.
Рисунок 8 – Рабочее место Авансовые отчеты к оформлению
В журнале отражаются данные по подотчетному лицу, есть ли сумма аванса или закупки, просрочен ли отчет, если ли перерасход.
Какими документами можно принимать отчеты от подотчетника
В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты.
Рисунок 9 – Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты
В рабочем месте Авансовые отчеты показаны все документы, которыми оформляются все отчеты с подотчетниками: авансовый отчет, поступление денежных документов, приобретение товаров и услуг.
Рисунок 10 – Виды документов по расчетам с подотчетниками
В документе Авансовый отчет можем отразить операции по закупке, расходам и оплате поставщику.
Приобретение товаров и услуг в рабочем месте Авансовые отчеты – это обычное оформление приобретения, но с видом хозяйственной операции Закупка через подотчетное лицо.
Поступление денежных документов в рабочем месте Авансовые отчеты существует для целей оприходования денежных документов через подотчетника.
Как оформить выдачу денежных средств подотчетнику через расходный кассовый ордер
Для оформления выдачи подотчетнику заходим в Казначейство – Касса – Расходные кассовые ордера и создаем новый РКО с видом операции Выдача подотчетнику.
В РКО на вкладке Основное заполняем дату выдачи, операцию (Выдача подотчетнику), кассу выдачи, ФИО подотчетного лица (из справочника физ. лиц), подразделение, сумму и в какой срок необходимо отчитаться.
Рисунок 11 – Создание и заполнение расходного кассового ордера по операции выдача подотчетнику
Далее на вкладке Расшифровка платежа заполняем статью ДДС и заявку на расход ДС (в случае, если ведется учет выдачи денежных средств по заявкам).
Рисунок 12 – Заполнение статьи ДДС в РКО
Проводим расходный кассовый ордер и формируем проводки регламентированного учета.
Рисунок 13 – Формирование проводок регламентированного учета по РКО
Т.к. выдача подотчетнику в нашем примере оформлена в валюте рубли, то сформирован счет по дебету 71.01 (Расчеты с подотчетными лицами).
Аналогично подразделение по дебету заполнено данными из РКО.
Рисунок 14 – Заполнение проводок регламентированного учета по дебету
Счет и Подразделение по кредиту заполнены из справочника Кассы.
Рисунок 15 – Заполнение проводок регламентированного учета по кредиту
После проведения наш РКО появился в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению, где выданная сумма денежных средств отражена в графе Аванс, и что за выданный аванс следует отчитаться.
Т.к. дата, заполненная в РКО в реквизите «Отчитаться» превышает текущую дату, то в рабочем месте система подсказывает и указывает сумму красным цветом в графе Просрочен отчет.
Рисунок 16 – Авансовые отчеты к оформлению после проведения выдачи денежных средств подотчетнику
Как оформить авансовый отчет
В системе есть отчет Контроль денежных средств у подотчетных лиц, в который заходим из рабочего места Авансовые отчеты по одноименной гиперссылке.
Рисунок 17 – Открытие отчета Контроль денежных средств у подотчетных лиц
Как видим, в отчете по нашему подотчетнику из примера выданная сумма зафиксирована в графе Выдано авансов, Незавершенные операции на конец периода и наличие просрочки по отчету. Также зафиксировано состояние операции как «не завершена» и показаны рекомендации, что делать по этому подотчетному лицу.
Оформить отчет по выданным средствам можно несколькими вариантами.
1. В рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению становимся на строку с данными по подотчетнику, по которому требуется создание авансового отчета и нажимаем на Оформить авансовый отчет.
Система создает предзаполненный документ Авансовый отчет.
Рисунок 18 – Создание авансового отчета, вариант №1
2. В рабочем месте Авансовые отчеты.
Рисунок 19 – Создание авансового отчета, вариант №2
В документе Авансовый отчет можем отразить операции по трем типам операций:
- закупки – для выбора уже созданных или создания новых и отражения в табличной части документов по закупке товарно-материальных ценностей подотчетным лицом (Приобретения товаров и услуг), документа Приобретение денежных документов и документы по бронированию электронных билетов;
- расходы по командировкам (питание, проживание, проезд и т.п.);
- оплата поставщику – для отражения факта оплаты подотчетным лицом поставщику по ранее оказанным услугам или поставленным товарам.
Рисунок 20 – Создание документов закупки из формы Авансового отчета
Как оформить закупку у поставщика для целей подотчета
Закупку товарно-материальных ценностей подотчетным лицом можем оформить документом Приобретение товаров и услуг 3 способами:
- из рабочего места Авансовые отчеты (рис. 10);
- из документа Авансовый отчет (рис. 20);
- из раздела Закупки – Документы закупки (все) создаем документ Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо.
Рисунок 21 – Создание документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо
От обычной закупки данный документ будет отличаться тем, что в поле хоз. операции будет отражена операция Закупка через подотчетное лицо.
В документе заполняем поля: подотчетное лицо, склад, номенклатуру, количество цену, подразделение.
Рисунок 22 – Заполнение документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо
Проводим документ и отражаем проводки регл.учета.
Рисунок 23 – Отражение проводок регламентированного учета документа Приобретение товаров и услуг
Смотрим, что счет по дебету 10.05 заполнен из групп настроек финансвого учета номенклатуры: для номенклатуры «Аккумулятор» настроена группа фин. учета «Запасные части», для которой установлен счет учета стоимости номенклатуры 10.05.
Рисунок 24 – Заполнение счета Дт в проводках регламентированного учета
Счет по кредиту 71.01 закрывает расчеты с подотчетными лицами и заполнен в соответствии с выбранной операцией по документу Закупка через подотчетное лицо. Подразделение Кт – подразделение из документа Приобретение товаров и услуг.
Для закрытия подотчета важно, чтобы подразделение, по которому были выданы денежные средства, было идентично с указанным с Приобретением товаров и услуг.
Если же подразделение отличается, то получим такое отображение расхождений в системе, когда выдача ДС прошла по одному подразделению, а закупка по другому.
Рисунок 25 – Отражение расхождения подразделений в Авансовых отчетах к оформлению
Как распечатать авансовый отчет после оформления Приобретения товаров и услуг
В документе Приобретение товаров и услуг по гиперссылке Включить в авансовый отчет создаем на сумму приобретения авансовый отчет.
Рисунок 26 – Создание авансового отчета на основании Приобретения товаров и услуг
После успешной подвязки авансового отчета к Приобретению товаров и услуг гиперссылка Включить в авансовый отчет будет заменена на гиперссылку Включен в Авансовый отчет _№ от _, по которой можно провалиться в сам авансовый отчет.
Рисунок 27 – Подвязка авансового отчета к Приобретению товаров и услуг
Для выведения на печать авансового отчета нажимаем по кнопке Печать.
Рисунок 28 – Печать авансового отчета
Оформление оплаты поставщику подотчетным лицом
Для отражения факта оплаты поставщику подотчетным лицом заходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению, становимся на строку с нашим подотчетником и нажимаем Оформить авансовый отчет.
По умолчанию система весь остаток задолженности по подотчетнику отразит на вкладке Расходы. Для переноса суммы на вкладку Оплата поставщикам в табличной части на строке с суммой двойным кликом выводим панель команд, где выбираем Перенести строку в оплаты поставщикам.
Рисунок 29 – Создание оплаты поставщикам через авансовый отчет
На вкладке Оплата поставщикам заполняем наименование поставщика, корректируем сумму (сумма оплаты поставщику), выбираем объект расчетов (документ приобретения), номер, дата.
Рисунок 30 – Заполнение Оплаты поставщику по Авансовому отчету
Проводим документ и отражаем в регламентированном учете. Соответственно счет дебета 60.01 взят из групп настроек финансового учета объектов расчетов (накладная, договор или т.п).
Рисунок 31 – Проводки регламентированного учета Авансового отчета
Переходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению и видим отражение оплаты поставщику в уменьшение остатка непогашенной задолженности по выданным денежным средствам.
Рисунок 32 – Обновление суммы непогашенной задолженности после проведения авансового отчета по оплате поставщику
Как оформить возврат денежных средств от подотчетника
На остаток задолженности оформим возврат денежных средств в кассу организации. Для этого в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению нажимаем на Оформить платеж и выбираем Возврат наличными.
Система создаст уже предзаполненный на неизрасходованный остаток денежных средств Приходный кассовый ордер по операции Возврат от подотчетника.
Рисунок 33 – Создание Приходного кассового ордера по операции «Возврат от подотчетника»
Проводим документ и отражаем в регламентированном учете.
Рисунок 34 – Отражение в регламентированном учете Приходного кассового ордера по операции «Возврат от подотчетника»
Проверка закрытия взаиморасчетов по подотчетнику
Для проверки закрытия подотчета по данному подотчетному лицу можем зайти в отчет Контроль операций с денежными средствами.
Незавершенных операций на конец периода по нашему подотчетнику нет и никакие действия по подотчетнику не ожидаются.
Рисунок 35 – Проверка статуса подотчетника в отчете Контроль операций с денежными средствами
Также для проверки сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 (Регламентированный учет / Стандартные бухгалтерские отчеты). Незакрытых взаиморасчетов по подотчетнику нет.
Рисунок 36 – Формирование Оборотно-сальдовой ведомости по счету 71
