• 1С:ERP Управление предприятием 2
  • 1С:Бухгалтерия
  • 1С:Документооборот
  • 1С:Зарплата и управление персоналом
  • 1С:Комплексная автоматизация
  • 1С:Отчетность
  • 1С:Розница
  • 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП
  • 1С:Управление нашей фирмой
  • 1С:Управление производственным предприятием
  • 1С:Управление торговлей
  • 1С:Управление холдингом
  • 1С:ЭДО
  • Рассмотрим Расчеты с подотчетными лицами в двух разрезах: выдача денежных средств и приемка авансовых отчетов.

    Какими документами можно оформить выдачу денежных средств подотчетнику

    Выдача денежных средств оформляется либо расходным кассовым ордером (РКО), либо списанием безналичных денежных средств. В обоих документах по выдаче денежных средств есть операция специального вида:

    1. В Расходном кассовом ордере (Казначейство / Касса / Расходные кассовые ордера) - операция Выдача подотчетнику.

    Операция Выдача подотчетнику в расходном кассовом ордере в 1С:ERP

    Рисунок 1 - Операция Выдача подотчетнику в расходном кассовом ордере

    В РКО указываем подотчетное лицо, сумму и кассу выдачи, срок подотчета.

    Заполнение РКО по выдаче подотчетнику в 1С:ERP

    Рисунок 2 - Заполнение РКО по выдаче подотчетнику

    2. В безналичных платежах (Казначейство / Банк / Безналичные платежи) - операция Выдача подотчетнику.

    Создание безналичного списания по операции Выдача подотчетнику в 1С:ERP

    Рисунок 3 - Создание безналичного списания по операции Выдача подотчетнику

    В Списании безналичных денежных средств по операции Выдача подотчетнику также указываем подотчетное лицо, сумму перечисления, расчетный счет организации, с которого будет произведено списание денежных средств, и расчетный счет подотчетника для получения средств.

    Заполнение безналичного списания по операции Выдача подотчетнику в 1С:ERP

    Рисунок 4 - Заполнение безналичного списания по операции Выдача подотчетнику

    На вкладке Расшифровка платежа как в РКО, так и в безналичном списании заполняем статью ДДС.

    Заполнение статьи ДДС при Выдаче подотчетнику в 1С:ERP

    Рисунок 5 - Заполнение статьи ДДС при Выдаче подотчетнику

    Также в обоих документах есть реквизит для установки срока подотчета: на вкладке Основное в поле Отчитаться выбираем период времени, по истечении которого хотим получить отчет, и система автоматически заполнит граничную дату для подотчета.

    Заполнение реквизита Отчитаться при выдаче денежных средств в 1С:ERP

    Рисунок 6 - Заполнение реквизита Отчитаться при выдаче денежных средств

    В каком рабочем месте можно проверить не закрытые отчетами расчеты с подотчетными лицами

    В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты к оформлению.

    Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты к оформлению в 1С:ERP

    Рисунок 7 - Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты к оформлению

    В рабочем месте можно вести оперативный контроль денежных средств, выданных подотчетному лицу, но не закрытых отчетами, а также закупок, произведенных подотчетным лицом, но не закрытых оплатой. Чтобы отчитаться за вышеуказанные операции нажимаем по кнопке Оформить авансовый отчет или Оформить платеж соответственно.

    Рабочее место Авансовые отчеты к оформлению в 1С:ERP

    Рисунок 8 - Рабочее место Авансовые отчеты к оформлению

    В журнале отражаются данные по подотчетному лицу, есть ли сумма аванса или закупки, просрочен ли отчет, если ли перерасход.

    Какими документами можно принимать отчеты от подотчетника

    В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты.

    Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты в 1С:ERP

    Рисунок 9 - Местонахождение рабочего места Авансовые отчеты

    В рабочем месте Авансовые отчеты показаны все документы, которыми оформляются все отчеты с подотчетниками: авансовый отчет, поступление денежных документов, приобретение товаров и услуг.

    Виды документов по расчетам с подотчетниками в 1С:ERP

    Рисунок 10 - Виды документов по расчетам с подотчетниками

    В документе Авансовый отчет можем отразить операции по закупке, расходам и оплате поставщику.

    Приобретение товаров и услуг в рабочем месте Авансовые отчеты - это обычное оформление приобретения, но с видом хозяйственной операции Закупка через подотчетное лицо.

    Поступление денежных документов в рабочем месте Авансовые отчеты существует для целей оприходования денежных документов через подотчетника.

    Как оформить выдачу денежных средств подотчетнику через расходный кассовый ордер

    Для оформления выдачи подотчетнику заходим в Казначейство - Касса - Расходные кассовые ордера и создаем новый РКО с видом операции Выдача подотчетнику.

    В РКО на вкладке Основное заполняем дату выдачи, операцию (Выдача подотчетнику), кассу выдачи, ФИО подотчетного лица (из справочника физ. лиц), подразделение, сумму и в какой срок необходимо отчитаться.

    Создание и заполнение расходного кассового ордера по операции выдача подотчетнику в 1С:ERP

    Рисунок 11 - Создание и заполнение расходного кассового ордера по операции выдача подотчетнику

    Далее на вкладке Расшифровка платежа заполняем статью ДДС и заявку на расход ДС (в случае, если ведется учет выдачи денежных средств по заявкам).

    Заполнение статьи ДДС в РКО в 1С:ERP

    Рисунок 12 - Заполнение статьи ДДС в РКО

    Проводим расходный кассовый ордер и формируем проводки регламентированного учета.

    Формирование проводок регламентированного учета по РКО в 1С:ERP

    Рисунок 13 - Формирование проводок регламентированного учета по РКО

    Т.к. выдача подотчетнику в нашем примере оформлена в валюте рубли, то сформирован счет по дебету 71.01 (Расчеты с подотчетными лицами).

    Аналогично подразделение по дебету заполнено данными из РКО.

    Заполнение проводок регламентированного учета по дебету в 1С:ERP

    Рисунок 14 - Заполнение проводок регламентированного учета по дебету

    Счет и Подразделение по кредиту заполнены из справочника Кассы.

    Заполнение проводок регламентированного учета по кредиту в 1С:ERP

    Рисунок 15 - Заполнение проводок регламентированного учета по кредиту

    После проведения наш РКО появился в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению, где выданная сумма денежных средств отражена в графе Аванс, и что за выданный аванс следует отчитаться.

    Т.к. дата, заполненная в РКО в реквизите «Отчитаться» превышает текущую дату, то в рабочем месте система подсказывает и указывает сумму красным цветом в графе Просрочен отчет.

    Авансовые отчеты к оформлению после проведения выдачи денежных средств подотчетнику в 1С:ERP

    Рисунок 16 - Авансовые отчеты к оформлению после проведения выдачи денежных средств подотчетнику

    Как оформить авансовый отчет

    В системе есть отчет Контроль денежных средств у подотчетных лиц, в который заходим из рабочего места Авансовые отчеты по одноименной гиперссылке.

    Открытие отчета Контроль денежных средств у подотчетных лиц в 1С:ERP

    Рисунок 17 - Открытие отчета Контроль денежных средств у подотчетных лиц

    Как видим, в отчете по нашему подотчетнику из примера выданная сумма зафиксирована в графе Выдано авансов, Незавершенные операции на конец периода и наличие просрочки по отчету. Также зафиксировано состояние операции как «не завершена» и показаны рекомендации, что делать по этому подотчетному лицу.

    Оформить отчет по выданным средствам можно несколькими вариантами.

    1. В рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению становимся на строку с данными по подотчетнику, по которому требуется создание авансового отчета и нажимаем на Оформить авансовый отчет.

    Система создает предзаполненный документ Авансовый отчет.

    Создание авансового отчета в 1С:ERP

    Рисунок 18 - Создание авансового отчета, вариант №1

    2. В рабочем месте Авансовые отчеты.

    Создание авансового отчета 1С:ERP

    Рисунок 19 - Создание авансового отчета, вариант №2

    В документе Авансовый отчет можем отразить операции по трем типам операций:

    • закупки - для выбора уже созданных или создания новых и отражения в табличной части документов по закупке товарно-материальных ценностей подотчетным лицом (Приобретения товаров и услуг), документа Приобретение денежных документов и документы по бронированию электронных билетов;
    • расходы по командировкам (питание, проживание, проезд и т.п.);
    • оплата поставщику - для отражения факта оплаты подотчетным лицом поставщику по ранее оказанным услугам или поставленным товарам.
    Создание документов закупки из формы Авансового отчета в 1С:ERP

    Рисунок 20 - Создание документов закупки из формы Авансового отчета

    Как оформить закупку у поставщика для целей подотчета

    Закупку товарно-материальных ценностей подотчетным лицом можем оформить документом Приобретение товаров и услуг 3 способами:

    • из рабочего места Авансовые отчеты (рис. 10);
    • из документа Авансовый отчет (рис. 20);
    • из раздела Закупки - Документы закупки (все) создаем документ Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо.
    Создание документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо в 1С:ERP

    Рисунок 21 - Создание документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо

    От обычной закупки данный документ будет отличаться тем, что в поле хоз. операции будет отражена операция Закупка через подотчетное лицо.

    В документе заполняем поля: подотчетное лицо, склад, номенклатуру, количество цену, подразделение.

    Заполнение документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо в 1С:ERP

    Рисунок 22 - Заполнение документа Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо

    Проводим документ и отражаем проводки регл.учета.

    Отражение проводок регламентированного учета документа Приобретение товаров и услуг в 1С:ERP

    Рисунок 23 - Отражение проводок регламентированного учета документа Приобретение товаров и услуг

    Смотрим, что счет по дебету 10.05 заполнен из групп настроек финансвого учета номенклатуры: для номенклатуры «Аккумулятор» настроена группа фин. учета «Запасные части», для которой установлен счет учета стоимости номенклатуры 10.05.

    Заполнение счета Дт в проводках регламентированного учета в 1С:ERP

    Рисунок 24 - Заполнение счета Дт в проводках регламентированного учета

    Счет по кредиту 71.01 закрывает расчеты с подотчетными лицами и заполнен в соответствии с выбранной операцией по документу Закупка через подотчетное лицо. Подразделение Кт - подразделение из документа Приобретение товаров и услуг.

    Для закрытия подотчета важно, чтобы подразделение, по которому были выданы денежные средства, было идентично с указанным с Приобретением товаров и услуг.

    Если же подразделение отличается, то получим такое отображение расхождений в системе, когда выдача ДС прошла по одному подразделению, а закупка по другому.

    Отражение расхождения подразделений в Авансовых отчетах к оформлению в 1С:ERP

    Рисунок 25 - Отражение расхождения подразделений в Авансовых отчетах к оформлению

    Как распечатать авансовый отчет после оформления Приобретения товаров и услуг

    В документе Приобретение товаров и услуг по гиперссылке Включить в авансовый отчет создаем на сумму приобретения авансовый отчет.

    Создание авансового отчета на основании Приобретения товаров и услуг в 1С:ERP

    Рисунок 26 - Создание авансового отчета на основании Приобретения товаров и услуг

    После успешной подвязки авансового отчета к Приобретению товаров и услуг гиперссылка Включить в авансовый отчет будет заменена на гиперссылку Включен в Авансовый отчет _№ от _, по которой можно провалиться в сам авансовый отчет.

    Подвязка авансового отчета к Приобретению товаров и услуг в 1С:ERP

    Рисунок 27 - Подвязка авансового отчета к Приобретению товаров и услуг

    Для выведения на печать авансового отчета нажимаем по кнопке Печать.

    Печать авансового отчета в 1С:ERP

    Рисунок 28 - Печать авансового отчета

    Оформление оплаты поставщику подотчетным лицом

    Для отражения факта оплаты поставщику подотчетным лицом заходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению, становимся на строку с нашим подотчетником и нажимаем Оформить авансовый отчет.

    По умолчанию система весь остаток задолженности по подотчетнику отразит на вкладке Расходы. Для переноса суммы на вкладку Оплата поставщикам в табличной части на строке с суммой двойным кликом выводим панель команд, где выбираем Перенести строку в оплаты поставщикам.

    Создание оплаты поставщикам через авансовый отчет в 1С:ERP

    Рисунок 29 - Создание оплаты поставщикам через авансовый отчет

    На вкладке Оплата поставщикам заполняем наименование поставщика, корректируем сумму (сумма оплаты поставщику), выбираем объект расчетов (документ приобретения), номер, дата.

    Заполнение Оплаты поставщику по Авансовому отчету в 1С:ERP

    Рисунок 30 - Заполнение Оплаты поставщику по Авансовому отчету

    Проводим документ и отражаем в регламентированном учете. Соответственно счет дебета 60.01 взят из групп настроек финансового учета объектов расчетов (накладная, договор или т.п).

    Проводки регламентированного учета Авансового отчета в 1С:ERP

    Рисунок 31 - Проводки регламентированного учета Авансового отчета

    Переходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению и видим отражение оплаты поставщику в уменьшение остатка непогашенной задолженности по выданным денежным средствам.

    Обновление суммы непогашенной задолженности после проведения авансового отчета по оплате поставщику в 1С:ERP

    Рисунок 32 - Обновление суммы непогашенной задолженности после проведения авансового отчета по оплате поставщику

    Как оформить возврат денежных средств от подотчетника

    На остаток задолженности оформим возврат денежных средств в кассу организации. Для этого в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению нажимаем на Оформить платеж и выбираем Возврат наличными.

    Система создаст уже предзаполненный на неизрасходованный остаток денежных средств Приходный кассовый ордер по операции Возврат от подотчетника.

    Создание Приходного кассового ордера по операции Возврат от подотчетника в 1С:ERP

    Рисунок 33 - Создание Приходного кассового ордера по операции «Возврат от подотчетника»

    Проводим документ и отражаем в регламентированном учете.

    Отражение в регламентированном учете Приходного кассового ордера по операции Возврат от подотчетника в 1С:ERP

    Рисунок 34 - Отражение в регламентированном учете Приходного кассового ордера по операции «Возврат от подотчетника»

    Проверка закрытия взаиморасчетов по подотчетнику

    Для проверки закрытия подотчета по данному подотчетному лицу можем зайти в отчет Контроль операций с денежными средствами.

    Незавершенных операций на конец периода по нашему подотчетнику нет и никакие действия по подотчетнику не ожидаются.

    Проверка статуса подотчетника в отчете Контроль операций с денежными средствами в 1С:ERP

    Рисунок 35 - Проверка статуса подотчетника в отчете Контроль операций с денежными средствами

    Также для проверки сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 (Регламентированный учет / Стандартные бухгалтерские отчеты). Незакрытых взаиморасчетов по подотчетнику нет.

    Формирование Оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 в 1С:ERP

    Рисунок 36 - Формирование Оборотно-сальдовой ведомости по счету 71

    Необходима консультация
    по учету в 1С:ERP?
    Наши специалисты готовы предоставить консультацию или провести корпоративное обучение!
    Не нашли ответа на свой вопрос?
    • как операцией в ручную изменить авансовый отчет со вкладки товары переместить во вкладку оплата?
    • Здравствуйте. Операцией вручную нужно изменить проводки регламентированного учета, отсторнировать проводки по покупке - сделать "сторно" документа Приобретение товаров и услуг, который подвязан к Авасовому отчету и черным проводки по оплате поставщику Д60 К71.
    Содержание

    Есть вопросы?

    Закажите звонок специалиста!

    Есть вопросы?

    Закажите звонок специалиста!
    *нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных