Если работник не использовал положенные ему дни отпуска, то при увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ). При этом очень важно правильно рассчитать суммы компенсации, так как невыплата может повлечь судебные споры и привлечение руководителя к ответственности.
Компенсация за неиспользованный отпуск, как и отпускные, рассчитываются по следующей формуле:
Сумма компенсации = Среднедневной заработок работника* Количество неиспользованных дней отпуска
Рассмотрим алгоритм расчета компенсации при увольнении более подробно:
Шаг 1. Определяем расчетный период
Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения.
Например, если работник увольняется в мае 2021 года, то расчетным периодом будет период с 1 мая 2020 года по 30 апреля 2021 года.
Шаг 2. Определяем состав выплат, учитываемых при расчете среднего заработка
В эти выплаты включаются:
- зарплата, начисленная по тарифным ставкам, окладам или по сдельным расценкам;
- доплаты и надбавки за условия труда и дополнительную трудовую нагрузку;
- премии за результаты труда, начисленные в расчетном периоде, независимо от того, за какой период они начислены.
Не учитываются выплаты:
- социального характера;
- не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения и т.п.).
Шаг 3. Определяем исключаемые дни из расчета среднего заработка
В исключаемые дни входят календарные дни:
- отпуска (в том числе декретного или за свой счет);
- болезни;
- командировки;
- простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- дополнительные выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- когда работнику выплачивался средний заработок в других ситуациях или когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.
В исключаемые периоды не входят:
- перерывы для кормления ребенка;
- дни междувахтового отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени.
Шаг 4. Рассчитываем средний заработок для компенсации при увольнении
Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты компенсации за неиспользованный отпуск, необходимо воспользоваться формулой:
Среднедневной заработок для начисления компенсации при увольнении = Сумма выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, включаемых в расчет: 12 месяцев: Среднемесячное число календарных дней 29,3.
Шаг 5. Определяем количество неиспользованных дней отпуска
Вначале определяем стаж работы, дающий право на отпуск. Вычисляем количество дней и месяцев за период со дня начала работы в организации. Далее округляем не полностью отработанные месяцы для расчета компенсации отпуска при увольнении. Излишки, составляющие менее 15 дней, при подсчете не учитываются, а излишки, составляющие 15 дней и более, принимаются за полный месяц. В случае, если работник трудился 10,5 или 11 месяцев и не использовал очередной отпуск, то ему полагается полная компенсация, то есть за 28 дней отпуска.
Пример 1. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Продолжительность отпуска работника составляет 28 дней.
Работник увольняется по собственному желанию, отработав в текущем рабочем году 9 месяцев.
Число неиспользованных дней отпуска составляет 28 дн. x 9 мес. : 12 мес. = 21 день.
Сумма выплат за предшествующие 12 месяцев, включаемые в расчет, составляют 550 000 руб.
Расчетный период отработан полностью. Покажем, как правильно определить сумму компенсации.
Среднедневной заработок для компенсации – 1 564,28 руб. (550 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн.).
Сумма начисленной компенсации – 32 849,88 руб. (1 564,28 руб. х 21 дн.).
Шаг 6. Выплачиваем компенсацию, перечисляем НДФЛ и страховые взносы
Все положенные работнику суммы выплачиваются в день увольнения работника за вычетом НДФЛ. В справке 2-НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск отражается отдельной строкой.
Воспользуемся условиями предыдущего примера и рассчитаем сумму к выплате компенсации при увольнени.
НДФЛ к удержанию составляет 32 849,88*13%=4270 руб.
Сумма к выплате – 28 579,88 руб. (32 849,88 руб. – 4270 руб.)
Страховые взносы с компенсации при увольнении начисляют за тот же месяц, в котором они были начислены. Перечислить страховые взносы следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была начислена компенсация при увольнении.
