Если ранее на предприятии применялся способ выплаты аванса Фиксированной суммой, то с 01.01.2023 с учетом новых изменений в законодательстве многие бухгалтера столкнулись с ситуацией, когда при начислении аванса в расчет не попадают сотрудники, которые были в командировке. Действительно, типовые настройки «1С:ЗУП» 3.1 предполагают, что если на первую половину месяца у сотрудника приходится командировка, то при заполнении документ Начисление зарплаты за первую половину месяца эта командировка рассчитываться не будет.
С версии 3.1.25.36 разработчики добавили возможность рассчитывать оплату командировки в документах расчета аванса и зарплаты. Новый механизм подключается, если в документе Командировка (раздел «Кадры» – «Командировки») переключатель варианта оплаты установлен в положение Рассчитать командировку с авансом и зарплатой.
Рассмотрим на примере, как настройка «Рассчитать командировку с авансом и зарплатой» влияет на учет командировки при расчете заработной платы и учет НДФЛ:
- Расчет командировки в документе «Командировка» (настройка «Рассчитать командировку с авансом и зарплатой» не установлена).
- Расчет командировки в документе начисления аванса или заработной платы (настройка «Рассчитать командировку с авансом и зарплатой» установлена).
Расчет командировки в документе «Командировка»
1. Введем документ Командировка (раздел «Кадры» – «Командировки»): настройка Рассчитать командировку с авансом и зарплатой не установлена, вариант выплаты С зарплатой.
Рисунок 1 — Форма документа «Командировка»
Ранее в случае, если период командировки попадал в два периода расчета заработной платы (аванса и окончательного расчета за месяц), для того, чтобы командировка попала при выплате аванса бухгалтера как правило выбирали один из вариантов:
- Вариант 1. Разбивать командировку на две части, если командировка попадала на период аванса и окончательного расчета.
- Вариант 2. Оставлять выплату командировки с заработной платой, а аванс рассчитывать вручную (данный вариант в дальнейшем влечет ошибки по учету НДФЛ).
В нашем примере, в документе Командировка указан вариант выплаты С зарплатой.
2. Введем документ Начисление зарплаты за первую половину месяца (раздел «Зарплата» – «Начисление зарплаты за первую половину месяца»). В документе происходит расчет только Оплаты по окладу за период с 01.05 по 04.05 (т.е. за 3 рабочих дня до командировки). Расчет командировки за период с 05.05 по 15.05 не выполняется, командировка рассчитана в отдельном документе.
Рисунок 2 — Форма документа «Начисление за первую половину месяца».
Но т.к. сотрудник по факту отработал первую половину месяца, рассчитали сумму аванса вручную и внесли корректировку в документ (повторим одну из частых ошибок пользователей – данные действия влекут за собой ошибки по учету НДФЛ).
Рисунок 3 — Форма документа «Начисление за первую половину месяца», вкладка «Начисления»
Перейдем на вкладку НДФЛ. НДФЛ рассчитан с суммы 30000,00 руб. Все корректно на первый взгляд.
Рисунок 4 — Форма документа «Начисление за первую половину месяца», вкладка «НДФЛ»
Формируем ведомость на выплату.
3. Делаем полный расчет заработной платы в конце месяца, вводим документ Начисление зарплаты и взносов (раздел «Зарплата» – «Начисление зарплаты и взносов»). Система рассчитала сумму оклада исходя из отработанного времени. Мы получили сумму меньше, чем начислили аванс (аванс был начислен в размере 30000,00 руб., а при окончательном расчете был начислен оклад в размере 22500,00 руб.).
Рисунок 5 — Форма документа «Начисление зарплаты и взносов», вкладка «Начисления»
Перейдем на вкладку НДФЛ. НДФЛ рассчитан с суммы 22500,00 руб. и система не уменьшает НДФЛ с командировки. В данной ситуации необходимо вручную внести правки в расчет НДФЛ и уменьшить НДФЛ с командировки. Оставляем так, как посчитала система.
НДФЛ рассчитан исходя из суммы 22500,00 руб.
Рисунок 6 — Форма документа «Начисление за первую половину месяца», вкладка «НДФЛ»
4. Делаем выплату заработной платы. Вводим документ Ведомость в банк (раздел «Выплаты» – «Ведомость в банк»).
Рисунок 7 — Форма документа «Ведомость в банк»
В ведомости система выравнивает заработную плату к выплате исходя из начисленной суммы и суммы выплаченного аванса.
Рисунок 8 — Форма документа «Ведомость в банк», окно расшифровки суммы к выплате
Сумма НДФЛ учтена полностью с суммы командировки.
Рисунок 9 — Форма документа «Ведомость в банк», окно расшифровки суммы НДФЛ
5. Сформируем Расчетный лист (раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате» – «Расчетный лист») и посмотрим какие суммы начислений и НДФЛ отражены в расчетном листе. В расчетном листе отражено:
- Начисление оклада и командировки в размере 77045,40 руб.
- Сумма НДФЛ учтена в размере 10016.00 руб. (2925,00 (НДФЛ рассчитанный при окончательном расчете заработной платы) + 7091,00 (НДФЛ рассчитанный при расчете командировки).
Рисунок 10 — Отчет «Расчетный лист»
6. Теперь посмотрим, какие суммы доходов числятся по регистрам НДФЛ. Сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам» – «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»):
- Начисление оклада и командировки в размере 84545,40 руб (сумма аванса + сумма командировки).
- Сумма НДФЛ учтена в размере 10991,00 руб. (3900,00 (НДФЛ с аванса) + 7091,00 (НДФЛ рассчитанный при расчете командировки).
Рисунок 11 — Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»
В данной ситуации мы видим расхождения в расчетных данных и регистрах НДФЛ. Система не отсторнировала сумму излишне начисленного оклада с аванса для учета НДФЛ при окончательном расчете за месяц и повлекла ошибки в регистрах по НДФЛ, требующих ручного исправления.
С добавлением настройки «Рассчитать командировку с авансом и зарплатой» в документе «Командировка» подобные проблемы исключаются.
Расчет командировки в документе начисления аванса или зарплаты
1. Введем документ Командировка (раздел «Кадры» – «Командировки») и установим настройку Рассчитать командировку с авансом и зарплатой. При этом в документе «Командировка» будет подсчитан средний заработок, а оплата за время командировки будет рассчитана в документах «Начисление зарплаты за первую половину месяца» или «Начисление зарплаты и взносов».
Рисунок 12 — Форма документа «Командировка»
Для расчета оплаты за время командировки при начислении зарплаты за первую половину месяца в виде начисления Командировка (раздел «Настройка» – «Начисления») необходимо проверить, установлен ли флажок Начисляется при расчете в первой половине месяца на вкладке Основное. Если не установлен – устанавливаем.
Рисунок 13 — Форма элемента плана видов расчета «Начисления»
2. Введем документ Начисление зарплаты за первую половину месяца (раздел «Зарплата» – «Начисление зарплаты за первую половину месяца»). В документе по сотруднику видим два начисления: «Оплаты по окладу» за период с 01.05 по 04.05 и «Командировка» за период с 05.05 по 15.05.
Рисунок 14 — Форма документа «Начисление за первую половину месяца», вкладка «Начисления»
НДФЛ рассчитан с суммы оклада и командировки.
Рисунок 15 — Форма документа «Начисление за первую половину месяца», вкладка «НДФЛ»
Формируем ведомость на выплату, вводим документ Ведомость в банк (раздел «Выплаты» – «Ведомость в банк»).
Рисунок 16 — Форма документа «Ведомость в банк»
Делаем полный расчет заработной платы в конце месяца, вводим документ Начисление зарплаты и взносов (раздел «Зарплата» – «Начисление зарплаты и взносов»). Система рассчитала сумму оклада исходя из отработанного времени и сумму командировки.
Рисунок 17 — Форма документа «Начисление зарплаты и взносов», вкладка «Начисления»
Перейдем на вкладку НДФЛ. НДФЛ рассчитан с суммы оклада и командировки.
Рисунок 18 — Форма документа «Начисление зарплаты и взносов», вкладка «НДФЛ»
Делаем выплату заработной платы, вводим документ Ведомость в банк (раздел «Выплаты» – «Ведомость в банк»).
Рисунок 19 — Форма документа «Ведомость в банк»
Сумма НДФЛ соответствует сумме рассчитанной с выплачиваемого заработка.
5. Сформируем Расчетный лист (раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате» – «Расчетный лист») и посмотрим какие суммы начислений и НДФЛ отражены в расчетном листе. В расчетном листе отражено:
- Начисление оклада и командировки в размере 77045,40 руб.
- Сумма НДФЛ учтена в размере 10016.00 руб. (сумма НДФЛ рассчитанная с аванса и окончательного расчета заработной платы).
Рисунок 20 — Отчет «Расчетный лист»
6. Теперь посмотрим, какие суммы доходов числятся по регистрам НДФЛ. Сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел «Налоги и взносы» – «Отчеты по налогам и взносам» – «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»):
- Начисление оклада и командировки в размере 77045,40 руб (сумма аванса + сумма окончательного расчета заработной платы).
- Сумма НДФЛ учтена в размере 10016.00 руб. (3995,00 (НДФЛ с аванса) + 6021,00 (НДФЛ рассчитанный при окончательном расчете заработной платы за месяц).
Рисунок 21 — Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»
В данной ситуации мы видим, что расчетные данные по заработной плате совпадают с данными в регистрах по НДФЛ.
Материал подготовлен в конфигурации «1C:ЗУП» 3.1.26.11.
