Инструменты планирования и бюджетирования в 1С:ERP

Финансовое планирование и бюджетирование - это неотъемлемая часть работы компании. Планирование позволяет решать следующие задачи:

• организация процесса распределения ресурсов;
• прогнозирование деятельности для поддержки принятия управленческих решений;
• мотивацию и контроль работы подразделений и сотрудников;
• быстрое реагирование при сравнивании достигнутых и желаемых результатов в разрезе центров ответственности.

Систему бюджетирования можно внедрить в программе «1C:ERP Управление предприятием 2».

Этапы построения системы планирования на предприятии

• Построение структуры предприятия с последующей установкой ответственности за исполнение соответствующих бюджетов и контролем источников возникновения доходов и расходов.
• Создание структуры бюджетов - построение схемы формирования сводного бюджета организации.
• Составление учетно-финансовой политики организации - бухгалтерский, производственный и оперативный учет.
• Утвердение регламента планирования, который определяет методы планирования, контроля, анализа результатов и причин невыполнения бюджетов с последующей корректировкой бюджетов.

Как происходит внедрение бюджетирования в 1С

• Производится оценка и анализ существующей на предприятии финансовой системы отчетности.
• Создается список показателей отчетов - берутся оборотные и остаточные показатели.
• Формируется план счетов бюджетирования в информационной базе на основании списка показателей.

В программе «1C:ERP Управление предприятием 2» предусмотрен целый набор инструментов для финансового планирования в компании. В данной инструкции разберем некоторые возможности программы для целей финансового планирования.

Основные возможности бюджетирования в программе

Финансовое планирование и бюджетирование в программе осуществляется в подсистеме «Бюджетирование». Инструменты бюджетирования в «1С:ERP» — это гибкость и масштабируемость для любого предприятия, удобный механизм настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.

Бюджетирование в «1С:ERP» позволяет решать все вышеперечисленные в данной инструкции задачи финансового планирования деятельности предприятия. Методы бюджетного планирования могут использоваться на разных уровнях:

• стратегическом;
• тактическом;
• операционном.

Моделирование финансовых планов

В системе предусмотрены инструменты для моделирования планируемого финансового состояния организации. Плановая модель составляется с учетом имеющихся ресурсов и возможностей по привлечению дополнительного капитала.

Критерии при построении бизнес-модели:

• неограниченное количество одновременно используемых моделей;
• индивидуальная настройка каждой из моделей с использованием подчиненных бюджетов произвольного уровня сложности;
• регулируемая глубина детализации до организаций и подразделений предприятия.

Пример модели бюджетирования приведен на рисунке 1.

Рисунок 1 — Пример документа модели бюджетирования

В системе предусмотрена возможность планирования оплат по планам продаж и закупок. Ее можно интегрировать при построении бизнес-модели, а также учитывать данные из других источников (например, планы продаж, закупок, производства). Оплаты можно планировать не только по статье бюджета, отдельно можно планировать на аванс и оплату после отгрузки.

Настройка скользящего планирования

В программе есть возможность настроить скользящее планирование. Период планирования настраивается скользящим, с последовательным сдвигом периода планирования на величину, кратную периодичности планирования.

По окончании одного периода в планы вносятся корректировки и добавляются новые периоды для сохранения итогового количества плановых периодов. В примере Рисунка 2 помесячный план на 3 месяца вперед каждый месяц уточняется на следующие 3 месяца.

Рисунок 2 — Пример настройки скользящего планирования

Контроль расходов денежных средств

Система позволяет обеспечить оперативный контроль над расходованием денежных средств. Это происходит на этапе создания заявки на выплату денежных средств.

Есть несколько типов контроля оплаты:

• разрешающий — разрешают проведение заявок на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам (если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано);
• дополнительно ограничивающий — дает возможность задать дополнительный лимита к основному. К примеру, определен лимит по выбранной статье денежных средств, а требуется дополнительно установить лимит на партнера;
• информационный — информируют о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокируют ее проведение.

Сравнение фактических и плановых данных

Сравнение плановых и фактических данных финансового состояния предприятия осуществляется в рамках бизнес-модели с возможностью использования различных планов с оценкой итоговых сумм в валютах:

• операции;
• сценария;
• управленческого/регламентированного учета.

Существует несколько источников фактических данных для бюджетирования:

• оперативный учет — источниками данных являются хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции;
• регламентированный/международный учет — источниками данных являются остатки и обороты по счетам соответствующего плана счетов;
• произвольные данные — позволяет настроить произвольную схему получения любых доступных в учетной системе фактических данных.

Рисунок 3 — Пример сценария бюджетирования

Регламент бюджетного процесса

В программе есть возможность автоматизировать контроль выполнения управленческих процессов. Регламенты бюджетирования могут быть реализованы в этапах бюджетного процесса, которые формируют задачи с ответственным исполнителем и контролем над исполнением.

Рисунок 4 — Документ формирования бизнес процесса с последующим запуском

Бюджетный процесс в системе предполагает описание бюджетного регламента в виде бюджетных этапов, определяющих ввод плановых данных, расчет планов, контроль над исполнением планов, факторный план-фактный анализ, предполагает персонифицированную ответственность исполнителей за выполнение задач.

В системе возможна отправка задач исполнителям на электронную почту и дальнейший контроль исполнения.

Оценка исполнения бюджетного процесса

Для упрощения контроля за своевременным выполнением бюджетного процесса предусмотрено отдельное рабочее место — Монитор бюджетного процесса. С помощью визуальных средств управления есть возможность контролировать отклонения от бюджета и принять быстрые управленческие решения для исправления сложившейся финансовой ситуации.

Основным преимуществом рабочего места для мониторинга бюджетов является компактное представление больших объемов данных. Мониторинг позволяет определить сроки отставания от выполнения бюджета, установить причины и принять меры.

Рисунок 5 — Внешний вид отчета мониторинга исполнения бюджетов

Монитор также предназначен для оперативного выявления конфликтов, которые заложены при назначении нормативных сроков исполнения бюджетных задач. Кроме этого возможно проведение комплексной оценки загруженности персонала, вовлеченного в бюджетный процесс. Анализ объемов и контроль исполнения задач, поставленных исполнителям.