При помощи документа Заявка на обеспечение регистрируется потребность в тех или иных товарах или услугах.
Рисунок 1 — Создание документа «Заявка на обеспечение»
При создании заявки обязательно указываются:
- организация, подающая данную заявку;
- центр финансовой ответственности (ЦФО) – организация или отдел организации, выступающие инициатором формирования потребности в закупке.
При необходимости, можно указать проект, в рамках которого создается заявка на обеспечение.
Рисунок 2 — Заполнение реквизитов документа
При заполнении табличной части Параметры указывается Валюта, в которой производятся расчеты, и Место поставки товара. Дату поставки можно указать вручную, назначив определенную дату, или при помощи кросс-таблицы, где указываются границы начала и окончания периода плана, в рамках которого формируется заявка.
Рисунок 3 — Использование Кросс-таблицы
Значение периодичности закупок при использовании кросс-таблицы устанавливается при помощи настройки Периодичность закупок, расположенной в разделе Общие справочники и настройки – Корпоративные закупки.
Рисунок 4 — Настройка периодичности закупок
Если для проведения закупок был создан резерв денежных средств, необходимо заполнить реквизит Источник резерва.
Рисунок 5 — Использование резерва планов и лимитов
При выборе источника резерва открывается рабочее место Резервирование планов и лимитов, где при помощи отборов по Организации, ЦФО, Проекту или Контрагенту выбирается необходимый вариант настройки.
Рисунок 6 — Выбор источника резерва планов и лимитов
Все документы резерва планов и лимитов размещены в разделе Резервирование в подсистеме Планирование и контроль.
Рисунок 7 — Создание документов резерва денежных средств
Также на закладке Параметры указывается Статья бюджета для классификации расходов на закупку и отражения конкретной цели расходования денежных средств.
Рисунок 8 — Указание статьи бюджета
Планируемые к закупке товары, услуги или работы указываются в табличной части Потребности. Добавить новые элементы можно при помощи кнопки Добавить или воспользовавшись подбором номенклатуры.
Рисунок 9 — Заполнение табличной части «Потребности»
Реквизит табличной части Характеристика обязателен к заполнению, если использование характеристик предусмотрено для вида номенклатуры, к которому относится выбранная номенклатура. Если характеристики вида номенклатуры не используются, заполнение данного реквизита не требуется.
Рисунок 10 — Характеристики номенклатуры
Настройка использования характеристик размещена в карточке Вида номенклатуры.
Рисунок 11 — Настройка характеристик вида номенклатуры
Реквизит Пояснение эксперту заполняется при необходимости внесения дополнительной информации.
Рисунок 12 — Уточнение потребности эксперту
Функциональное направление будет заполнено автоматически в зависимости от того, какое направление указано в товарной категории, к которой относится выбранная номенклатура.
Рисунок 13 — Функциональное направление
Функциональное направление представляет собой направление деятельности организации, выполняющие определенные функции для обеспечения конкретных потребностей – к каждому направлению относятся подразделения, отделы и сотрудники, которые выполняют схожие виды деятельности. Например, функциональное направление Финансы отвечает за материальные (денежные и финансовые) ресурсы компании, а также за ведение бух. учета всех операций и за движение денежных средств.
Рисунок 14 — Функциональное направление товарной категории
Список товарных категорий и функциональных направлений размещен в разделе См.также в подсистеме Корпоративные закупки.
Рисунок 15 — Список товарных категорий и функциональных направлений
Цена номенклатуры в табличной части будет заполнена автоматически в зависимости от того, какой Тип цены назначен для расценки потребности в разделе Общие справочники и настройки – Корпоративные закупки – Тип цен для расценки потребности.
Рисунок 16 — Тип цен для расценки потребности
При вводе необходимого Количества единиц автоматически рассчитывается итоговая Сумма с НДС.
Рисунок 17 — Заполнение реквизитов Количество, Сумма с НДС
Реквизит Условия оплаты заполняется соответствующим правилом, в котором определены условия оплаты заказа.
Рисунок 18 — Условие оплаты поставщику
Настройка использования Экспертизы заявок на закупку производится в разделе Общие справочники и настройки – Корпоративные закупки – Экспертиза заявок на обеспечение.
Рисунок 19 — Настройка проведения экспертизы Заявок на закупку
Чтобы начать процесс экспертизы, необходимо нажать кнопку Запустить экспертизу на закладке Экспертиза, после чего статус Ожидает экспертизы изменится и станет На экспертизе.
Рисунок 20 — Экспертиза заявки на обеспечение
Ответственное лицо из числа сотрудников, проводящее экспертизу, назначается по каждому функциональному направлению. Список назначенных экспертов можно посмотреть в отчете Профильные ЦФО в разделе Корпоративные закупки в подсистеме Общие справочники и настройки.
Рисунок 21 — Отчет Профильные ЦФО
После назначения экспертизы на вкладке Задачи отобразится задача эксперту, где можно написать подробные комментарии по данной заявке – это поможет эксперту точнее отработать запрос. Эксперт, в свою очередь, может подтвердить заявку на обеспечение, отклонить ее или отправить на корректировку.
Рисунок 22 — Задача на проведение экспертизы
Дальнейшие действия по обработке в закупочном процессе доступны в следующих случаях – если экспертиза не используется и пройден контроль лимитов (после проведения документа) либо если проводится экспертиза и пройден контроль лимитов (после завершения процесса экспертизы).
Рисунок 23 — Подтверждение экспертизы
В табличной части Контроль документа отображены различные контроли, которые проходит документ. После заполнения табличной части Потребности доступно выполнение контроля документа при помощи одноименной кнопки.
Рисунок 24 — Контроль документа
Итог прохождения контроля отображается в графе Результат.
Рисунок 25 — Результат прохождения контроля документа
После внесения всех необходимых данных, документ Заявка на обеспечение необходимо отправить на согласование. После отправки на согласование статус документа Черновик изменится на статус На утверждении.
Рисунок 26 — Согласование документа
Для анализа исполнения плана потребностей, перечисленных в Заявках на обеспечение, в разрезах Организации, ЦФО, Документов планирования и Номенклатуры, используется отчет Анализ обеспечения потребностей.
Рисунок 27 — Отчет Анализ обеспечения потребностей
В графах Заявлено и Подтверждено содержится информация о заявленных и подтвержденных заявках на обеспечение – здесь отображаются только согласованные документы, которые прошли экспертизу. Пока не создан документ Строка плана закупок, информация о документе планирования будет отображаться в графе К обеспечению.
После создания Строки плана закупок потребности приобретают статус К обеспечению и вносятся в План закупок. После создания документа Закупочная процедура и согласования лотов закупочной процедуры информация о потребности перемещается из плана закупок в графу Закупочные процедуры.
В графе Выбран поставщик указывается количество позиций номенклатуры, для поставки которой выбраны поставщики. Данная графа заполняется после создания документа Протокол выбора победителей. Графа Законтрактовано показывает, на сколько позиций номенклатуры был заключен договор с поставщиком и на какую сумму – заполняется после формирования договора с победителем торгов. После создания документа Заказ поставщику информация о заказанной номенклатуре отображается в графе Заказы поставщикам.
После создания документа Поступление товаров информация о приобретенной номенклатуре будет отображаться в графе Исполнено. Информация в графе Обеспечено отобразится после формирования документа Обеспечение потребностей.
