Рассмотрим следующие опции Казначейства в разделе НСИ и администрирование блок Казначейство и взаиморасчеты.
Рисунок 1 – Месторасположение блока Казначейство и взаиморасчеты
В блоке Казначейство и взаиморасчеты в категории Подотчетники есть такие опции как:
- статусы авансовых отчетов;
- контролировать выдачу под отчет в разрезе целей.
Рисунок 2 – Опции «Статусы авансовых отчетов» и «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей»
Разберем каждую из опций.
Как работает опция «Статусы авансовых отчетов»
Если устанавливаем галочку на опции Статусы авансовых отчетов, то система позволяет нам дополнительно поддержать сценарий двухэтапного ввода авансовых отчетов, когда сотрудник (подотчетник) вначале вводит авансовый отчет без финансовых данных, а затем финансовые работники дополняют его необходимыми данными.
После активации данной опции (установки галочки) меняется в системе и форма документа Авансовый отчет. К примеру, заходим в раздел Казначейство – Авансовые отчеты, создаем документ Авансовый отчет, и видим, что в форме документа появилось поле с указанием статуса документа (подготовлен или утвержден).
Рисунок 3 – Видоизменение формы Авансового отчета после активации опции «Статусы авансовых отчетов»
Предполагается, что сам сотрудник-подотчетник создает авансовый отчет первоначально со статусом Подготовлен, заполняет базовые данные по подотчету (сумму, документы расхода, контрагента). Далее авансовый отчет поступает в финансовую службу, финансовый работник меняет в поле Статус выбор на Утвержден и переводит документ в соответствующий статус.
В табличной части документа появляются дополнительно поля Подразделения, НДС, Статья расходов и т.д., которые заполняет финансовый работник, после чего документ проводит и формирует проводки.
Рисунок 4 – Изменение формы табличной части авансового отчета после выбора статуса «Утвержден»
Особенности работы в 1С:ERP при активированной опции «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей»
Установка опции Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей – это возможность дополнительно вести аналитику по подотчетнику в разрезе Цель выдачи. Причем в качестве «справочника» целей используются Статьи ДДС.
Рисунок 5 – Установка опции «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей»
Для примера, устанавливаем галочку на Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей и переоформим весь блок документов по подотчетнику под аналитику Цель выдачи.
В нашем примере подотчетник отчитывался за полученную сумму денежных средств приобретением товаров, оплатой поставщику и возвратом остатка средств в кассу.
В расходных кассовых ордерах (Казначейство – Касса) первым перепроведем ранее созданный Расходный кассовый ордер по выдаче подотчетнику. Статья ДДС «Выдача подотчетнику» уже была заполнена, поэтому следует лишь перепровести документ после установки новой опции.
Отразим проводки регламентированного учета (проводки не изменятся) и сформируем Движения документа. Появится движение по реквизиту Цель выдачи, которое заполнено согласно Статьи ДДС в РКО.
Рисунок 6 – Заполнение Движений документа по регистру накопления «Денежные средства у подотчетных лиц» при ведении учета по целям выдачи
Сформировав далее отчет Контроль операций с денежными средствами из рабочего места Авансовые отчеты, мы увидим, что по аналитике Цели выдачи пошел разрыв в отчете, т.к. расходник по целям выдачи перепровели, а закрывающие документы – нет.
Рисунок 7 – Проверка аналитики по целям выдачи в отчете Контроль операций с денежными средствами
Далее перепроведем Приобретение товаров и услуг. После установки опции «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей» в документе Приобретение товаров и услуг появился реквизит для заполнения Статья ДДС (напомним, что из нее же и будет браться аналитика по целям выдачи).
Дозаполняем статью ДДС, перепроводим документ, отражаем в регламентированном учете (проводки не изменятся) и проверяем Движения документа по регистрам. Появилась аналитика по документу в разрезе целей выдачи
Рисунок 8 – Аналитика Цель выдачи в документе Приобретение товаров и услуг
Оплату поставщику отражали в системе документом Авансовый отчет. И также, после установки ведения по целям выдачи, на вкладке Оплата поставщику появился реквизит для заполнения Цель выдачи (Статья ДДС). Заполняем той же статьей ДДС, по которой уже прошли операции по выдаче и приобретению товаров.
Рисунок 9 – Заполнение Цель выдачи (Статья ДДС) в документе Авансовый отчет
Документ после перепроведения и отражения в учете сделает аналогичные вышеуказанным примерам движения по регистру накопления Денежные средства у подотчетных лиц.
Сформируем заново отчет Контроль операций с денежными средствами и видим сокращение разрыва, перепроведенные документы уже отражены в одной строке по аналитике цели выдачи.
Рисунок 10 – Проверка аналитики по целям выдачи в отчете Контроль операций с денежными средствами
Остался последний документ в закрытии взаиморасчетов по подотчетнику – приходный кассовый ордер на остаток неизрасходованных средств.
В случае с ПКО возникает спорный момент, т.к. при проведении ПКО логичным был бы выбор Статьи ДДС, отражающий суть операции, а именно «Возврат денежных средств от подотчетника». Но в таком случае будет «рвать» аналитику по целям выдачи и в ПКО придется все-таки выбрать ту статью, по которой и выдавали средства («Выдача подотчетнику»).
Рисунок 11 – Заполнение Статья ДДС для аналитики Цель выдачи в документе Приходный кассовый ордер
Аналогично, перепроводим ПКО после установки нового реквизита, отражаем в учете.
Формируем отчет Контроль операций с денежными средствами – разрыв исчез, все движения по подотчетнику сделали движения по аналитике «Цель выдачи».
Рисунок 12 – Проверка аналитики по целям выдачи в отчете Контроль операций с денежными средствами
