В «1C:ERP» 2.5 предусмотрено два варианта формирования табеля учета рабочего времени:
- Табель-документ
- Табель – отчет
Однако, до автоматического формирования табеля рабочего времени пользователю необходимо сделать предварительные настройки и внести ряд документов, которые отражают неявки сотрудников.
Предварительные настройки учета рабочего времени
Для учета рабочего времени в «1С:ERP» 2.5 рекомендуется использовать метод назначения графиков работы сотрудникам с последующей фиксацией отклонений – отпуск, больничный и т.п.
Первый этап. Производственный календарь
Необходимо проверить корректность заполнения производственного календаря. Именно в нем система фиксирует рабочие дни, праздничные и выходные. Если в программе 1С подключена интернет–поддержка, обновление производственного календаря происходит в автоматическом режиме.
Настройки производственного календаря можно посмотреть в разделе НСИ и администрирование – Производственные календари.
Рисунок 1 — Проверка данных производственного календаря, которые используются при учете рабочего времени
Без корректной настройки производственного календаря, который играет в системе роль таблицы временных норм – списка рабочих, выходных и праздничных дней – программа не сможет определить нормы отработок.
Второй этап. Графики работы сотрудников.
Настройки графиков работы находятся в разделе НСИ и администрирование – НСИ – Графики работы.
Рисунок 2 — Настройка графиков работы сотрудников организации
По умолчанию в «1С:ERP» 2.5 включена стандартная пятидневная рабочая неделя. Но пользователь может самостоятельно настроить собственные графики с указанием периодичности, количества часов, периодов действия таких графиков и т.д. Создать новый график можно в настройках графика по кнопке Создать.
Рисунок 3 — Создание и настройки собственного графика работы сотрудников
Третий этап. Привязка графика к конкретному сотруднику
В «1С:ERP» 2.5 после настройки графиков работы, которые имеют место на предприятии, в документе приема на работу следует указать график работы, по которому будет работать сотрудник. При изменении графика используется документ Кадровый перевод.
Рисунок 4 — Документ перевода сотрудника на другой график работы
Кадровый перевод можно сделать и по списку сотрудников. Для этого в системе предусмотрен документ Кадровый перевод списком.
Четвертый этап. Регистрация отклонений от плановых графиков работы
Когда сотрудник по каким-то причинам не выходит на работу, то в системе регистрируется факт невыхода. В разделе Кадры – Все кадровые документы при нажатии кнопки Создать видим весь перечень кадровых документов, которые регистрируют неявки – Отпуск, Больничный и т.п.
Рисунок 5 — Список кадровых документов для регистрации неявок
По итогу создания соответствующих документов по неявкам сотрудников в табель учета рабочего времени данные в табеле отразятся автоматически, используя стандартные обозначения:
- «Я» – явка;
- «В» – выходной;
- «Б» – больничный;
- «Н» – ночные часы;
- «ОТ» – отпуск.
При необходимости, организация может ввести собственные обозначения. Однако, следует помнить, что данное действие требует соответствующего документального оформления – издать приказ, где указать причину его введения, дату его введения и т.п. Лица, ответственные за ведение Табеля, должны быть ознакомлены с приказом под роспись.
Кроме неявок в системе регистрируется работа в праздничные и выходные дни, сверхурочные работы, а также переработки.
По итогу табель учета рабочего времени будет сформирован автоматически.
Способы формирования Табеля учета рабочего времени
Формирование Табеля как документа. Раздел Зарплата – Учет рабочего времени – Табели.
Рисунок 6 — Раздел учета для создания документа Табеля
При создании Табеля есть возможность выбора периода.
Рисунок 7 — Выбор периода создания табеля рабочего времени
После выбора нужного периода нажимаем кнопку Заполнить. Табель учета рабочего времени за выбранный период сформируется автоматически.
Формирование Табеля как отчет.
Чтобы построить Табель учета рабочего времени как отчет, заходим в раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Учет времени – Табель учета рабочего времени.
Выбираем нужный период и нажимаем кнопку Сформировать. По данным, заранее внесенным в программу, формируется табель.
Рисунок 8 — Формирование Табеля учета рабочего времени как отчета
Отчет будет содержать данные по выходным и отработкам.
Важно!
В начале каждого года необходимо проверить заполнение графиков рабочего времени в разделе Графики работы. Необходимо нажать Заполнить.
