Учет денежных документов в 1С:ERP

В процессе работы практически каждое предприятие использует денежные документы. Например, компании, сотрудники которых ездят в командировки, не выдают наличные на проездные документы, а заключают договоры с подрядчиками. Оплата проездных билетов происходит по безналичному расчету. Эти кассовые операции не связаны с оборотом наличных денежных средств, а представляют оборот товарно-материальных ценностей. Учет таких операций ведется с помощью Денежных документов.

Денежные документы – это документы, которые имеют оценочную стоимость. Они хранятся в кассе предприятия, приобретены за наличный или безналичный расчет. За наличные денежные средства денежные документы приобретаются через подотчетное лицо.

К денежным документам относятся:

• билеты (Ж\Д, авиа, проездные и прочие перевозочные документы);
• талоны на бензин;
• путевки на лечение и отдых;
• почтовые конверты и марки;
• сертификаты и т.п.

Перечень денежных документов является открытым. Бухгалтерский учет таких документов ведется на счете 50.03 Денежные документы. Обязательно ведение аналитического учета по видам документов.

В «1С:ERP» 2.5 предусмотрен учет поступления и выбытия денежных документов. Учет ведется в разделе Казначейство → Подотчетники → Денежные документы.

Рисунок 1 - Раздел для работы с денежными документами

Отражение поступления денежных документов

Принятие к учету происходит в журнале Денежные документы непосредственно документом Поступление денежных документов через нажатие кнопки Создать.

Перед созданием документа выбирается вид вид операций-поступлений:

• Поступление от поставщика;
• Поступление от подотчетного лица.

Рисунок 2 - Выбор вида операции при создании поступления денежных документов

Как приведено в примере выше, часто билеты приобретаются организацией непосредственно у перевозчика или у агентства-посредника и оплачиваются безналичными денежными средствами, а не выдаются в подотчет сотруднику для наличной оплаты.

Разберем пример оформления операций с денежными документами - покупка и выдача авиабилетов командированному работнику.

При создании документа поступления выбираем вид операции Поступление от поставщика. Заполняем данные о контрагенте, выбираем материально ответственное лицо и указываем статью движения денежных средств.

Рисунок 3 - Заполнение основных данных Поступления денежных документов

Переходим на вкладку Денежные документы в табличную часть. Заходим в Список денежных документов - кнопка Подобрать денежные документы и добавляем данные номенклатуры документа кнопкой Создать. Номенклатуру можно подобрать или создать новую прямо в табличной части документа.

Рисунок 4 - Отражение данных номенклатуры денежных документов

Можно сформировать Приходный ордер соответствующей кнопкой. После проведения документ отображается в журнале. На закладке Движение денежных документов можно увидеть все действия с имеющимися денежными документами.

Рисунок 5 - Движение денежных документов

Отражение выдачи денежных документов

Выдача документов также отражается в журнале Денежные документы кнопкой Оформить. Можно оформить «Выдачу подотчетному лицу», «Возврат поставщику», «Списание на расходы/активы», «Пермещение между МОЛ». Нас интересует оформление Выдачи подотчетному лицу - кликаем по соответствущему полю.

Рисунок 6 - Создание документа Выдача подотчетному лицу

В созданном документе заполняем все недостающие данные. Указываем срок предоставления отчета за выданные материально-производственные ценности в поле Отчитаться. Также есть возможность печати Расходного кассового ордера.

Рисунок 7 - Отображение данных в документе Выдача денежных документов

В случаях, когда билеты приобретались для нескольких сотрудников, выдача в подотчет билетов оформляется отдельными документами по каждому сотруднику.