Учет выплат по зарплатному проекту и электронный обмен документами с банком

Зарплатный проект - это одна из услуг банка. Сейчас сотрудники в основном получают заработную плату на карту в безналичной форме, а не через кассу. При наличии большого числа сотрудников компаниям удобно использовать такую услугу. Это значительно уменьшает трудозатраты при выплате заработной платы.

Процесс выплаты происходит всего в два этапа:

• Организация перечисляет всю сумму заработной платы со своего банковского счета на промежуточный банковский счет. Отправляет в банк реестр с данными сумм выплат по сотрудникам.
• Банк самостоятельно распределяет и перечисляет заработную плату по карточным счетам сотрудников.

Рассмотрим, как настроить зарплатный проект, используя возможности 1С:ERP 2.5

Создание зарплатного проекта в 1С:ERP 2.5

Работа с зарплатными проектами в системе осуществляется в разделе Зарплата → Зарплатные проекты.

Рисунок 1 - Раздел учета зарплатных проектов

Здесь создаем новый зарплатный проект. Их может быть несколько, если организация имеет филиалы или обособленные подразделения и работает с разными банками при выплате заработной платы.

Нажимаем Создать, открывается карточка зарплатного проекта. Отражаем данные согласно условиям договора. Здесь же настраиваем правила обмена документами с банком.

Рисунок 2 - Заполнение параметров зарплатного проекта

В карточке зарплатного проекта следует установить флажок Использовать обмен электронными документами. После установки этого флажка становятся доступными все возможности электронного обмена документами:

• электронная заявка в банк на открытие лицевых счетов - единичная или списком;
• электронная заявка в банк на закрытие лицевых счетов по аналогии;
• электронная ведомость в банк для зачисления сумм на счета сотрудников и получение подтверждения банка о фактическом зачислении этих сумм.

Данные в карточке зарплатного проекта для формирования корректных файлов обмена заполняются в соответствии с условиями зарплатного проекта и согласовываются с банком.

Банк выбираем из справочника, где банк либо создается либо загружается из классификатора. Важно указать корректный БИК - его используют при контроле корректности номеров лицевых счетов сотрудников.

Рисунок 3 - Выбор банка, оказывающего услуги зарплатного проекта

Версия формата файла по умолчанию указывается последняя. Дополнительно можно уточнить в банке требуемую версию стандарта.

Название зарплатного проекта используется только для внутреннего удобства. Оно формируется автоматически, но может быть скорректировано.

В рамках зарплатного проекта банк может выпускать карточки одной или нескольких систем (на выбор сотрудника), например МИР, VISA и MasterCard. Поддерживаемые банком системы следует перечислить в таблице, после этого виды карточек будут доступны для выбора при оформлении заявки на открытие лицевых счетов.

Рисунок 4 - Список видов банковских карт, используемых сотрудниками компании

Если функция электронного обмена с банком отключена, все сведения о лицевых счетах надо вводить вручную. Кроме того, также отсутствует возможность отправить электронные платежные ведомости.

В итоге, какие данные обязательны к заполнению:

• дата, номер и валюту договора зарплатного проекта;
• номер расчетного счета, указанный в договоре;
• филиал банка, номер отделения;
• используемый формат файлов для электронного обмена и его кодировка (эти сведения можно узнать у технического специалиста банка);
• система расчетов (эти сведения указываются в договоре (например, «VISA»);
• название зарплатного проекта - имя присваивается автоматически по номеру договора и названию банка, в случае необходимости его можно изменить.

Нажимаем Записать и закрыть.

Создание лицевых счетов сотрудников компании

Данные можно внести индивидуально по каждому сотруднику или списком, используя документ Ввод лицевых счетов.

Рассмотрим каждый из них.

Ввод данных о лицевом счете с помощью карточки сотрудника

Открываем карточку сотрудника. Раздел Кадры → Сотрудники. В списке выбираем нужного сотрудника и открываем карточку работника. Далее:

• выбираем вкладку «Выплаты…»;
• устанавливаем флажок в окошке «Зачислением на карточку»;
• выбираем зарплатный проект;
• проверяем номер лицевого счета;
• сохраняем данные.

Рисунок 5 - Отражение данных о выплате по зарплатному проекту в карточке сотрудника

Отражение данных с использованием обработки «Ввод лицевых счетов»

Для этого заходим в раздел Зарплата → Выплаты → Ввод лицевых счетов.

Рисунок 6 - Ввод данных о карточных счетах сотрудников списком

Здесь отражаем данные:

• указываем наименование организации;
• выбираем зарплатный проект;
• указываем месяц начала работы сотрудников;
• нажимаем кнопку «Заполнить»;
• в поле «Сотрудники» появится список всех работников, сведения о лицевом счете которых, не указаны в системе;
• заходим на вкладку «Номер лицевого счета» и вводим сведения о номерах лицевых счетов сотрудников компании;
• нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть».

Рисунок 7 - Отражение данных о счетах сотрудников списком

По итогу отражения данных все сведения о лицевых счетах каждого сотрудника появятся в их личных карточках.

Создание зарплатной ведомости для банка

Для выплаты заработной платы работникам компании, надо создать зарплатную ведомость на выплату для банка. Для этого надо выполнить следующие действия:

• В разделе «Выплаты» открываем «Ведомости в банк». Откроется окно со списком ранее созданных документов.
• Нажимаем «Создать».
• Заполняем форму - указываем организацию, месяц выплаты, зарплатный проект.
• Выбираем «Заполнить». В табличной части формируется задолженность по заработной плате перед всеми сотрудниками компании, указываются номера лицевых счетов, привязанных к зарплатному проекту.
• Сохраняем данные, нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

Рисунок 8 - Создание ведомости для выплаты заработной платы в банк

Обмен документами с банком

Обмен документами происходит в разделе Зарплата → Документы обмена с банком. Здесь же можно создать и Ведомость на выплату заработной платы. Через этот раздел можно отправить и заявление на открытие карточного счета нового сотрудника, Заявление на закрытие и т.п.

Рисунок 9 - Виды документов для обмена с банком по зарплатному проекту